Tankkaart tco berekenen: de totale kost van een tankkaart voor uw bedrijf

Voor Belgische KMO’s met een wagenpark is de tankkaart een onmisbare tool voor efficiëntie en het beheer van de brandstofkosten.

De totale kost (Total Cost of Ownership of TCO) van een tankkaart bedrijf wordt echter vaak onderschat, omdat veel bedrijven zich enkel focussen op de maandelijkse abonnementskosten.

Dit diepgaande artikel helpt u de TCO van uw tankkaarten bedrijven in 2025 correct te berekenen, zodat u een weloverwogen en financieel verstandige beslissing kunt nemen.

De 5 componenten van de totale kost (TCO) van een tankkaart

De TCO is de som van alle kosten die direct en indirect verbonden zijn aan het gebruik van de tankkaart bedrijf , gemeten over een bepaalde periode (meestal één jaar).

Het berekenen van de TCO is essentieel om de werkelijke winstgevendheid van uw tankkaarten bedrijven te bepalen, en om de beste partner te kiezen.

1. De directe kosten: de basale prijs van een tankkaart

Dit zijn de meest transparante en zichtbare kosten. Ze vormen de basis van de  tankkaartprijs tankkaart:

• Vaste Abonnements- of Servicekosten: Dit is de maandelijkse of jaarlijkse vergoeding per kaart of per vloot. In België liggen deze kosten typisch tussen de €1,50 en €5,00 per kaart per maand. Sommige aanbieders bieden ‘gratis’ kaarten aan, maar compenseren dit vaak met hogere transactiekosten of een minder voordelige brandstofprijs.
• Emissiekosten (Eenmalig): De eenmalige kost om de kaart te produceren en te activeren. Vaak rond de €5 tot €10 per kaart.
• Transactiekosten: Een kleine vergoeding per tankbeurt, vooral bij gebruik van de kaart buiten het eigen netwerk. Dit kan een vast bedrag zijn (bv. €0,20 per transactie) of een percentage van het getankte bedrag.

2. De verborgen kosten: waar KMO’s vaak overheen kijken

Deze kosten zijn minder zichtbaar, maar kunnen de tankkaartprijs tankkaart aanzienlijk opdrijven als u niet oplet:

• Administratieve kosten per factuur: Sommige tankkaarten bedrijven rekenen een toeslag voor de verwerking van papieren facturen of voor het downloaden van gedetailleerde digitale rapporten. Dit kan variëren van €2 tot €7 per factuur.
• Kosten voor vervanging van de kaart: Bij verlies, diefstal of beschadiging van de tankkaart bedrijf wordt een vervangingskost aangerekend. Reken op €10 tot €25 per vervangende kaart.
• Niet-gebruik boetes: Sommige contracten bevatten een minimale gebruiksvereiste. Als de vloot de kaart te weinig gebruikt, kan een boete in rekening worden gebracht.
• Kosten voor andere diensten: Gebruik van de kaart voor tolbetaling, wasstraten of parkeren kan extra vergoedingen met zich meebrengen.

3. Brandstofprijsstrategieën: de grootste TCO-factor

De werkelijke brandstofprijs die u betaalt, is veruit de belangrijkste factor in de TCO.

De kosten van tankkaarten bedrijven  kunnen laag lijken, maar als de brandstofprijs ongunstig is, verliest u veel geld.

Prijsmodellen in België:

Voor een KMO die 10.000 liter brandstof per jaar verbruikt, kan een verschil van €0,05 per liter al €500 op de jaarlijkse TCO schelen. Dit weegt zwaarder door dan de vaste kosten van de tankkaartprijs tankkaart.

4. De baten (ROI): de ‘negatieve’ TCO-component

De tankkaart bedrijf genereert, indien correct gebruikt, een aanzienlijke Return on Investment (ROI) die de kosten van de kaart ruimschoots compenseert. Deze besparingen maken deel uit van de 'negatieve TCO':

• Tijdswinst en administratieve vereenvoudiging: Elimineert het beheer van individuele bonnetjes en de terugvordering van kleine voorschotten. Dit bespaart uren loonkosten per maand op de boekhouding.
• BTW-recuperatie: Alle transacties staan op één gecentraliseerde, BTW-conforme factuur. Dit maakt de driemaandelijkse BTW-recuperatie veel eenvoudiger.
• Fraude- en gebruiksdrempelcontrole: De meeste tankkaarten bedrijven bieden digitale tools om het verbruik per voertuig te monitoren en limieten in te stellen. Dit vermindert onnodig of privégebruik en eventuele fraude.
• Netwerkkorting: Het verkrijgen van een vaste korting per liter die u als individuele consument niet zou krijgen.

5. De TCO van kapitaal en werklast (Flow Management)

Hoewel dit geen directe kaartkosten zijn, heeft de tankkaart bedrijf een impact op uw cashflow en uw operationele kosten die in de TCO moeten worden meegenomen:

• Cashflow Voordeel: De betaling op krediet (bv. 14 dagen na de factuur) geeft u kapitaalvoordeel ten opzichte van directe betalingen met debetkaart. Dit is een financiële winst.
• Interne Loonkosten: Bereken de tijd die uw boekhouder bespaart door één geconsolideerde factuur te verwerken in plaats van tientallen losse bonnetjes. Deze besparing in manuren is een directe TCO-verlaging.

TCO-berekening: een praktijkvoorbeeld in 2025

Laten we de TCO berekenen voor een kleine Belgische vloot (5 kaarten) met een gemiddeld jaarlijks verbruik van 2.000 liter per voertuig (totaal 10.000 liter).

We vergelijken twee aanbieders, A (lage vaste kosten) en B (hoge vaste kosten, betere brandstofprijs):

Zoals het voorbeeld in 2025 duidelijk aantoont, is Aanbieder B, ondanks de hogere vaste tankkaartprijs tankkaart, de winstgevendere optie. De besparing op de brandstofprijs compenseert de vaste kosten ruimschoots en resulteert in een aanzienlijk lagere totale kost van de vloot.

Kijk verder dan de vaste kosten

Het bepalen van de TCO van uw tankkaarten bedrijven is een essentiële strategische oefening.

Focus niet enkel op de maandelijkse vergoedingen, maar weeg de brandstofprijsstrategie, de dekking en de administratieve besparingen mee in uw analyse.

Een tankkaart bedrijf is pas écht rendabel wanneer de besparingen op brandstof, BTW-recuperatie en administratie de som van alle directe en verborgen kosten overstijgen.

Gebruik de TCO-methodologie om de werkelijke waarde te vinden voor uw KMO.