Nieuwe zoekopdracht :
Wij raden u aan :

Producten en diensten

Artikel

Offertes

Wat zijn aanmaningen en wanneer kunnen ze worden verstuurd?

Facturen worden helaas lang niet altijd op tijd voldaan. Ieder bedrijf krijgt te maken met wanbetalers. U kunt een debiteur opnieuw verzoeken om een betaling te doen door middel van een aanmaning. Het versturen van aanmaningen is echter wel aan regels gebonden.

 Aanmaningen

Waar moeten aanmaningen aan voldoen?

Een aanmaning moet aan een aantal regels voldoen:

  • de termijn van de betaling van een factuur dient te zijn verstreken.
  • na een eerste aanmaning moet de debiteur minimaal veertien dagen de tijd krijgen om de betaling alsnog te voldoen, in deze veertien dagen mogen geen extra kosten in rekening worden gebracht.
  • de debiteur moet vooraf op de hoogte worden gesteld van de gevolgen van het niet betalen van een factuur. Dit betekent dat herinneringskosten en een eventuele gang naar een incassobureau in een aanmaning moeten worden vermeld. In de brief moet ook een nieuwe betalingstermijn worden benoemd, pas na het verstrijken van deze termijn mogen de genoemde sancties ten uitvoer worden gebracht.

 

Wanneer verstuurt u aanmaningen?

U kunt pas een herinnering voor een betaling sturen als de termijn voor betaling is verstreken. In iedere brief vermeldt u een nieuwe termijn, deze termijn moet wederom zijn verstreken voor u een nieuwe brief stuurt.

Wettelijk gezien mag u aanmaningen versturen vanaf de dag na een gemiste betaling. Het kan echter klantvriendelijk zijn om nog een paar extra dagen te wachten voor u de eerste brief verstuurt.

U kunt het uitsturen van aanmaningen zelf doen, maar u kunt hier het beste een incassobureau voor inschakelen, zij zijn professionals en weten hoe ze het moeten aanpakken.

Hoe ziet een goede aanmaningsbrief eruit?

Het is verstandig om in een eerste herinnering nog mild van toon te blijven. Wanneer u, als bedrijf, begrip toont naar uw klanten, laat u een positieve indruk achter. De meeste facturen die te laat worden betaald, worden niet te laat betaald uit onwil. Het komt veel voor dat mensen een factuur vergeten of over het hoofd zien. Het kan ook gebeuren dat iemand krap bij kas zit en een factuur daarom later betaalt. In deze gevallen zal de factuur meestal na de eerste herinnering vooralsnog worden voldaan.

Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat een debiteur de betaling voldoet in de tijd dat de aanmaning naar hem onderweg is. Dit ondervangt u met de vermelding dat de herinnering als niet verzonden mag worden beschouwd, als de betaling en de brief elkaar hebben gekruist.

Het is van essentieel belang om de debiteur te wijzen op de sancties voor een volgende late betaling. Alleen dan bent u, als de factuur wederom niet wordt voldaan, gerechtigd om deze sancties ten uitvoer te brengen.

Tweede aanmaningen zijn veelal dwingender van toon. U kunt nu incassokosten in rekening brengen voor de gemiste betaling. Het is verstandig om verdere maatregelen te benoemen die zullen worden uitgevoerd als een betaling wederom uitblijft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inschakelen van een incassobureau. U mag alleen een incassobureau inschakelen als u de debiteur op de hoogte heeft gebracht van deze stap, waarna u opnieuw een betalingstermijn stelt. Zo geeft u de debiteur de gelegenheid om de betaling te voldoen voordat deze te maken krijgt met een incassobureau.

Begin met uw offerteaanvraag Incasso
Geef uw mening