Trouvez la caisse enregistreuse qui boostera votre restaurant en Belgique

La caisse enregistreuse est le premier, et souvent le seul, équipement bureautique dont se dotent les gestionnaires de restaurants. De cet équipement dépend le bon encaissement des clients, mais aussi l’entame des tâches de comptabilité et la sécurisation de la trésorerie. Entre les serveurs, les gérants et les comptables, ce sont parfois des dizaines de collaborateurs qui vont avoir entre leurs mains cet outil, et devront rapidement se familiariser avec lui. C’est dire l’importance du choix d’une caisse enregistreuse pour restaurant.

Or comment sélectionner la meilleure caisse enregistreuse pour bar et restaurant ? Comment identifier le modèle qui prendra en compte les besoins spécifiques à cette industrie, mais aussi ceux, encore plus précis, du restaurateur intéressé ? Quels sont les avantages réels des caisses spécialement conçues pour les restaurants ?

Afin de donner quelques conseils utiles pour éclairer le choix de caisse pour restaurant, il est essentiel de bien connaître les différents types de modèles adaptés à cette activité.

Les différents types de caisses enregistreuses pour restaurant

Les caisses enregistreuses pour restaurant, comme toutes les caisses enregistreuses sont de trois types : classiques, tactiles ou sur tablette.

Pour beaucoup de professionnels, opter pour un dispositif d’encaissement spécialement pensé pour la restauration contribue à simplifier l’organisation et la gestion de la salle. Chaque restaurant possède ses propres exigences en matière de rapidité du service et de gestion des tables, ce qui explique pourquoi ces trois catégories de caisses sont particulièrement adaptées à différents scénarios.

Les établissements souhaitant évoluer durablement doivent par ailleurs s’assurer que chaque type de système pourra recevoir des mises à jour logicielles régulières, qu’il s’agisse d’un modèle classique ou d’un équipement davantage numérique. Enfin, il est recommandé de vérifier la compatibilité avec d’autres solutions technologiques comme les logiciels de comptabilité ou les applications de livraison.

Grâce à un programme adapté, par exemple un logiciel de caisse enregistreuse spécialement conçu pour restaurant, on peut bénéficier d’une gestion intégrée du stock, des commandes et de la facturation, ce qui optimise le fonctionnement global de l’activité.

Les caisses enregistreuses pour restaurant classiques

Les caisses dites classiques sont les plus courantes et les plus communes. Relativement peu évoluées, elles offrent déjà des fonctionnalités essentielles.

Elles peuvent déjà être séparées en trois catégories :

• Les caisses numériques sont en quelque sorte de grosses calculatrices améliorées,
• Les caisses alphanumériques sont un peu plus évoluées puisqu’elles permettent de saisir manuellement des articles ou produits, de prendre en charge des remises,
• Les caisses enregistreuses intelligentes, aussi appelées TPV (terminaux point de vente).

Si les deux premiers types de caisses enregistreuses peuvent convenir pour un tout petit établissement ou un besoin ponctuel, leurs fonctionnalités sont néanmoins très limitées et ne suffisent en général pas pour répondre aux attentes d’un restaurant.

Les troisièmes en revanche sont beaucoup plus performantes et intègrent des logiciels de caisse incluant des fonctionnalités permettant d’augmenter la productivité : encaissement, gestion de programmes de fidélité, suivi de commande, gestion de stocks.

Les caisses enregistreuses tactiles

Les caisses tactiles sont en fait une des formes que peuvent prendre les TPV. Elles disposent d’un écran tactile, séparé ou non du module principal de la caisse.

Ergonomiques, simples, rapides… leur prise en main intuitive assure un gain de temps et de productivité conséquent et leur facilité d’utilisation a déjà séduit nombre de restaurateurs.

La caisse tactile s’est démocratisée et son prix, encore très élevé il y a quelques années, a suffisamment baissé pour qu’elle puisse aujourd’hui se retrouver chez tous les acteurs de la distribution. C’est tout particulièrement le cas dans les restaurants, les caisses tactiles étant particulièrement adaptées à ce type d’environnement et d’activité.

Les caisses enregistreuses sur tablette

Enfin, les caisses sur tablettes sont simplement des tablettes Android ou iPad équipées d’une application et d’accessoires (tiroir-caisse, douchette, imprimantes ceintures et lecteur de carte bleue Bluetooth), les transformant en véritables caisses enregistreuses.

Les restaurateurs sont de plus en plus nombreux à choisir cette solution d’encaissement. Aux Etats-Unis, le système cartonne déjà tandis qu’en Belgique, le marché est très prometteur.

Pour illustrer les points forts de chaque type d’appareil, voici un tableau comparatif qui aide à comprendre les différences entre une caisse enregistreuse classique, tactile et sur tablette :

En choisissant un modèle de caisse enregistreuse conçu pour restaurant, il devient plus simple de centraliser la prise de commandes, la facturation et la comptabilité, tout en tenant compte des spécificités de chaque établissement.

Avantages des caisses enregistreuses pour restaurant

Les caisses modernes apportent intrinsèquement un certain nombre d’avantages indéniables. Mais ce sont les logiciels qu’utilisent les modèles « intelligents » qui changent véritablement la donne en multipliant les possibilités de ces outils.

Ces dispositifs innovants simplifient grandement l’organisation quotidienne et permettent une meilleure rotation des tables, une gestion fluide lors des périodes de forte affluence et une erreur réduite lors de l’encaissement de nombreuses transactions.

Ainsi, en optant pour un matériel d’encaissement pensé pour les restaurants, le personnel profite d’une interface pratique pour traiter rapidement les commandes, déduire les plats manquants en cuisine et gérer en temps réel les tables qui se libèrent ou se réservent.

De plus, la rapidité des opérations influence fortement la satisfaction clientèle : le service est plus rapide, et la facturation plus précise.

Pour ce qui est des coûts, de nombreux restaurateurs comparent régulièrement les tarifs d’un équipement certifié pour le secteur horeca afin d’évaluer le rapport qualité-prix. En effet, le montant correspondant à une caisse professionnelle selon le standard horeca peut varier selon les fonctionnalités recherchées, mais l’investissement se justifie souvent par l’optimisation du chiffre d’affaires et par la facilité d’adaptation des employés. Dans un environnement où chaque minute compte, une caisse enregistreuse restaurant moderne est donc un atout précieux.

Les avantages classiques des caisses enregistreuses modernes…

Les caisses enregistreuses modernes offrent déjà, quel que soit leur type, une série d’avantages appréciables. Ainsi, toute caisse enregistreuse récente assurera notamment :

• Une sécurisation des encaissements d’espèces, que ce soit avec les clients ou avec les salariés, pour les retraits comme pour les remises non autorisées,
• Et ce d’autant plus, lorsqu’elles sont équipées d’un monnayeur automatique,
• La prise en charge de différents moyens de paiement avec les modules adaptés pour les cartes bleues et même les espèces,
• Une réduction du risque d’erreurs humaines,
• Une accélération des transactions,
• Des tickets et factures détaillées,
• Et donc une meilleure satisfaction client.

… démultipliés par l’utilisation de logiciels de caisses pour restaurant spécifiques

Mais avec un modèle intelligent, surtout s’il s’agit d’une caisse tactile, c’est le logiciel qui fait toute la différence . Ces avantages seront particulièrement conséquents si ce logiciel est un logiciel pour caisse enregistreuse de restaurant spécifique, prenant en compte tous les besoins liés à cette activité.

Équipées de ces logiciels, une caisse de restaurant permettra :

• D’organiser les plans de salle et d’attribuer les commandes à chaque table,
• D’affiner cette répartition par tables d’une répartition par serveur,
• De contrôler le temps d’attente à chaque table, pour chaque commande, pour chaque serveur,
• De gérer les menus et les changements à la carte,
• De gérer les commandes en ligne éventuellement complémentaires des commandes en restaurant,
• De gérer les commandes en drive-in éventuelles,
• De gérer les tarifications spécifiques, notamment avec les « Happy hours » ou les cartes de fidélité et promotions éventuelles,
• De gérer les communications avec les cuisines,
• De gérer les approvisionnements et les stocks,
• -De sauvegarder les recettes (celles des plats…),
• Mais aussi celles du restaurant, en rendant disponibles toute une série de rapports de pré-comptabilité et de gestion en temps réel.

Nos conseils pour choisir la solution de caisse pour restaurant la plus adaptée à ses besoins

Une fois les différents types de caisses enregistreuses pour restaurant connus, l’utilisateur potentiel est en mesure de bien comprendre les différents conseils qu’il lui sera judicieux de suivre pour orienter son choix d’équipement.

Il lui est notamment conseillé de cibler la spécialisation métier, de bien lister ses besoins, de privilégier la meilleure prise en main, de se renseigner sur l’évolutivité du matériel, de vérifier que l’équipement est conforme aux obligations légales, et enfin de demander autant de devis en caisse enregistreuse que possible.

Cibler la spécialisation métier

Comme expliqué plus haut, ce qui fait la véritable valeur ajoutée des caisses modernes, c’est leur logiciel. Le premier avantage de ces logiciels est qu’ils peuvent être adaptés à des environnements-métiers particuliers, au premier rang desquels figure celui de la restauration.

Il est donc nécessaire, quitte à payer le prix d’une caisse enregistreuse pour restaurant moderne, de s’assurer que son logiciel est spécifiquement conçu pour l’industrie de la restauration. En effet, il faut bien se souvenir que plusieurs collaborateurs peuvent être amenés à utiliser la caisse chaque jour.

Bien lister ses besoins

Mais il serait hasardeux de prétendre que tous les restaurants ont les mêmes besoins. Selon le type d’activités, le volume de ces activités, le nombre de personnes susceptibles d’utiliser la caisse chaque jour, les besoins ne sont pas les mêmes, et donc la caisse la plus indiquée pour satisfaire ces besoins non plus.

Parmi les questions qu’un décideur doit se poser, peuvent être citées :

• Quel est le nombre de couverts dans le restaurant ?
• Quel est le nombre de restaurants pour la même chaîne ou pour la même entreprise ?
• Quel est le nombre de clients par jour ?
• Quel est le volume de transactions par jour ?
• Les commandes en ligne ou la livraison font-elles partie de l’activité ?
• Si oui, des prestataires spécifiques sont-ils en charge de ces livraisons et combien sont-ils ?
• Quel est l’équipement logiciel existant par ailleurs en matière de comptabilité et de facturation ?
• Quels sont les programmes de relation client en cours ?

Naturellement, ce n’est là qu’une liste indicative.

Privilégier la meilleure prise en main

Entre les différents modèles disponibles, tant que les fonctionnalités nécessaires sont réunies, il est judicieux de privilégier le modèle qui offre la meilleure prise en main. Il est donc capital de tester l’ergonomie de la caisse, la facilité à appréhender son fonctionnement, à comprendre comment accéder et utiliser ses différentes fonctionnalités rapidement.

Et comme dans la restauration plus encore que dans d’autres secteurs, le personnel est très mobile, il est essentiel que la prise en main soit rapide pour que les nouvelles recrues soient très promptement opérationnelles. Plusieurs revendeurs proposent des périodes d’essai : ce n’est jamais une mauvaise idée d’en profiter.

Se renseigner sur l’évolutivité du matériel

Par ailleurs, il est important de se renseigner sur l’évolutivité du matériel.

En effet, les technologies progressent rapidement, de même que l’activité des restaurateurs, et une caisse représente un investissement non négligeable. Il serait donc fâcheux de se retrouver avec un matériel représentant un coût conséquent qui n’est plus adapté à son stade de croissance ou qui est dépassé sur le plan technologique. Et assez paradoxalement, plus les modèles sont avancés plus ils sont susceptibles de se retrouver à la traîne rapidement. Une attention toute particulière doit donc être apportée à l’évolutivité logicielle des caisses « intelligentes ».

Par exemple, il est judicieux de se projeter d’ici 2025 pour anticiper les prochaines avancées en termes de dispositifs connectés, d’encaissements dématérialisés et de synchronisation en direct avec des plateformes de commande en ligne. Les restaurateurs qui souhaitent se développer sur le long terme doivent donc s’équiper d’un système capable de grandir avec leur activité. Il est aussi primordial de vérifier l’existence d’un service d’assistance et la possibilité de faire des mises à jour sans surcoût prohibitif.

De plus, un équipement d’encaissement dédié à la restauration peut se révéler d’autant plus rentable s’il permet d’ajouter de nouvelles fonctionnalités en fonction des innovations du marché.

Voici un tableau présentant les critères clés qui permettront de sélectionner un dispositif évolutif et pérenne :

Grâce à ce tableau, on comprend mieux comment planifier l’avenir de son installation, surtout face à l’exigence légale imposée aux établissements pour la caisse officielle et aux besoins croissants d’un marché en pleine transformation.

Vérifier que l’équipement est conforme aux obligations légales

Un régime légal spécifique encadre désormais les caisses des commerçants. Depuis le jer juillet 2016, les établissements du secteur HORECA doivent posséder un "Système de Caisse Enregistreuse" (SCE) conforme à la réglementation en vigueur qui vise à lutter contre la fraude à la TVA. Pour savoir si vous êtes concernés par cette obligation et savoir comment vous faire certifier, rendez-vous sur le site dédié à la règlementation SCE.

Dans des cas précis, la législation prévoit aussi une obligation pour la caisse utilisée dans un restaurant d’être équipée d’une « boîte noire » afin de stocker en toute sécurité l’information sur les encaissements et de lutter contre la fraude. Il convient donc de s’assurer que le matériel choisi respecte l’ensemble de ces conditions.

Demander des devis en caisse enregistreuse pour restaurant

Les prix des caisses enregistreuses pour restaurant peuvent varier de 1 000 à plus de 15 000 euros selon les fonctionnalités. Plusieurs formules existent – tout particulièrement pour les caisses sur tablette – permettant de diluer cet investissement dans une location du matériel ou par un crédit.

Il est donc particulièrement conseillé de demander autant de devis de caisse enregistreuse de restaurant que possible aux (très nombreux) revendeurs. La meilleure façon de ce faire reste encore d’utiliser certains services comme Companeo qui centralisent ces demandes de devis , mettant en relation les restaurateurs avec de multiples fournisseurs en quelques clics !