Quelles sont les obligations pour mon système de caisse en Belgique ?

Pour les professionnels belges, la conformité de leur système de caisse aux réglementations en vigueur est non seulement une obligation légale, mais aussi une garantie de transparence et de sécurité fiscale.

Vérifier cette conformité est crucial pour éviter les sanctions et s'assurer d'une gestion saine de son activité.

La législation Belge et les systèmes de caisse

En Belgique, la principale réglementation concernant les systèmes de caisse est l'Arrêté Royal relatif aux systèmes de caisse enregistreuse (le plus souvent appelé "loi sur le système de caisse enregistreuse" ou "White Box"). Cette loi vise à lutter contre la fraude fiscale , notamment dans le secteur de l'horeca, mais elle a des implications plus larges pour d'autres commerces.

La conformité implique l'utilisation d'un Système de Caisse Enregistreuse (SCE) certifié, souvent appelé "caisse blanche". Ce système doit être équipé d'une Fiscal Data Module (FDM) ou "black box", un petit boîtier sécurisé qui enregistre toutes les transactions et les transmet aux autorités fiscales de manière inaltérable.

Comment vérifier la conformité ?

Pour vous assurer que votre système de caisse est conforme aux normes belges, voici les points clés à vérifier :

• Certification du logiciel et du matériel : Le logiciel de caisse que vous utilisez, ainsi que le matériel (le terminal de caisse lui-même), doivent être certifiés par le SPF Finances. Les fournisseurs de SCE agréés peuvent vous fournir une attestation de conformité.
• Présence du Fiscal Data Module (FDM) : Votre caisse doit impérativement être connectée à un FDM actif et fonctionnel. C'est ce module qui garantit l'enregistrement sécurisé et l'envoi des données fiscales.
• Procédure d'activation et d'enregistrement : Vous devez avoir suivi la procédure d'activation et d'enregistrement de votre SCE auprès du SPF Finances. Un numéro d'enregistrement unique vous sera attribué.
• Edition des tickets fiscaux : Chaque transaction doit générer un ticket fiscal comportant des informations spécifiques (numéro du FDM, numéro du ticket, heure, etc.). Le client doit pouvoir obtenir ce ticket.
• Mises à jour régulières : Assurez-vous que votre fournisseur de SCE propose des mises à jour régulières pour que votre système reste en phase avec les évolutions législatives.

N'hésitez pas à contacter votre fournisseur de système de caisse ou à consulter le site web du SPF Finances pour les informations les plus à jour et les listes de SCE certifiés. La conformité est un gage de sérénité pour votre activité.