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Machine à Affranchir : quel budget prévoir?

Faut-il acheter ou louer sa Machine à Affranchir? Quels autres coûts faut-il prévoir en plus de la machine proprement dite? Peut-on envisager cet investissement pour un petit volume de courrier? Au-delà de l’affranchissement, étudiez les autres aspects financiers de l’acquisition d’une MAA(machine à affranchir).

En Belgique, l'utilisation d'une Machine à Affranchir est impérativement soumise à une autorisation préalable de la poste. On l'obtient généralement par l'intermédiaire du fournisseur de la MAA. Bpost a agréé quatre partenaires qui ont reçu sa certification: Frama Belgium (www.frama.be), Neopost (www.neopost.be), Francotyp-Postalia (www.francotyp.be), Pitney-Bowes (www.pitneybowes.be).

Ces sociétés proposent les MAA à la vente ou à la location.

  • La vente: le coût d'une MAA démarre à 600 € environ auquel il faut ajouter l'entretien annuel qui doit être effectué par un professionnel.
  • La location: il faut compter de 30 € par mois pour les plus petits appareils à 300 € mensuels pour les systèmes de traitement automatisé du courrier. Le contrat de location (de 3 ou 5 ans) comprend généralement l'entretien annuel.

Cet entretien ne sert pas seulement à maintenir la machine en bon état de marche. C'est une obligation imposée par la poste pour garantir la lisibilité des empreintes imprimées sur le courrier. La qualité de l'impression peut d'ailleurs être contrôlée par un inspecteur de bpost.

Au coût de la machine, il faudra ajouter celui des consommables. Il s'agit principalement de l'encre d'impression, fournies en bouteilles ou en cartouches, et dont le prix variera de 50 à plusieurs centaines d'euros en fonction de la quantité d'impression potentielle de la MAA. D'autres postes sont optionnels suivant l'utilisation que l'on veut faire de la machine: les étiquettes à apposer sur les colis et paquets, les logiciels de gestion des périphériques et de connexion avec le fournisseur ou la poste, l'achat et la mise en page des flammes publicitaires…

Et pour les petits volumes de courrier?

Une entreprise qui gère un courrier quotidien relativement faible avec quelques mailings restreints sur l'année a-t-elle intérêt à investir dans l'achat ou la location d'une MAA?

La réponse est affirmative. Outre l'économie directe sur le prix du timbre, elle économisera sur le temps de travail qu'elle aurait perdu à aller acheter les timbres et à rechercher les tarifs corrects d'affranchissement. L'aspect des envois sera également plus professionnel avec l'impression nette et personnalisable de l'empreinte. De plus, disposer de sa propre MAA, offre plus de souplesse dans la gestion des envois groupés: la réalisation d'un mailing peut être étalée sur une certaine période, un fonctionnement bien adapté aux petites équipes, alors que ce mailing devra être produit en une seule fois si son envoi a été confié à une société de routage.

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