Lettre de relance 2025 : Modèle gratuit pour facture impayée en Belgique

En matière de recouvrement de créances , la lettre de relance apparaît comme la première étape d'une procédure écrite et formelle. Elle permet de mettre en place une action qui vise à se faire régler une  facture impayée. .

Qu'est-ce qu'une lettre de relance et à quoi sert-elle ?

Une lettre de relance, également appelée lettre de rappel de paiement, est un document essentiel dans le processus de gestion des impayés. Son objectif principal est de rappeler à votre client son obligation de payer une facture dont l'échéance est dépassée. Contrairement à une mise en demeure, la lettre de relance s'inscrit dans une démarche amiable et vise à préserver la relation commerciale avec votre client.

Elle agit comme un simple rappel courtois, permettant souvent de résoudre la situation sans escalade. Il est important de maintenir un ton professionnel et non accusateur, car l'oubli ou une difficulté temporaire peuvent être à l'origine du retard de paiement.

💡 Bonnes pratiques pour envoyer une lettre de relance

L'efficacité d'une lettre de relance repose sur un bon timing et une approche adaptée. Voici quelques conseils pour optimiser vos relances et maximiser vos chances de recouvrement.

Quand envoyer une lettre de relance pour facture impayée ?

Après l'émission d'une facture de vente de marchandises ou de prestation de services, un délai de paiement est généralement accordé. Une fois ce délai dépassé et le règlement toujours en attente, il est judicieux d'initier les relances. Souvent, une première relance orale par téléphone est tentée. Si celle-ci ne donne pas de résultat, l'envoi d'une lettre de relance s'impose.

Généralement, les entreprises observent un délai variant de 8 à 15 jours suivant la date d'échéance de la facture pour envoyer la première lettre de relance. Si cette première démarche amiable ne débouche pas sur le recouvrement de la créance, il est conseillé d'envoyer une deuxième lettre de relance. Cette dernière devrait idéalement être envoyée en recommandé avec accusé de réception pour avoir une preuve de réception.

Il n'existe pas de nombre de relances figé avant une action en justice. La décision dépend de la politique de l'entreprise, de la relation avec le client et du montant de la créance. Cependant, il est courant de procéder à deux ou trois relances amiables (téléphone, e-mail, courrier simple, puis recommandé) avant d'envisager une mise en demeure ou d'autres procédures légales.

Lettre simple ou recommandée ?

Pour la première lettre de relance, un envoi en lettre simple suffit généralement. Cela permet de maintenir des relations commerciales courtoises et de ne pas froisser le client, qui pourrait simplement avoir oublié le paiement. Ce type d'envoi est moins coûteux et souvent suffisant pour un premier rappel. Cependant, si le problème persiste après plusieurs relances simples, l'envoi en recommandé avec accusé de réception devient indispensable pour des raisons de preuve légale.

⚖️ Ce que dit la loi en belgique en 2025

Le cadre légal belge encadre les délais de paiement et les procédures de recouvrement afin de protéger les entreprises et d'assurer des relations commerciales saines.

Délais de paiement légaux en belgique 

Conformément aux réglementations belges en 2025, le délai légal de paiement pour une facture B2B est de 60 jours maximum, sauf stipulation contraire plus stricte dans le contrat (30 jours pour les administrations publiques). Il est primordial de respecter ces délais et de les rappeler dans vos conditions générales de vente pour éviter tout litige futur.

Informations légales absentes ou à privilégier

Contenu d'une lettre de relance efficace

Pour être efficace, une lettre de relance doit être claire, complète et courtoise. Voici les informations essentielles à inclure dans votre premier courrier de relance :

• Coordonnées complètes : Indiquez clairement les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse, numéro de TVA, SIRET si applicable) et celles de votre client.
• Numéro et date de la facture : Mentionnez précisément le numéro de la facture concernée (ex: FAC-2025-1234) et sa date d'émission.
• Date d'échéance initiale : Rappelez la date à laquelle le paiement était initialement dû.
• Montant de la facture : Précisez le montant total dû, en chiffres et en lettres, pour éviter toute ambiguïté.
• Mention de l'impayé : Une phrase claire indiquant que la facture reste impayée à ce jour.
• Demande de régularisation : Une demande polie et explicite de régularisation rapide de la situation.
• Clause de non-prise en compte : Une phrase indiquant de ne pas tenir compte du courrier si le paiement a été effectué entre-temps.
• Ton courtois : Maintenez un langage respectueux, la lettre de relance s'inscrivant dans une démarche amiable et non judiciaire.

📄 Modèle de lettre de relance 2025 à copier

Voici un modèle de lettre de relance que vous pouvez adapter et utiliser pour vos factures impayées en Belgique. Ce modèle est conçu pour être clair, professionnel et conforme aux attentes d'une première relance amiable.

[Votre entreprise]
[Numéro SIRET]
[Votre adresse]
[Code Postal Ville]

[Nom du contact chez le client]
[Fonction du contact]
[Nom de l'entreprise cliente]
[Adresse de l'entreprise cliente]
[Code Postal Ville]

[Date]

Objet : Rappel de paiement - Facture impayée n° [Numéro de la facture]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de [Montant en chiffres] euros ([Montant en lettres] euros).

Ce montant correspond à notre facture suivante, restée impayée :

    Numéro de facture : [Numéro de la facture, ex: FAC-2025-1234]
    Date d'émission : [Date d'émission de la facture]
    Date d'échéance : [Date de paiement initiale]
    Montant : [Montant de la facture] euros

L'échéance de cette facture étant dépassée, nous vous prions de bien vouloir régulariser cette situation dans les plus brefs délais par virement bancaire sur le compte [Votre numéro de compte IBAN] ou par tout autre moyen de paiement convenu.

Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.

Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.

Vous remerciant par avance pour votre prompte action, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Votre Signature]

[Votre Nom]
[Votre Fonction]

Coûts associés au recouvrement amiable par un cabinet

Si vos propres lettres de relance ne suffisent pas, il peut être judicieux de faire appel à un cabinet de recouvrement. Ces professionnels peuvent prendre en charge les démarches amiables pour vous, mais cela engendre des coûts. Il est important de les anticiper.

Le coût moyen d'une procédure amiable via un cabinet de recouvrement peut varier en fonction du type de relance et du cabinet choisi. Voici des estimations basées sur les moyennes constatées chez des acteurs comme Intrum ou Alektum Group en Belgique :

Ces frais peuvent être facturés au débiteur dans certains cas, conformément aux dispositions légales relatives aux indemnités de recouvrement en cas de retard de paiement, mais cela dépend des conditions générales de vente et des accords. Il est toujours préférable de clarifier ces points avec le cabinet de recouvrement avant de vous engager.

Questions fréquentes sur la lettre de relance (FAQ)

Quand envoyer une lettre de relance pour facture impayée ?

Il est recommandé d'envoyer la première lettre de relance entre 8 et 15 jours après la date d'échéance de la facture. Cela laisse un laps de temps raisonnable pour un éventuel oubli et permet de maintenir une relation client cordiale avant d'escalader la situation.

Quelle est la différence entre lettre de relance et mise en demeure ?

La lettre de relance est un rappel amiable et courtois, visant à obtenir le paiement sans engager de procédure judiciaire. La mise en demeure, en revanche, est un acte juridique formel, envoyé en recommandé avec accusé de réception, qui constitue une étape préalable à une action en justice. Elle indique clairement les conséquences légales d'un non-paiement.

Comment rédiger une lettre de rappel courtoise pour un client ?

Pour rédiger une lettre de rappel courtoise, il est essentiel de rester professionnel et non accusateur. Utilisez des formules comme "Sauf erreur ou omission de notre part" et proposez une "demande de régularisation". Incluez toutes les informations nécessaires (numéro de facture, montant, date d'échéance) et une phrase indiquant de ne pas tenir compte du courrier si le paiement a déjà été effectué.

Quel est le délai légal pour le paiement d'une facture en belgique ?

En Belgique, le délai légal de paiement pour une facture entre entreprises (B2B) est de 60 jours maximum en 2025 , sauf si un contrat prévoit un délai plus court. Pour les administrations publiques, le délai est généralement de 30 jours. Ces délais sont encadrés par le Code de droit économique.

Combien de relances doit-on faire avant une action en justice ?

Il n'y a pas de nombre fixe de relances obligatoires. Généralement, les entreprises procèdent à 2 ou 3 relances amiables (téléphone, e-mail, courrier simple, puis courrier recommandé) avant d'envisager une mise en demeure, qui est la dernière étape avant une éventuelle action en justice. La décision dépend de la politique interne de l'entreprise et de la relation avec le client.

Lettre de rappel de paiement en entreprise : exemple pour salariés ?

La lettre de rappel de paiement dont il est question ici concerne les factures impayées de clients. Pour un salarié, il s'agirait plutôt d'un rappel concernant des avances sur salaire, des notes de frais non justifiées ou d'autres sommes dues à l'entreprise. La procédure et le ton seraient différents, et régis par le droit du travail.

En cas d'échec du recouvrement amiable

Malgré vos efforts et l'envoi de lettres de relance, il arrive que le recouvrement amiable échoue. Dans ce cas, plusieurs options s'offrent à vous :

• La mise en demeure : Comme mentionné précédemment, c'est l'étape suivante. Elle formalise la demande de paiement et prévient le débiteur des conséquences légales en cas de non-respect.
• Le recours à un professionnel : Un avocat ou un huissier de justice peut prendre le relais pour une procédure de recouvrement judiciaire.
• La certification d’irrecouvrabilité  : Si toutes les tentatives de recouvrement échouent et que la créance est considérée comme irrécouvrable, vous pouvez obtenir un certificat d'irrecouvrabilité, utile pour la gestion fiscale de votre entreprise.

Il est toujours recommandé de documenter chaque étape de votre processus de relance et de conserver toutes les preuves (courriers envoyés, e-mails, notes d'appels) en cas de besoin ultérieur.