Quelles données l’employeur peut-il collecter ?

L’employeur peut récolter uniquement les données nécessaires à la gestion professionnelle de la flotte, dans le respect du RGPD et du principe de proportionnalité. En Belgique, en 2026, les traitements doivent être justifiés par une finalité claire (organisation du travail, sécurité, facturation, optimisation logistique) et encadrés par une politique interne conforme aux recommandations de l’Autorité de protection des données.

Outre la position en temps réel qui s'affiche sur l'interface utilisateur, l'employeur peut récolter une foule d'informations précieuses grâce à la géolocalisation, à condition que ces données soient pertinentes et limitées à l’activité professionnelle.

La fonction reporting permet ainsi de connaître :

• L’état de la commande : en cours de livraison, livré, facturé ;

• L’état du stock (si intégré au système de gestion) ;

• L’itinéraire complet de la journée, la feuille de route ;

• Le nombre de kilomètres parcourus ;

• Les temps de pause (dans un objectif d’organisation, pas de surveillance permanente) ;

• Le temps passé sur la route pour effectuer chacune des missions ;

• Le temps effectif total de conduite ;

• La consommation ou estimation de carburant (si capteurs embarqués).

Quelles sont les limites légales ?

L’employeur ne peut pas :

• Collecter des données sans finalité professionnelle précise ;

• Mettre en place une surveillance continue et disproportionnée ;

• Enregistrer les déplacements privés lorsque l’usage du véhicule est autorisé hors horaires de travail ;

• Conserver les données plus longtemps que nécessaire.

Lorsque le véhicule peut être utilisé à des fins privées, un mode “vie privée” ou une désactivation du suivi est fortement recommandé.

À quoi servent concrètement ces données ?

L'ensemble de ces données compilées et analysées permet au gestionnaire de flotte de :

• Quantifier le coût réel de chaque mission ou livraison ;

• Optimiser les tournées et réduire les kilomètres inutiles ;

• Améliorer la planification et la répartition des tâches ;

• Réduire la consommation de carburant et l’empreinte carbone ;

• Garantir le respect des délais clients.

Dans un contexte B2B, la géolocalisation devient donc un outil de pilotage stratégique : elle améliore l’efficacité opérationnelle tout en maîtrisant les coûts.

En résumé, l’employeur peut collecter des données de localisation, de trajet, de temps et de performance liées à l’activité professionnelle, mais uniquement dans un cadre strictement légal, transparent et proportionné.

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