Tankkaart aanvragen zonder bedrijfswagen: simpel uitgelegd

De tankkaart, in Nederland vaak tankpas genoemd, wordt vaak ten onrechte gekoppeld aan een groot wagenpark of een leasecontract.

Dit is niet langer de realiteit. In de moderne zakelijke omgeving is een tankkaart aanvragen, zelfs zonder een bedrijfswagen, een cruciale stap voor elke ondernemer, van ZZP tot MKB.

Of uw werknemers nu hun voertuig gebruiken voor zakelijke ritten, of u de brandstofkosten efficiënt wilt beheren: de tankpas, mits goed gekozen, biedt immense voordelen.

Dit diepgaande artikel legt simpel uit hoe u een tankpas aanvraagt, vergelijkt de kosten en dekking van de belangrijkste tankkaarten, en helpt u bij het vinden van de beste oplossing voor uw type bedrijven. Wij focussen hierbij op de Belgische en Europese markt.

⛽️ Verschillende type tankpassen en hun dekking

De markt van tankkaarten  en tankpassen is complex. Het kiezen van de juiste tankkaart begint bij het begrijpen van het verschil tussen de beschikbare types, specifiek voor bedrijven en ondernemers.

Netwerkkaarten versus universele kaarten: De Europa dekking

De belangrijkste onderscheiding is het netwerk waar u kunt tanken:

• Universele Tankkaarten/Tankpassen: Bieden de breedste dekking en zijn ideaal voor ondernemers die vaak in het buitenland rijden of maximale flexibiliteit wensen. Ze zijn acceptabel bij duizenden tankstations van diverse merken. Deze kaarten zijn de facto Europese tankkaarten, waardoor de administratie van BTW-teruggave uit verschillende landen sterk wordt vereenvoudigd.
• Merkgebonden Tankpassen: Deze tankkaarten zijn beperkt tot één merk (bijv. Shell, Q8, Esso). Het voordeel is vaak een hogere gegarandeerde korting op de pompprijs. Hoewel ze vaak partnerschappen hebben, is de dekking in Europa zelden zo uitgebreid als bij universele tankpassen.

De opkomst van de laadpas en hybride kaarten

Voor ondernemers met elektrisch of hybride voertuigen  is de laadpas of een hybride tankpas onmisbaar.

Een moderne tankpas moet ook kunnen dienen als laadpas om te kunnen laden bij openbare laadpunten.

Leveranciers zoals MoveMove bieden een geïntegreerde oplossing die zowel tanken als laden combineert, wat ideaal is voor een divers wagenpark.

De dekking van de laadpunten is een cruciale factor bij de vergelijking van tankkaarten in de huidige markt.

De laadpas-functie zorgt ervoor dat de administratie van elektrisch laden op dezelfde factuur komt als de brandstof-kosten, wat een gigantische voordelen biedt voor de BTW-verwerking.

💰 Kosten en voordelen: een tankpas zonder extra administratie

Een tankpas verlaagt de kosten  niet alleen door korting, maar vooral door de vermindering van administratie. Wat zijn de voordelen van het hebben van een tankkaart? De belangrijkste voordelen zijn administratieve efficiëntie en fiscale controle.

De boekhouding vereenvoudigen: BTW en de maandelijkse factuur

De grootste winst voor elk bedrijf of ZZP'er zit in de boekhouding. In plaats van tientallen losse bonnetjes, ontvangt u één overzichtelijke, BTW-conforme factuur van de tankkaart leverancier. Dit:

• Bespaart Tijd: Geen manuele invoer meer van brandstof- en laden-kosten.
• Vermindert Fouten: De factuur is gegarandeerd correct en voldoet aan alle wettelijke eisen voor BTW-recuperatie.
• Optimaliseert BTW-beheer: De BTW op brandstof is in België en Nederland 100% recupereerbaar voor de professionele kilometers, mits de juiste documentatie. Voor Europese tankkaarten wordt vaak de BTW uit andere landen voorgefinancierd of automatisch teruggevraagd.

Kostenbeheer, veiligheid en de extra diensten app

Voor ondernemers die meerdere tankkaarten aan werknemers uitgeven, biedt het systeem ongeëvenaarde controle:

• Limieten instellen: U kunt per kaart limieten instellen (per dag, week of maand). Dit voorkomt misbruik en beveiligt de kosten.
• Transparantie via App: Via het online portaal of de app van de leverancier kunt u in real-time zien waar, wanneer en hoeveel er getankt is. De app is een cruciaal onderdeel van de diensten die aangeboden worden, vooral voor ZZP'ers die hun administratie onderweg willen beheren.
• Extra Diensten: Veel tankkaarten bieden extra diensten zoals tolbetaling en parkeren, die allemaal op dezelfde maandeljikse factuur verschijnen.

✅ Tankkaart aanvragen zonder bedrijfswagen: de regels voor ZZP en MKB

Kan ik een tankkaart krijgen zonder een bedrijfswagen te bezitten? Het antwoord is een volmondig Ja. De tankpas is een B2B-product, niet gekoppeld aan een individueel voertuig, maar aan uw bedrijf.

Kredietcheck, borg en de MKB/ZZP voorwaarden

Hoewel u geen voertuig op naam van het bedrijf hoeft te hebben, zal de leverancier wel een kredietcheck uitvoeren. De vereisten zijn simpel:

• U moet ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel (KVK) en een geldig BTW-nummer hebben. Dit geldt voor zowel MKB als ZZP.
• Borg: Sommige leveranciers vragen bij kleinere ZZP- en MKB-bedrijven een borg. Deze borg dient als financiële zekerheid en is doorgaans een vast bedrag of gelijk aan de geschatte maandeljikse limiet.
• Abonnement en Gratis Gebruik: Er zijn tankpassen die een gratis gebruik zonder abonnement bieden, specifiek voor ZZP'ers. Deze kaarten dekken hun kosten meestal via een lichte toeslag op de pompprijs.

Tankkaart voor eigen wagen van werknemers

De tankpas zonder bedrijfswagen  is perfect voor werknemers die met hun eigen wagen (privévoertuig) zakelijke kilometers maken.

De tankkaart fungeert dan als een gecontroleerd hulpmiddel voor de terugbetaling van de brandstofkosten die strikt voor de zaak worden gebruikt. De administratie is via de app en de factuur volledig traceerbaar.

🔎 Vergelijken: de beste tankkaarten en dekkingsopties

Wat zijn de verschillen tussen tankkaarten aangeboden door verschillende leveranciers? De verschillen liggen in het netwerk, de kostenstructuur, en de extra diensten.

Het is essentieel om de tankkaart te kiezen die het beste bij uw rijgedrag past.

Europese tankkaarten en hun diensten

Wanneer u de beste tankpassen vergelik, moet u de focus leggen op het netwerk. Veel ondernemers hebben behoefte aan dekking in Europa.

Europese tankkaarten bieden extra diensten zoals tol en BTW-teruggave uit het buitenland, die essentieel zijn voor internationaal zakelijke verkeer.

Analyse van de extra diensten: Parkeren en de app

Een tankpas is pas echt de beste oplossing als de extra diensten aan uw behoeften voldoen.  Parkeren is een frequente kostenpost.

Veel moderne tankkaarten (zoals die van MoveMove) bieden parkeren via een app of de kaart, waarbij alle kosten op de gecentraliseerde factuur komen.

Dit elimineert de noodzaak voor extra parkeer-apps of losse declaraties, wat de administratie significant verlicht.

🎯 Gids: hoe de beste tankpas kiezen voor uw bedrijf

Hoe kies ik de juiste tankkaart voor mijn bedrijf? De kern van de beslissing ligt in de afweging tussen dekking en kosten.

Stap 1: Analyse van het tankgedrag en dekkingsbehoefte

• Type Voertuig: Rijdt u elektrisch/laden of brandstof/tanken? Een laadpas of hybride tankpas is dan vereist. Zorg voor voldoende dekking van de laadpunten.
• Gebied: Is dekking in het buitenland/Europa essentieel? Zo ja, kies een Europese universele tankpas.

Stap 2: Vergelijken van de kostenstructuur (TCO)

Vraag offertes aan bij verschillende leveranciers en vergelijk de totale kosten. Let op: sommige tankkaarten lijken gratis te zijn (zonder abonnement), maar rekenen hogere transactiekosten of vragen een hoge borg.

De TCO (Total Cost of Ownership) is de enige manier om de beste tankpas voor uw type bedrijven te vinden:

TCO = (Abonnementkosten + Transactiekosten + Borgkosten) - (Korting op Brandstof + Besparing op Administratie)

💡 Tankpas als must-have voor ondernemers

De tankkaart aanvragen zonder bedrijfswagen is niet alleen simpel, maar noodzakelijk voor de fiscale gezondheid van uw MKB of ZZP zaak. De tankpas transformeert onoverzichtelijke brandstof-uitgaven in een gestroomlijnde, BTW-conforme factuur en biedt maximale controle over uw voertuig-kosten.

Door de kosten, de dekking van tankstations en laadpunten, en de extra diensten van Europese tankkaarten zorgvuldig te vergelijken, vindt u de beste tankpas die perfect geschikt is voor uw bedrijf, ongeacht de grootte van uw wagenpark.

De juiste tankpas is uw partner in het maximaliseren van de BTW-teruggave en het minimaliseren van de maandeljikse kosten.