Lettre de relance 2025 : modèle gratuit pour facture impayée en Belgique

Ce qu’il faut retenir

• La lettre de relance facture impayée est une démarche amiable essentielle dans le cadre du recouvrement de créances pour les entreprises.
• Elle peut être envoyée par courrier simple ou recommandé selon le stade du retard de paiement.
• En Belgique, le délai légal de paiement est encadré et la relance doit intervenir après l'échéance dépassée.
• Inutile de multiplier les relances : deux ou trois suffisent avant une éventuelle mise en demeure.
• L’envoi d’une lettre de rappel de paiement bien structurée augmente les chances de règlement rapide.
• Des cabinets de recouvrement peuvent vous accompagner si la situation s’enlise, moyennant frais.

En matière de recouvrement de créances , la lettre de relance facture impayée est bien plus qu’un simple rappel : c'est le premier signal formel envoyé à un client pour inciter au règlement d'une facture impayée . Ce courrier joue un rôle clé dans votre stratégie de gestion du risque client et doit être rédigé avec tact et précision.

📌 À quoi sert une lettre de relance facture impayée ?

La lettre de relance pour impayé, aussi appelée courrier de relance ou lettre de rappel, serve principalement à rappeler au client qu'il a dépassé la date de paiement d’une facture. Elle affiche un objectif double : recouvrer la créance tout en préservant la relation d’affaires. Contrairement à un courrier de recouvrement contentieux, la relance conserve un ton amiable et professionnel.

Il est essentiel de ne pas confondre lettre de relance et lettre de mise en demeure. Là où la seconde possède une portée juridique entraînant de possibles poursuites, la première reste un rappel courtois, cherchant le règlement volontaire.

📤 Quand et comment envoyer une lettre de relance ?

Délais recommandés pour les relances

Une relance écrite s'envoie généralement entre 8 et 15 jours après l’échéance initiale de paiement. Avant cela, un appel téléphonique ou un email de relance peuvent suffire si la relation commerciale est bonne. Passé ce premier niveau, plusieurs relances progressives sont envisageables :

• 📞 Premier rappel par téléphone (J+5 à J+10)
• 📩 Première lettre de relance en courrier simple (J+10 à J+15)
• 📨 Deuxième relance par courrier recommandé (J+20 à J+30)

La fréquence et le ton du rappel s’adaptent au montant de la facture, à l’ancienneté du client et au niveau de confiance. L’objectif est d’éviter dès que possible l’escalade vers un contentieux tout en sécurisant le retour du paiement.

Lettre simple ou courrier recommandé ?

La première lettre de relance facture impayée peut tout à fait être envoyée par courrier simple, appuyée par un rappel téléphonique ou email. Mais si aucune réponse n’est obtenue et que les impayés deviennent répétitifs, l’usage du courrier recommandé avec accusé de réception devient impératif pour constituer une preuve en vue d’actions futures.

⚖️ Ce que dit la loi en Belgique en 2025

Réglementations sur les délais de paiement

En 2025, le Code de droit économique belge prévoit un délai de paiement maximal de 60 jours entre professionnels (B2B), sauf mention contractuelle d’un délai plus court. Pour le secteur public, ce délai est ramené à 30 jours. Il est donc essentiel de fixer, contractuellement, des conditions générales claires et validées.

Interêts et indemnités en cas de retard de paiement

✉️ Que doit contenir une lettre de relance efficace ?

Une lettre de relance courtoise et complète augmente les chances de succès. Les éléments à inclure sont :

• Identité des deux parties : coordonnées exactes de l'émetteur et du client
• Référence de la facture : numéro, date d’émission, montant dû
• Formule de rappel : "Sauf erreur ou omission de notre part…”
• Objet clair : "Relance pour facture impayée"
• Montant de la dette : précisions en chiffres et en lettres
• Date d’échéance dépassée
• Demande de règlement rapide
• Clause de désistement : "Veuillez ne pas tenir compte si paiement déjà effectué”
• Tonalité professionnelle et polie

Ce type de courrier de relance facture impayée peut être généré facilement grâce à un bon modèle de lettre de relance.

📄 Modèle de lettre de relance 2025 à personnaliser

Voici un exemple gratuit de lettre relance facture impayée, à adapter selon votre facturation. Il constitue une base saine pour une première relance amiable.

[Votre entreprise][Numéro SIRET]
[Adresse complète][Nom du client]
[Poste/fonction][Entreprise cliente]
[Adresse complète][Date]

Objet : Relance pour facture impayée n°[X]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, votre compte présente un solde dû de [Montant] € ([Montant en lettres]), 

correspondant à la facture n° [X], émise le [Date], arrivée à échéance le [Date].

Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement sous 7 jours.

Si le versement a déjà été effectué, merci d’ignorer ce message.

Cordialement,

[Signature]

💰 Tarifs du recouvrement amiable avec cabinet externe

Si vos relances internes restent sans effet, vous pouvez externaliser via un cabinet de recouvrement. Cette démarche implique des coûts variables selon le type de relance :

Comparez les prestataires avant signature : certains cabinets facturent directement le client débiteur selon clauses contractuelles. Bien clarifier les conditions dès le départ limite les surprises et accélère le recouvrement.

FAQ 

Comment rédiger une lettre de relance client professionnelle ?

Utilisez un ton courtois, précisez les références de la facture impayée et exprimez une demande claire de règlement. Mentionnez qu'en l'absence de réponse, une mise en demeure pourrait suivre.

Quel est le bon moment pour envoyer une lettre de relance ?

La première relance doit être envoyée entre 8 et 15 jours après l’échéance. Cela permet de laisser un délai de courtoisie et d’éviter un conflit immédiat.

Comment relancer un client pour une facture impayée par mail ?

Restez factuel et courtois. Mentionnez le montant, la date de la facture et proposez un contact rapide en cas de difficulté. Utilisez “sauf erreur ou omission”.

Combien de relances avant de passer à la mise en demeure ?

Deux à trois relances suffisent généralement avant d’envoyer une lettre de mise en demeure. Le nombre dépend du montant et du contexte client.

Une lettre de relance peut-elle mentionner des pénalités ?

Oui, mais uniquement si cela figure dans les CGV acceptées par le client. Il est conseillé de le préciser dès la deuxième relance.

Existe-t-il une lettre de relance facture impayée gratuite à télécharger ?

Oui, un modèle gratuit de lettre de relance est accessible plus haut dans cet article, prêt à être personnalisé avec vos références de facturation.

Que faire si la lettre de relance n’aboutit pas ?

Quand malgré plusieurs courriers de relance la dette n’est pas régularisée, plusieurs actions restent possibles :

• Mise en demeure en recommandé
• Recours à un huissier ou avocat
• Dossier d’irrecouvrabilité pour stopper les poursuites et régulariser votre comptabilité

Dans tous les cas, archivez systématiquement vos tests de relance : accusés, e-mails, mails, appels, copies de factures… Cela constituera votre base légale en cas de litige ou procédure judiciaire.

Envoyez vos lettres de relance en toute sérénité en utilisant nos modèles et comparez dès aujourd'hui les prestataires qualifiés pour récupérer vos paiements plus efficacement.