Machines à affranchir

Moi ? Une machine à affranchir ? Autrefois réservées aux grandes entreprises, les Machines à Affranchir (MAA) sont aujourd’hui présentes dans les sociétés de toutes tailles. Leurs avantages peuvent profiter à tout le monde, c’est le secret de leur succès.

La Machine à Affranchir permet de gérer plus efficacement et rapidement son courrier. Sa fonction de base est d'imprimer automatiquement un "timbre" (en fait, une "empreinte" comprenant une date et une valeur) sur tous les types de courrier (lettres, grandes enveloppes commerciales ou paquets) pour des envois nationaux, internationaux ou recommandés.

Les  machines à affranchir existant aujourd'hui sur le marché, y compris les plus petits modèles, proposent souvent d'autres fonctions: elles peuvent peser les envois, mémoriser et choisir les tarifs adaptés au courrier habituel de l'entreprise, charger automatiquement les modifications décidées par la poste, analyser l'activité postale par service, imprimer des logos et des textes publicitaires sur le courrier…

Mahine à affranchir : un investissement générateur d'économies

La principale source d'économie générée par les  machines à affranchir est la possibilité de continuer à utiliser le tarif Non Prior de bpost, ce qui n'est plus le 

cas avec les timbres classiques. En 2013, la différence est de 4 centimes pour une lettre standard. Le coût d'une machine à affranchissement, souvent en location, étant de 10 à 300 euros par mois selon leur volume d'envoi, l'investissement se révèle rapidement rentable.

On estime les économies annuelles réalisées par les utilisateurs à environ 6% pour les envois nationaux, 20% sur les envois en Europe et 25% sur le courrier à destination du reste du monde Les utilisateurs de MAA ont également droit à certains tarifs préférentiels en fonction des volumes envoyés, une autre façon de réduire les coûts liés au courrier.

Autre argument financier en faveur des MAA: elles permettent une gestion plus stricte des dépenses postales. Grâce aux tarifs préenregistrés et à la pesée, elles évitent les erreurs d'affranchissement et calculent le juste tarif en supprimant le risque de sur ou sous-paiements.

La rationalisation des envois

La  machine à affranchir constitue-t-elle pour autant un investissement à envisager pour une PME? On estime généralement qu'à partir de 15 envois quotidiens en moyenne ou un envoi important par mois (mailings, newsletters), l'investissement est utile. Outre les économies directes sur l'affranchissement, il faut également compter le gain de temps (pas de files à la poste) et l'amélioration de l'image professionnelle véhiculée par le courrier.

Grâce à la connexion avec d'autres périphériques comme une plieuse ou une machine de mise sous enveloppe, les MAA constituent désormais de vrais centres de courrier qui plient, pèsent, mettent sous enveloppe et affranchissent le courrier en déchargeant les collaborateurs de tâches fastidieuses qui peuvent leur prendre de nombreuses heures chaque mois.