Incassobureau kosten: hoeveel betaalt u echt?

Ondernemingen worden in 2025 nog vaker geconfronteerd met onbetaalde facturen dan tien jaar geleden. De combinatie van langere betalingstermijnen, stijgende faillissementen en economische druk maakt professioneel debiteurenbeheer essentieel.
Wanneer interne opvolging niet meer volstaat, schakelen bedrijven een incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder in. Maar wat kost dat vandaag, en welke methode levert het hoogste rendement op?
Dit artikel geeft een volledig, geactualiseerd overzicht, gebaseerd op de wettelijke regels, marktprijzen en gerechtskosten van 2025.

Waarom debiteurenbeheer in 2025 complexer is dan vroeger

Meer wanbetalingen in B2B

Sinds de economische druk van 2022–2024 kampen Belgische ondernemingen met een structurele toename van wanbetalingen. Vooral KMO’s worden geraakt door langere betalingstermijnen en klanten die pas betalen na herinneringen of ingebrekestellingen. Hierdoor wordt de stap naar professionele invordering vaker gezet en evolueert de markt naar snellere, digitale oplossingen.

Veranderde wetgeving en strengere controles

Sinds de verstrenging van 2023 vallen incassobureaus onder specifieke FSMA- en FOD-economie-regels. Agressieve of misleidende praktijken zijn verboden en transparantie is verplicht. Dit maakt de sector betrouwbaarder, maar het verandert ook de tarieven- en kostenstructuur . Bedrijven moeten daarom beter geïnformeerd zijn voordat ze een partner kiezen.

Het schadebeding en de rentevoeten in 2025

Hoe schadebedingen geëvalueerd worden

Het klassieke schadebeding van 10% (met minimum €125) wordt in 2025 niet langer als vanzelfsprekend aanvaard. Onder de wetgeving over onrechtmatige bedingen moeten schadebedingen evenredig zijn met de reële schade. In B2B-contracten zien we vandaag vooral percentages tussen 3% en 8%, afhankelijk van de sector. Een schadebeding van 10% blijft toegestaan, maar moet duidelijk motiveerbaar zijn in de algemene voorwaarden.

Wettelijke rente: veel hoger dan vroeger

De wettelijke rentevoet op handelstransacties ligt in 2025 rond 10,50% per jaar, bijgewerkt per semester. Bij een onbetaalde factuur van vier maanden moet men dus rekening houden met een rente van ongeveer €90 op een bedrag van €2.500. Deze rente komt bovenop de hoofdsom en het schadebeding en kan volledig worden gevorderd.

Incassobureau in 2025: werking en kostprijs

Hoe incassobureaus werken

Incassobureaus behandelen de volledige minnelijke fase: herinneringen , telefoons, betalingsplannen en onderhandelingen. Dankzij no cure, no pay betaalt de schuldeiser geen commissie wanneer er geen resultaat is. De druk die een incassobureau uitoefent—professioneel maar zonder juridische procedure—blijft een effectieve eerste stap.

Wat kost het in 2025?

De gemiddelde commissie in 2025 bedraagt 12% tot 17% van de geïnde hoofdsom, afhankelijk van het bedrag en de moeilijkheidsgraad van het dossier. Abonnementskosten bestaan nog, maar zijn minder courant dankzij digitale platforms met transparante prijszetting.

Veel incassobureaus voorzien in automatische rapportering, traceerbare communicatie, GDPR-conforme verwerking en rechtstreekse doorsturing naar advocaten of deurwaarders wanneer de minnelijke fase faalt.

Financiële simulatie 2025: incassobureau vs. advocaat

Uitgangsgegevens

We nemen dezelfde case als in het artikel van 2016 maar passen deze volledig aan aan de tarieven van 2025:

• Factuurbedrag: €2.500

• Schadebeding: 7% (€175)

• Wettelijke rente (4 maanden): €90

• Totaal gevorderd bedrag: €2.765

De simulaties tonen hoeveel de schuldeiser werkelijk ontvangt volgens de huidige markt.

Scenario 1: Minnelijke inning via incassobureau

Incassobureau int volledige som, commissie bedraagt gemiddeld 14%.

• Totaal gevorderd bedrag: €2.765

• Commissie incassobureau: – €350

• Netto opbrengst voor schuldeiser: €2.415

Dit is de voordeligste optie zolang de debiteur betaalt zonder juridische stappen.

Wanneer de incasso mislukt: juridische stappen

Incassobureau + gerechtelijke procedure

Wanneer het incassobureau geen betaling verkrijgt, wordt een advocaat ingeschakeld en worden deurwaarderskosten aangerekend.

• Totale vordering: €2.765

• Rechtsplegingsvergoeding (2025): + €330

• Deurwaarderskosten: – €450

• Advocaatkosten: – €250

• Netto opbrengst: €2.395

Hoewel de procedure langer duurt, blijft het resultaat redelijk gunstig.

Scenario 2: Advocaat vanaf de start (minnelijke fase)

Advocaten werken in 2025 vaak met vaste tarieven voor ingebrekestelling en minnelijke onderhandeling. Omdat hun interventie formeler is, betalen veel debiteuren sneller.

• Totale vordering: €2.765

• Advocaatkosten minnelijk: – €100

• Netto opbrengst: €2.665

Dit is meestal de beste keuze voor facturen tussen €1.500 en €10.000.

Betalingsbevel: de snelste juridische procedure in 2025

Waarom het betalingsbevel populair is

Het Betalingsbevel voor onbetwiste B2B-vorderingen is sinds 2021 een zeer doeltreffend instrument. De debiteur verschijnt niet voor de rechtbank, wat de procedure veel sneller maakt. Voor ondernemingen vormt dit in 2025 de standaardaanpak voor duidelijke, niet-betwiste facturen.

Kosten2025

De totale kostprijs voor de procedure bedraagt gemiddeld €300 tot €500, volledig verhaalbaar op de schuldenaar wanneer deze wordt veroordeeld. Bedrijven recupereren zo vaak hun volledige vordering, inclusief schadebeding en interesten.

BTW-terugvordering op oninbare facturen

Versnelde regeling in 2025

BTW kan sneller worden gerecupereerd dan vroeger, zelfs wanneer de debiteur geen betaling verricht. Zodra een factuur één jaar oninbaar blijft of wanneer een invorderingsprocedure is afgelopen, kan de BTW via een vereenvoudigde procedure worden teruggevorderd. Dit verbetert de cashflow van ondernemingen aanzienlijk.

Let op met voorwaarden

De btw-administratie vereist bewijs van pogingen tot inning, zoals ingebrekestellingen, incassotrajecten of gerechtelijke stappen. Ondernemingen moeten hun debiteurenbeheer dus nauwgezet documenteren.

Hoe kiest u de beste incassopartner in 2025?

Belangrijke criteria in2025

De keuze van een incassobureau of advocaat is strategisch geworden. Bedrijven letten vooral op:

• digitalisering van opvolging

• realtime rapportering

• integratie met boekhoudsoftware

• transparante tariefstructuur

• GDPR-compliant verwerking

• sectorervaring (bouw, transport, consultancy, retail…)

Dankzij de digitalisering kunnen veel aanbieders ook hybride modellen aanbieden waarbij minnelijke opvolging, juridische procedures en uitvoeringsmandaten vlot in elkaar overlopen.

Wanneer kiest u welke oplossing?

Een incassobureau is ideaal voor de minnelijke fase, een advocaat voor betwiste of complexe dossiers en een gerechtsdeurwaarder wanneer onmiddellijke uitvoering of beslag nodig is. Bij onbetwiste schuldvorderingen is het betalingsbevel de veiligste en snelste procedure.

Om af te maken

In 2025 is debiteurenbeheer volledig gedigitaliseerd en juridisch strenger gereguleerd dan in 2016. Belgische KMO’s hebben meer mogelijkheden dan ooit om efficiënt en kostenbewust onbetaalde facturen te recupereren. Door schadebedingen correct op te nemen, rentevoeten op te volgen en de juiste invorderingsmethode te kiezen, kunnen ondernemingen hun cashflow aanzienlijk versterken.

Of u nu kiest voor een incassobureau, een advocaat of het betalingsbevel: transparantie, snelheid en professionalisering bepalen in 2025 het rendement van uw invordering.

Ontvang gratis en vrijblijvende offertes via Companeo en vergelijk professionele incassobureaus, advocaten en deurwaarders voor uw onderneming.