Optez pour la comptabilité en ligne : la solution moderne pour gérer vos comptes d’entreprise

La sélection d’un expert-comptable est une étape clef dans la croissance d’une entreprise. Rendue nécessaire par la croissance et la complexité grandissante des comptes… elle arrive pourtant souvent trop tôt pour que l’entreprise ait vraiment les moyens de faire face à cette dépense. À côté des comptables classiques, figures devenant rapidement familières dans l’entreprise, effectuant des visites régulières dans les bureaux, existe désormais une formule alternative : celle de la gestion de comptes à distance.

La tenue de comptes sur le web, comment ça marche ? Quel est le principe de ce type de service de comptabilité dématérialisée ? Quelle est l’organisation au quotidien et quelle implication de la part du comptable et du professionnel cette organisation nécessite-t-elle ? Quels sont les avantages de ce suivi financier sur Internet et ses inconvénients, et comment choisir son comptable en mode virtuel ? Cet élément étant un élément-clef du choix, quel est le coût d’un expert comptable accessible par le net ?

Comptabilité en ligne : principe et fonctionnement

Si ces nouveaux experts-comptables ont les mêmes missions et les mêmes compétences que les anciens, ils ne travaillent pas exactement de la même manière avec leurs clients. Explications.

Pour faciliter encore davantage le quotidien des entreprises, un outil spécialisé pour l’établissement des comptes dématérialisés permet de transmettre en quelques clics l’ensemble des documents utiles, comme les factures et relevés bancaires. Grâce à cette communication en temps réel, chaque pièce justificative est accessible immédiatement par le professionnel, ce qui accélère le contrôle et le traitement des écritures.

De plus, la saisie automatisée, les mises à jour continues et la centralisation des données dans un espace sécurisé améliorent l’efficacité globale : les dirigeants peuvent donc se concentrer sur leur activité sans perdre de temps dans des tâches rébarbatives. Cette forme de comptabilité sur le web permet aussi un échange instantané avec l’expert, qui peut conseiller rapidement et garantir une meilleure réactivité en cas de question ou d’imprévu.

La gestion de comptes à distance, un cabinet comptable à portée de clic

La gestion comptable via Internet, appelée encore, il y a quelques années, comptabilité en mode ASP est une option de gestion des écritures dématérialisée et à distance. Comme le recours à un expert comptable externe, elle suppose de faire traiter la partie financière de l’entreprise par un prestataire spécialisé.

Ce prestataire est contacté exclusivement à distance et les pièces nécessaires à l’établissement des comptes de l’entreprise lui sont communiquées en ligne, via un programme intelligent de traitement chiffré. L’apparition du « cloud » signifie que l’entreprise cliente n’a aucun logiciel à installer : tout se fait par le site du comptable, dans un espace sécurisé et dédié, depuis le navigateur internet.

Comment travailler avec un expert-comptable en ligne ?

Dans cette formule de comptabilité externalisée en ligne, les rôles respectifs du client et du professionnel sont quelque peu différents de la relation traditionnelle avec un expert-comptable.

L’expert-comptable en ligne joue absolument le même rôle et remplit les mêmes fonctions qu’un cabinet « physique ». Il conseille le client, tient sa gestion financière, dresse le bilan et le compte de résultat, procède à l’établissement de la liasse fiscale. Il a les mêmes prérogatives qu’un expert-comptable « hors ligne », et surtout les mêmes responsabilités.

Le client doit lui davantage s’impliquer. Avec un cabinet d’expertise comptable classique, il suffit de transmettre factures, déclarations de TVA et autres documents courants. Dans la formule à distance, le client doit renseigner chaque ligne de sa tenue chiffrée pour les transmettre au professionnel via son interface Web. Il doit ainsi enregistrer les ventes, les achats, les règlements clients ainsi que l’ensemble des écritures mensuelles.

Certains experts-comptables allègent quelque peu ce travail en offrant la possibilité au client de scanner les pièces et de les envoyer sur la plateforme du cabinet, sans avoir à les saisir.

L’organisation du travail entre le client et le comptable se résume donc ainsi :

– L’expert-comptable en mode virtuel fournit au client l’accès à une plate-forme collaborative sur internet, accessible via un simple navigateur sur n’importe quel ordinateur connecté à internet ;

– Le client enregistre sur cette plate-forme les identifiants et mot de passe de l’espace client sur internet du compte bancaire de la société ;

– Les opérations enregistrées sur le compte bancaire (virements, retraits, prélèvements etc.) sont imputées quasiment en temps réel par le logiciel, pour peu que les libellés soient explicites ;

– Les opérations échappant à l’imputation automatique sont saisies manuellement par le client dans l’outil, en catégorisant simplement dépenses et recettes ;

– Le comptable contrôle les éléments de gestion chiffrée enregistrés par le logiciel et établit les déclarations et le bilan ;

– En fin d’année, le professionnel vérifie l’ensemble des opérations et atteste les comptes ;

– Des échanges téléphoniques entre le client et le comptable, nécessaires à ces vérifications, sont généralement inclus dans le forfait.

Comment travailler avec un comptable distant ? Détails pratiques et bonnes pratiques

L’utilisation d’une plateforme de suivi financier en ligne commence par la création d’un compte sécurisé, avec identification stricte et mots de passe robustes. Le client peut alors se connecter à tout moment pour consulter ses tableaux de bord et téléverser ses justificatifs. Les échanges avec le professionnel se font via le système de messagerie intégré ou par téléphone, selon le degré d’urgence.

Les données sont chiffrées afin de garantir la confidentialité, et les sauvegardes automatiques préviennent toute perte d’informations sensibles. Pour ce type de plateforme, on attend généralement une réactivité élevée et un support client disponible : questions techniques, vérifications de données, conseils sur l’optimisation de la gestion financière font partie du service habituel.

Meilleures pratiques pour optimiser la collaboration avec un expert sur Internet :

– Limiter l’accès aux seuls collaborateurs autorisés et mettre en place une politique de mots de passe complexes ;

– Consulter régulièrement les rapports et notifications pour détecter toute anomalie ;

– Prévoir une formation initiale pour familiariser l’équipe avec l’interface de gestion des comptes ;

– Planifier des points de suivi réguliers avec le professionnel pour ajuster la stratégie comptable et anticiper les éventuelles évolutions réglementaires.

Avantages, inconvénients de la gestion financière en ligne et critères de choix

L’expertise comptable à distance est donc un modèle alternatif pour l’externalisation des écritures d’une entreprise qui comporte des avantages et des inconvénients qu’il faut sereinement évaluer avant de s’engager.

1 - Des avantages réels

Les avantages de ce service sont réels :

– Au niveau du prix :

• pas d’investissement initial,
• Une tarification simple, quand le forfait adapté a été choisi,
• Un coût fragmenté mensuellement…
• … réputé inférieur au coût d’un comptable de proximité.

– Au niveau de la simplicité d’usage : une fois le client familiarisé avec l’outil, les communications avec le comptable sont simplifiées,

• Au-delà des saisies automatisées, pour les opérations restant à renseigner manuellement, des modèles peuvent en effet être conçus,
• Stockées dans le « cloud » les écritures ne sont jamais perdues et échappent aux éventuelles « catastrophes » qui pourraient survenir tant chez le client que chez l’expert comptable,
• Aucune maintenance n’est nécessaire : le client est utilisateur et non propriétaire, toutes les mises à jour sont donc du ressort de l’éditeur,
• L’application et les données comptables sont accessibles depuis n’importe quel PC et parfois même depuis un smartphone ou une tablette, n’importe où, n’importe quand.

– Au niveau des fonctionnalités avancées : l’application permet au client de consulter une grande variété de chiffres comptables utiles à la gestion de son entreprise, qui sont calculés automatiquement : chiffre d’affaires, solde de TVA, dettes et créances diverses, etc. La gestion de la paie peut être intégrée, permettant d’éditer les bulletins de paie en quelques clics.

Au cours des 12 à 24 derniers mois, on observe également l’arrivée de fonctionnalités permettant le traitement automatique des écritures via l’intelligence artificielle, un meilleur export des données au format standardisé et des modules d’analyse plus poussés. Les éditeurs de logiciels axent de plus en plus sur la rapidité, la compatibilité avec divers secteurs et l’intégration d’outils de reporting ESG ou de gestion fiscale verte.

Ces améliorations renforcent la performance des plateformes et les rendent attractives pour les structures spécialisées dans la gestion de comptes virtuels qui souhaitent accompagner leurs clients avec précision.

2 - Des inconvénients à ne pas négliger

Pour autant, les inconvénients intrinsèques à ce type de solutions ne sont pas à négliger :

– Au niveau du prix : il y a souvent un écart entre la promesse du « comptable à distance pas cher » et la réalité, comme on le verra plus loin dans cet article, Les éventuelles économies sont liées à une identification précise du forfait le plus adapté.

– Au niveau de l’usage : le métier d’expert-comptable reste un métier relationnel – certains dirigeants ont besoin d’être en contact avec leur expert pour être rassurés, pour établir une relation de confiance,

Les données transmises sur internet ont beau être sécurisées, certains clients peuvent être hésitants – surtout quand il s’agit de laisser au professionnel un accès à l’espace client bancaire en ligne de l’entreprise, Une formation est nécessaire pour s’habituer à l’outil – et elle est parfois payante, tout comme l’assistance…

Afin d’atténuer ces inconvénients, il est recommandé de prévoir des séances d’initiation pour les futurs utilisateurs, de choisir un professionnel disposant d’une solide réputation et d’évaluer les retours d’expérience d’autres entreprises.

3 - Comment choisir son comptable à distance ?

Au final, plusieurs critères peuvent être identifiés pour choisir son expert-comptable travaillant en ligne :

– Une offre claire et compréhensible : le client potentiel ne doit pas hésiter à demander plusieurs devis d’experts-comptables en ligne pour identifier dès que possible le forfait le plus adapté,

– Le logiciel doit lui aussi être clairement compréhensible : s’il ne faut pas s’attendre à maîtriser toutes les fonctionnalités immédiatement, une période d’essai sans engagement, pendant plusieurs semaines gagne à être demandée,

– La compétence des experts-comptables : le logiciel ne fait pas tout le travail – il faut s’assurer de la compétence des comptables qui traitent les données soumises,

– L’écoute : choisir un comptable, c’est souvent une question d’affinité personnelle – donc quand le comptable travaille à distance, il est essentiel d’avoir une bonne impression de la réactivité de l’écoute et du professionnalisme de son équipe, au moins par téléphone…

– La crédibilité de l’offre découle de tous les critères précités : comme pour chaque prestataire, le nombre de clients, d’années dans le métier sont des indicateurs pertinents. Il ne faut pas hésiter à demander des retours d’expérience aux autres clients de l’expert comptable distant !

Un modèle de pricing innovant et séduisant

Le coût d’un expert-comptable virtuel, généralement exprimé en forfait, est un élément essentiel à prendre en compte lors du choix. Car attention, au-delà de la promesse du comptable en ligne pas cher, tout n’est pas compris dans le forfait. Et tous les clients n’ont pas le même forfait. Explications.

La promesse : le comptable à distance pas cher

Le prix d’un expert-comptable virtuel est souvent le premier argument avancé. Et outre le prix, la simplicité de la tarification est également séduisante. En effet, l’idée est celle d’un abonnement mensuel au forfait. Comme il n’y a pas de logiciel à acheter, il n’y a pas d’investissement initial et le forfait couvre l’ensemble des prestations nécessaires pour le client, selon un prix fixe, payé donc tous les mois.

Et ce prix paraît extrêmement concurrentiel, comparé à ceux pratiqués par les experts-comptables « traditionnels » dits « de proximité » qui visitent physiquement l’entreprise et doivent assumer des frais de déplacement et de loyer élevés. Il n’est ainsi pas rare de voir des offres d’abonnement pour moins de 100 euros par mois, voire moins de 50 euros par mois ! Ce qui représente une économie substantielle comparé au prix d’un comptable de proximité, souvent supérieur à un millier d’euros par an.

La réalité : le coût de la tenue de comptes numérique est plus complexe qu’à première vue

En réalité, les prix d’appel ne disent pas tout. Le forfait, et ce qu’il comprend, est calculé selon plusieurs critères, dont les plus courants sont :

– Le type de société

– Le type d’activité : s’agit-il d’une profession libérale, d’un simple artisan ou commerçant, ou d’un prestataire de services structuré en société avec plusieurs clients voire salariés ?

– Le volume de facturation : c’est l’élément clef, celui qui représente le volume d’opérations à saisir et donc de travail ; une moyenne mensuelle doit être estimée, qui comprend aussi bien les factures clients que les factures fournisseurs ;

– Le chiffre d’affaires sur un exercice comptable, qui peut refléter ou ne pas refléter le critère précédent, notamment dans le cas d’activité B2B avec un faible nombre de factures mais au montant chaque fois conséquent. Une fois ces données compilées, il apparaît que le différentiel entre le prix d’un expert comptable distant et celui d’un comptable de proximité n’est plus si considérable.

D’autant que pour mesurer le coût de cette formule, il faut ajouter au prix du spécialiste des comptes à distance, les coûts liés au format : formation des collaborateurs qui effectueront la saisie et temps de travail en jours/hommes passé à effectuer cette saisie. Avec au final le prix d’un expert-comptable virtuel pour une centaine d’euros par mois environ, la formule reste surtout avantageuse en région parisienne.

Pour réduire davantage les coûts opérationnels, l’utilisation d’une application de gestion chiffrée sur Internet qui centralise le traitement des écritures et automatise l’édition de documents légaux constitue aussi un véritable atout. Cette intégration fluidifie la collaboration et évite l’empilement de différents outils dont l’abonnement peut augmenter la note finale. Si vous souhaitez obtenir des informations tarifaires précises, nous vous invitons à compléter notre formulaire de demande de devis d'experts-comptables .