Règles de facturation : Maîtrisez les délais légaux

Ce qu’il faut retenir

• Émettre une facture dans les délais permet d’éviter des litiges et de garantir des paiements à temps.
• Le délai de facturation légal varie selon la nature de la transaction et les règles de la TVA.
• Un retard de facturation peut avoir un impact financier lourd : perte de créances, pénalités, tensions avec les clients.
• Il est possible de mettre en place une relance clients structurée pour sécuriser le paiement des factures.
• La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour les entreprises belges selon les dernières réformes en vigueur.

La gestion des délai de facturation est essentielle pour garantir une trésorerie saine. Que vous vendiez des produits ou des services à des entreprises ou à des clients professionnels, vous avez des obligations légales strictes. Comprendre les délais, les conséquences du retard et les moyens d’agir vous permet d'éviter les litiges et de favoriser un paiement rapide.

Délai légal de facturation : ce que vous devez savoir

En Belgique, émettre une facture  est obligatoire dans les situations suivantes :

• Vente de biens ou de services à un professionnel,
• Travaux de construction ou rénovation dans le cadre d’un contrat professionnel,
• Vente en gros à d’autres entreprises,
• Vente à tempérament (ex : ventes avec paiements échelonnés).

Lorsque la loi impose une facturation, l’émission de la facture  est sans frais. En revanche, dans les cas non obligatoires, des frais de traitement peuvent être appliqués au client.

Délai de facturation en pratique : règles et obligations

En principe, une facture doit être émise dès la livraison des biens ou l'exécution du service. Toutefois, dans les faits, un délai raisonnable est toléré. Pour éviter d’éventuels litiges, il est crucial d’indiquer clairement la date de livraison ou de prestation sur le document.

Pour les prestations continues ou récurrentes, il est possible de facturer en début de période, à condition que cela soit prévu dans le contrat. Ce mécanisme est fréquent dans les prestations multipartites ou les services avec obligation périodique pour le débiteur.

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez respecter les règles actuelles : selon le SPF Finances (réf. 2025), une facture liée à une opération taxable doit être émise :

• Soit au moment où le paiement est exigible,
• Soit dans les cinq jours ouvrables suivant le mois de livraison ou d'exécution du service – selon la législation en vigueur.

Les délais peuvent varier en fonction du type d’opération ou de la situation du client. Pour rester conforme, utilisez un logiciel de facturation conforme à la réglementation belge ou adressez-vous à un expert-comptable.

Délais de Facturation : Règles et Conséquences

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Conséquences d'une facturation tardive et moyens de relance

Conséquences d’un retard de facturation

Un retard dans l’émission de la facture n’est pas illégal en soi, mais il peut avoir un impact financier important :

• Les délais plus longs peuvent freiner le paiement et nuire à la trésorerie.
• Un document envoyé trop tard est susceptible d'être contesté ou jugé peu crédible en cas de litige.
• Une facture établie trop longtemps après les faits affectera la preuve du service ou de la livraison.
• Certains clients peuvent refuser la facturation sur des bases contractuelles non respectées.

Selon une étude réalisée par Intrum, une entreprise sur deux rencontre des problèmes de paiement à cause de délais non respectés dans l’émission des factures. À long terme, ce genre de retard accroît le risque de non-recouvrement, affecte la relation client et génère des délais supplémentaires pour la relance.

Pour éviter ce type de scénario, mettez en place des procédures internes de diligence, intégrez des date d’échéance claires dans vos documents, et utilisez un système automatisé pour gérer vos délais.

Délais de paiement : conditions et bonne gestion

Une facture est en principe à régler lors de la livraison ou à l’achèvement du service. Toutefois, il est courant, dans le cadre professionnel, de mentionner une échéance :

• soit directement sur le document,
• soit comme une clause intégrée au contrat commercial.

Ces conditions ne doivent pas contrevenir à la législation en vigueur, et l’acceptation (même tacite) du débiteur est requise. Assurez-vous de libeller la date d’échéance obligatoire dans tous vos documents. Un manquement peut constituer une faille juridique importante en cas de litige.

Si les clients ne respectent pas les délai de paiement, vous pouvez recourir à une société de recouvrement, un huissier ou un avocat spécialisé dans le contentieux commercial.

Moyens de relance des clients pour faciliter le paiement des factures

Même avec des procédures claires, il arrive que des factures ne soient pas réglées dans les temps. Voici quelques techniques de relance clients pour sécuriser le paiement 

📞 Comparatif des méthodes de relance client

Pour être efficace, une relance  doit être planifiée dès le dépassement de l’échéance. En automatisant cette tâche à l’aide d’un logiciel adapté, votre entreprise gagne en réactivité, tout en évitant la rupture avec le client.

Facturation électronique : ce qui change en 2025

La transition vers la facturation électronique devient une obligation progressive pour les entreprises belges. Depuis l’adoption de nouvelles directives européennes, la Belgique harmonise ses pratiques avec celles de l’Union.

Les entreprises qui collaborent avec les autorités publiques sont déjà tenues de transmettre leurs factures via Peppol (réseau européen de facturation). En 2025, la généralisation s’étend graduellement au B2B, avec un calendrier précisé par le SPF Finances.

Avantages :

• Réduction des erreurs manuelles et des litiges sur les échéances,
• Suivi du paiement en temps réel,
• Conformité automatique avec les normes de la TVA,
• Meilleure gestion de la comptabilité et archivage facilité.

Pour être prêt, pensez à vérifier que votre solution de gestion prend en charge la norme européenne EN 16931. La transition numérique améliore la gestion des délais, sécurise les échanges et vous met en conformité avec la législation.

FAQ – Vos questions fréquentes sur le délai de facturation

Quel est le délai maximum pour envoyer une facture ?

Le délai varie selon les cas, mais une règle générale est d’émettre la facture dans les 5 jours ouvrables qui suivent le mois de la prestation ou la livraison.

Quelles sont les conséquences d'une facture envoyée un an après la prestation ?

Une facture très tardive peut être considérée comme non valable et entraîner des difficultés de recouvrement voire un refus de paiement de la part du client.

Comment gérer les litiges liés aux factures tardives ?

Conservez tous les échanges, précisez les dates d’exécution et sollicitez une société de recouvrement si aucune régularisation ne survient après les relances.

Quels sont les délais de paiement standards en Belgique ?

Le règlement d’une facture est généralement dû à la livraison du bien ou à la fin des prestations, sauf accord particulier mentionné au contrat.

Un particulier peut-il être facturé avec délai ?

Oui, mais les modalités doivent être spécifiées dans un contrat clair. Une facture trop ancienne peut être contredite, y compris par un particulier.

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