Hoe incassokosten berekenen in België: de wettelijke richtlijnen voor KMO's

Als uw Belgische KMO te maken krijgt met een onbetaalde factuur, is snel en correct handelen cruciaal om de cashflow te beschermen.

De eerste stap? Een aanmaning tot betaling sturen, waarbij u de wettelijke incassokosten correct in rekening brengt. Dit motiveert de wanbetaler en beschermt uw onderneming.

De regels en tarieven voor incassokosten zijn recent strenger geworden, vooral voor consumenten (B2C).

Het correct toepassen van deze wetgeving is essentieel om uw rechten te behouden en te zorgen dat de kosten op de debiteur verhaald kunnen worden.

Wij leggen u uit hoe de kostenstructuur in elkaar zit, en hoe u de complexe wetgeving omzet in een effectief invorderingsbeleid.

💰 De wettelijke berekening van incassokosten: wat is redelijk en legaal?

In België verschillen de regels voor de berekening van incassokosten naargelang de wanbetaler een consument (B2C) of een andere onderneming (B2B) is.

Het is cruciaal dat uw algemene voorwaarden dit onderscheid maken.

📈 Incassokosten B2C (Consumenten)

Sinds 2023 zijn de incassokosten voor consumenten strikt wettelijk geplafonneerd door de Wet van 4 mei 2023.

U mag pas kosten aanrekenen na een kosteloze termijn van 14 dagen (de zogenaamde 'eerste gratis aanmaning').

Daarna gelden de volgende forfaitaire vergoedingen:

• € 20 als de schuld lager is dan € 150.
• € 30 + 10% op het bedrag tussen € 150,01 en € 500.
• € 65 + 5% op het bedrag tussen € 500,01 en € 15.000.
• € 1.140 + 1% op het bedrag boven € 15.000 (met een maximum van € 2.000).

Het is van het grootste belang dat deze kosten exact zo berekend worden. Een foutieve berekening maakt de gehele vordering tot incassokosten mogelijk ongeldig.

🏢 Incassokosten B2B (Ondernemingen)

Voor handelstransacties tussen ondernemingen geldt de Wet Betalingsachterstand.

Hierbij heeft uw KMO recht op een forfaitaire schadevergoeding van € 40 voor invorderingskosten, plus de vergoeding van redelijke bijkomende invorderingskosten (zoals de kosten van een incassobureau).

De rentevoet is hierdoorgaans de referentierentevoet van de Europese Centrale Bank, verhoogd met 8 procentpunten.

Actiepunt: Zorg ervoor dat de rente en de forfaitaire schadevergoeding van € 40 uitdrukkelijk in uw algemene voorwaarden zijn opgenomen om elk dispuut te vermijden.

🔒 Het principe van 'no cure, no pay': wat betaalt uw KMO écht?

De meeste incassobureaus die zich richten op de Belgische KMO-markt werken volgens het 'No Cure, No Pay'-principe. Dit is een enorme troef voor uw cashflowbeheer.

💵 Hoe werkt 'no cure, no pay'?

Dit betekent dat als het incassobureau de schuld niet kan invorderen, uw KMO geen kosten betaalt voor hun diensten.

Indien de schuld succesvol wordt geïnd, worden de gemaakte incassokosten (die voldoen aan de wettelijke plafonds) direct door de wanbetaler betaald. Het incassobureau haalt zijn vergoeding hieruit.

✅ Voorwaarden voor kostenverhaal

Om zeker te zijn dat de kosten van het incassobureau op de debiteur verhaald kunnen worden, moet uw KMO aan twee essentiële voorwaarden voldoen:

• Uw facturen en algemene voorwaarden vermelden duidelijk dat de kosten voor incasso ten laste zijn van de debiteur.
• Het incassobureau moet strikt de wettelijke procedure volgen ( aanmaningen versturen, 14-dagen termijn respecteren bij B2C).

⚖️ Wanneer een gerechtsdeurwaarder inschakelen: de kosten en de gevolgen

Als de tussenkomst van een incassobureau (of de minnelijke incassofase) niets oplevert, is de volgende en vaak laatste stap vóór de rechtszaak de inschakeling van een gerechtsdeurwaarder.

Een deurwaarder heeft, in tegenstelling tot een incassobureau, wettelijke bevoegdheden om over te gaan tot dwangmaatregelen.

📜 De kosten van de deurwaarder vóór dagvaarding

Zelfs vóór een dagvaarding kan een deurwaarder incassokosten in rekening brengen. Deze kosten worden, evenals de kosten voor het incassobureau, doorberekend aan de wanbetaler, op voorwaarde dat de wettelijke basis correct is.

🔨 Dwangmaatregelen en gerechtelijke kosten

Als een betaling na de officiële aanmaningen opnieuw uitblijft en de debiteur weigert te betalen, kan de deurwaarder, na een vonnis van de rechter, verdergaande maatregelen nemen.

Dit brengt gerechtelijke en ambtshandelingen met zich mee, elk met hun eigen vaste wettelijke tarieven die uiteindelijk op de debiteur verhaald worden.

• Dagvaarding: Het officieel oproepen van de debiteur om voor de rechtbank te verschijnen.
• Beslag op roerende zaken: Het leggen van beslag op goederen of bezittingen van de wanbetaler.
• Loon- of bankbeslag: Het in beslag nemen van het loon of banksaldi om de schuld te vereffenen.
• Gedwongen ontruiming van onroerende zaken: De bevoegdheid om panden (woningen, kantoren) te laten ontruimen.
• Executieverkoop: Na beslaglegging kan de deurwaarder overgaan tot de openbare verkoop van bezittingen.

Al deze ambtshandelingen brengen gerechtelijke kosten met zich mee die, in geval van een gunstig vonnis, ook op de wanbetaler worden verhaald. De inzet van een incassobureau vooraf is vaak een goedkopere en snellere manier om een dergelijke dure gerechtelijke procedure te vermijden.

📝Bescherm uw cashflow met wettelijke zekerheid

Een doordachte aanpak van wanbetaling is een strategische investering voor uw Belgische KMO. De sleutel ligt in **kennis van de actuele wetgeving** en het inschakelen van een professionele partner die de kosten correct en legaal kan verhalen op de debiteur.

Voorkom juridische valkuilen en garandeer de maximale vergoeding voor uw incassokosten.

Wacht niet langer op de betaling waar u recht op heeft. De juiste, wettelijk conforme partner is essentieel voor uw financiële gezondheid.