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Une feuille de pointage pour gérer le temps de travail

L'entreprise doit veiller à la véracité et à l'exactitude des renseignements fournis dans la feuille de pointage, car celle-ci peut servir de preuve légale dans le cadre d'un contentieux avec un salarié ou avec l'administration pour le paiement des impôts, taxes et cotisations.

 Feuille de pointage

Quels sont les éléments contenus dans la feuille de pointage ?

La feuille de pointage peut être établie sur un support numérique ou papier selon les préférences à partir des informations recueillies par une pointeuse ou un badge de sécurité.

Individuelle et nominative, elle propose un descriptif des jours et des semaines de travail en précisant systématiquement les heures et minutes de début et de fin de chaque séquence de travail de même que les pauses et les éventuelles interruptions (justifiées ou non).

Par ailleurs, la feuille de pointage inclut un récapitulatif quotidien et hebdomadaire des heures de travail a priori plafonnées par les durées maximales prévues par la réglementation belge ou par tout autre texte applicable en la matière (une convention collective, le contrat de travail). Si des heures supplémentaires ou des journées de travail exceptionnelles (le dimanche et les jours fériés) sont accomplies par le salarié, la feuille de pointage doit également les mentionner.

 

Les avantages pour l'entreprise d'une feuille de pointage

La feuille de pointage remplit plusieurs rôles en permettant de :

• Connaître les temps de présence de l'ensemble du personnel et procéder à des analyses fines et détaillées par individu, équipe ou établissement pour lutter contre l'absentéisme de manière plus efficace en visualisant les situations les plus critiques.

• Évaluer les périodes de l'année où la charge de travail est la plus lourde afin de réduire le nombre d'heures supplémentaires, et donc le paiement de sursalaires de 50 % (un jour ouvrable) ou de 100 % (un dimanche ou un jour férié) en embauchant des intérimaires.

• Se prémunir contre toute contestation en assurant une traçabilité des temps de présence, et en facilitant le contrôle du temps de travail effectif.

 

Quel est le cadre légal en Belgique ? Quelles obligations ?

La Belgique n'impose pas de méthode spécifique concernant la gestion d'une feuille de pointage, et offre aux entreprises une grande liberté pour le choix des outils et des processus. Pour autant, l'employeur est tenu de veiller à la cohérence et à l'exactitude de son contenu, puisqu'elle peut servir de preuve dans le cadre d'un contentieux impliquant la durée ou les journées de travail.

L'entreprise doit préciser dans son règlement intérieur les méthodes utilisées pour contrôler le temps de travail des salariés, et se doit de déclarer à la Commission de la Protection de la Vie Privée la tenue d'un fichier nominatif. Le consentement préalable et explicite de chaque salarié est requis pour tout système faisant appel à des données biométriques.

L'entreprise peut notamment opérer des retenues sur la rémunération en cas d'arrivées tardives ou de départs anticipés répétitifs, cependant seules les informations signées par le salarié lui sont opposables. Réciproquement, le salarié peut réclamer le paiement d'heures supplémentaires dues par son employeur sur la base de la feuille de pointage.

 

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