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Carte essence

Les dépenses liées au carburant peuvent être particulièrement élevées au sein d’une entreprise et représenter un lourd budget. Depuis plusieurs années, la carte essence constitue pour les sociétés un moyen efficace de contrôler en interne la gestion fastidieuse des coûts de déplacement des salariés.

carte essence 

Quel est le principe de la carte essence ?

Une carte essence vous permet d’obtenir un relevé rigoureux et une facturation transparente de vos dépenses en carburant. Lors de votre passage en station, vous ne réglez pas immédiatement : le montant de votre consommation est prélevé à échéance fixe, accompagné d’une facture détaillant tous les pleins ou retraits d’essence effectués avec la carte. Il s’agit en quelque sorte d’une signature électronique qui permettra ensuite au fournisseur d’éditer votre note et de prélever votre règlement. 

Certaines cartes carburant prennent aussi en charge la gestion des dépenses liées aux péages et aux parkings.

Le fonctionnement de ces cartes est simple : chacune d’entre elles est assimilée à un véhicule ou à un conducteur et possède un code secret permettant de contrer les utilisations frauduleuses. Pour chaque carte, vous définissez le type de carburant, le montant du retrait et/ou du litrage autorisé. Il est également possible d’interdire les retraits trop peu espacés dans le temps, effectués en dehors des horaires de travail (le week-end par exemple) ou d’une zone géographique définie. Ce système vous permet de contrôler à distance les dépenses professionnelles de vos salariés grâce à une parfaite lisibilité comptable vous indiquant quel employé a retiré, où, quand, pour quel montant, avec quel véhicule et à quel prix au litre.

De plus, la carte essence permet de faire disparaître les tickets de paiement et engendre une récupération simple et rapide de la TVA.

 

Bien choisir votre carte essence

La carte essence, peu importe l’enseigne sous laquelle celle-ci se présentera, ne vous permettra pas d’obtenir de réductions à proprement parler. Si elle représente un outil incontestable de prévision, de suivi, de comptabilité, de contrôle et de gain de temps, elle ne donnera lieu qu’à d’éventuels remises de fidélité de la part de votre distributeur pétrolier. Il ne s’agit donc pas d’un critère de choix.

En revanche, il paraît judicieux de choisir votre fournisseur en fonction de la fourchette de variation du prix à la pompe qu’il pratique. Il serait en effet regrettable que vos salariés soient régulièrement obligés de se fournir en carburant chez le prestataire le plus cher parmi la concurrence.

Les délais d’encaissement et de facturation sont également à prendre en compte : si la gestion des déplacements est au cœur de vos préoccupations, optez plutôt pour une enseigne proposant un prélèvement tous les quinze jours, et éventuellement un logiciel de gestion en direct. A l’inverse, si votre entreprise a pour habitude d’effectuer un bilan complet chaque fin de mois, tournez-vous plutôt vers une facturation mensuelle ou bimensuelle.

Enfin, évaluez la zone géographique sur laquelle vous exercez votre activité. Certaines enseignes vous proposeront des cartes carburant utilisables uniquement sur le territoire belge, tandis que d’autres vous soumettront des offres valables dans toute l’Europe, et même parfois dans le monde entier. Les options proposées (dépannage gratuit 24h/24h, journal de bord informatisé, etc.) sont aussi à prendre en compte.

 

Quel est le budget à prévoir ?

Le coût d’adhésion à la carte peut comprendre :

  • les frais de gestion
  • les frais d’abonnement
  • une caution

Les frais de gestion peuvent parfois paraître assez élevés pour une simple carte, mais il est intéressant de comparer cette adhésion à l’économie de temps et d’argent que celle-ci peut vous offrir. Le prix d’une carte au mois peut varier de 0,50 € à une dizaine d’euros selon les conditions du contrat et les options engagées.

Sachez qu’une négociation du prix de la carte est très rarement envisageable, peu importe le nombre de cartes que vous souhaitez acquérir. Cependant, certaines enseignes vous proposeront la gratuité de celle-ci la première année.

 

Les avantages d’une carte carburant

La carte carburant vous permettra de définir les habitudes et les caractéristiques liées aux déplacements professionnels de vos salariés. Ainsi, vous pourrez détecter les dépenses superflues à revoir ou à supprimer et établir un budget prévisionnel quant aux trajets futurs. Elle vous offrira également la possibilité de maîtriser et d’éviter les abus de vos salariés en gardant un œil sur l’utilisation de leur voiture de fonction. N’étant pas crédité d’argent, la carte essence ne peut en aucun cas servir de carte de crédit : vous éviterez donc les mauvaises surprises.

Celle-ci présente aussi l’avantage de la surveillance et de la déclaration régulière du kilométrage lors de l’approvisionnement en carburant, permettant ainsi de veiller à l’utilisation purement professionnelle de chaque véhicule. Ce relevé kilométrique en station engendre une certaine facilité de prévision de remplacements et de maintenance nécessaires.

La carte essence vous assure la sécurité des prélèvements bancaires à date régulière, et vous facture systématiquement le prix affiché à la pompe au moment de l’enlèvement, ou à défaut le prix indiqué par le barème fixé dans le contrat.

En clair, la souscription à une carte carburant est un moyen sûr et efficace de gérer et de limiter les coûts engendrés par l’utilisation des voitures de fonction de vos employés. Celle-ci vous offre une grande souplesse d’utilisation et permet d’adapter chaque carte aux besoins professionnels réels du salarié. En vous libérant de la gestion de ces dépenses, la carte essence vous fait gagner du temps, mais surtout de l’argent. 

 

Attention !

Méfiez-vous des distributeurs vous proposant une remise directe à la pompe : le montant de l’abonnement à la carte est généralement beaucoup plus élevé que l’économie réalisée.

 

 

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