Caisse enregistreuse Horeca 2025: obligations fiscales et conformité

La baisse de la TVA de 9% pour la restauration belge, en vigueur depuis cinq ans, entraîne pour tous les établissements dont le chiffre d’affaires (CA) tiré de cette activité est supérieur à 10% du total l’adoption obligatoire d’un système de contrôle fiscal de la caisse enregistreuse. Voici un tour d’horizon de cette mesure qui implique l’acquisition de nouveaux matériels agréés par l’Etat.

Les nouvelles caisses enregistreuses Horeca doivent être en place cette année, alors, attention au calendrier !

Tous les établissements qui dégagent un CA tiré de la restauration supérieur à 10% du total de leur activité sont concernés et doivent se préoccuper de se mettre en règle en installant une caisse enregistreuse Horeca. C’est au gérant de procéder à l’analyse de son activité et à s’enregistrer obligatoirement sur le site Internet du ministère des finances.

Réduction de charges sociales

En guise d’encouragement, le premier jour du trimestre qui suit l’enregistrement en ligne, les établissements utilisant une caisse agréée bénéficient de réductions de charges sociales pouvant aller jusqu’à 800 euros par trimestre et par employé, pour un maximum de cinq membres du personnel fixes à temps plein.

Une déduction fiscale relative à l’investissement est prévue pour les petites et moyennes entreprises (PME). Attention, des contrôles sont annoncés dès avril dans les établissements qui ne se seront pas déclarés auprès du ministère. Pour maximiser ces aides, il est essentiel d’optimiser la gestion des effectifs : lorsque des salariés sont à temps partiel, le montant de ce dispositif de baisse sur les contributions patronales est généralement proportionnel au nombre d’heures travaillées, permettant d’obtenir un soutien plus ou moins élevé selon la configuration de l’établissement.

Par ailleurs, ces mesures peuvent se cumuler avec d’autres formes de subventions publiques, telles que certaines aides régionales au recrutement ou encore des incitants fiscaux liés à la modernisation des équipements. Cette combinaison est particulièrement avantageuse pour les établissements qui souhaitent réinvestir les avantages financiers et favoriser la pérennité de leur activité.

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des gains possibles en fonction du personnel :

Revenons sur ce nouveau SCE qui veut éradiquer la fraude fiscale dans un secteur économiquement peu stable.

Le nouveau système de caisse enregistreuse Horeca

Trois éléments devant être agréés par le service public fédéral (SPF) des finances composent le nouveau SCE : il y a d’abord le système de caisse, c’est-à-dire la caisse ou l’ordinateur contenant le logiciel de caisse . Une trentaine de ces caisses enregistreuses Horeca ont déjà reçu l’agrément.

L’exploitant doit veiller lui-même à ce que sa caisse soit en règle ! Une liste des fabricants et des modèles certifiés est disponible sur le site du ministère des Finances. À cela, il faut ajouter un module de contrôle fiscal, appelé boîte noire , qui devra être connecté en permanence au système de caisse.

Au moins deux modèles, en vente dans le commerce, sont aujourd’hui agréés. Là encore, c’est à l’exploitant de s’équiper, et à ses frais. Enfin, il faut demander, toujours au SPF, une carte d’activation personnalisée, gratuite, à introduire dans la black box.

Chaque composant de ce dispositif de caisse, pensé pour le secteur de la restauration, joue un rôle précis dans la lutte contre la fraude fiscale : la caisse ou l’ordinateur enregistre toutes les transactions, le module de contrôle stocke les données sans possibilité de modification, et la carte garantit l’identification de l’établissement.

Une fois l’ensemble installé, il suffit aux contrôleurs des finances de se présenter pour récupérer et vérifier les données. Les restaurateurs doivent donc choisir leur système de caisse enregistreuse dédié à l’Horeca en prenant en compte leurs besoins : petit café, brasserie familiale ou restaurant gastronomique n’exigeront pas le même niveau de fonctionnalité. Les coûts d’installation varient souvent en fonction de la complexité du logiciel, de la capacité de la boîte noire et du support proposé par le fournisseur.

Ci-dessous figure un tableau comparatif des modèles de systèmes de caisse s’adressant à divers établissements :

En s’équipant correctement, les gérants peuvent éviter tout litige avec l’administration fiscale et s’assurer un meilleur suivi de leur chiffre d’affaires, tout en profitant d’outils modernes pour simplifier la gestion de leur établissement.