Recouvrement : La lettre de relance

En matière de recouvrement de créance s, la lettre de relance apparaît comme étant la première étape d'une procédure écrite et formelle. Elle permet de mettre en place une action qui vise à se faire régler une facture impayée . 

Une lettre de relance, c'est quoi ?

Une lettre de relance est un simple courrier dont le but est de rappeler au client son obligation de payer. Il n'est pas nécessaire de l'envoyer en recommandé avec accusé de réception, un envoi en lettre simple suffit généralement. Cela permet de rester sur des relations commerciales simples et courtoises et de ne pas risquer de froisser son client.

Quand envoyer une lettre de relance ?

La facturation d'une vente de marchandises ou de l'effectuation d'une prestation de services donne bien souvent lieu à l'octroi d'un délai de paiement vis à vis des clients d'une entreprise. Un délai légal qui ne peut désormais excéder 60 jours contre 90 jours auparavant. Mais une fois le délai passé et le règlement de la facture toujours en attente, des relances orales par téléphone sont accomplies. Et si celles-ci ne donnent rien en termes de paiement de la facture impayée, une lettre de relance en bonne et due forme s'impose.

Généralement, les entreprises observent un délai variant de 8 à 15 jours suivant la date d'échéance de la facture pour envoyer la lettre de relance. Si la procédure n'ouvre pas sur un recouvrement de la créance, il convient d'envoyer une deuxième lettre de relance, en recommandé avec accusé de réception cette fois.

Contenu d'une lettre de relance

La première lettre de relance contient les informations suivantes :

Coordonnées complètes de l'entreprise et du client

Numéro de la facture en attente de paiement

Date d'émission de la facture

Date de paiement initiale

Montant de la facture en chiffres et en lettres

Une mention indiquant que la facture reste à ce jour impayée

Toutes ces informations devront par ailleurs être formalisées d'une manière courtoise donc, car la lettre de relance intervient dans un contexte de recouvrement amiable et non judiciaire.

Vous trouverez ci-dessous un modèle de lettre de relance:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Entreprise xxx

N° SIRET

Monsieur Prénom Nom

Fonction

Adresse

Code Postal Ville

  Entreprise yyy

  N° SIRET

  Monsieur

  Fonction

  Adresse

  Code Postal Ville

Objet : retard de paiement de facture

Monsieur / Madame,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de … euros.

Ce montant correspond à nos factures suivantes restées impayées :

L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation par retour de courrier.

Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.

Vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Madame / Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Signature