Caisse enregistreuse : quelles sont les normes en Belgique ?

La question de la conformité d'un système de caisse en Belgique est absolument cruciale pour toute entreprise du secteur Horeca (hôtellerie, restauration et catering) et, de plus en plus, pour d'autres secteurs.

L'État belge utilise le Système de Caisse Enregistreuse (SCE)  – souvent surnommé la "Black Box" – pour lutter contre la fraude fiscale.

Si votre activité dépasse certains seuils de chiffre d'affaires (à vérifier annuellement auprès du SPF Finances), la conformité n'est pas une option, c'est une obligation légale stricte.

L'enjeu est de taille : une caisse non conforme peut entraîner de lourdes amendes et des redressements fiscaux.

Qu'est-ce que le SCE ou "Black Box" ?

Le SCE est un dispositif technique obligatoire qui enregistre toutes les transactions de votre caisse et les rend infalsifiables. Il se compose de trois éléments interdépendants :

• D'une caisse enregistreuse certifiée par le SPF Finances (logiciel et matériel).
• D'un module de contrôle (la "Black Box") qui stocke les données brutes des transactions de manière sécurisée et cryptée.
• D'un VSC (VAT Signing Card), une carte personnalisée pour l'entreprise qui sécurise et signe électroniquement les transactions, garantissant leur authenticité.

Pour vérifier la conformité de manière proactive, vous devez impérativement exiger de votre fournisseur un certificat de certification du matériel délivré par l'administration fiscale belge.

Ce certificat est la preuve tangible que la caisse est apte à fonctionner avec le module de contrôle. De plus, un prestataire expérimenté vous fournira une attestation d'installation et de paramétrage conforme aux dernières directives fiscales.

Au-delà du fisc : Les normes sanitaires AFSCA

Si vous opérez dans le secteur alimentaire, votre système de caisse peut également être indirectement lié aux normes de l'AFSCA (Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire).

Un système de caisse moderne et bien paramétré doit pouvoir gérer, par exemple, la mention des allergènes et la traçabilité des produits pour faciliter vos propres contrôles internes. Assurez-vous que votre TPV peut générer des reçus détaillés respectant toutes les exigences légales de description des produits.

Choisir un système de caisse intégré et certifié SCE par des professionnels belges est la seule façon de garantir une tranquillité d'esprit lors d'un contrôle fiscal ou sanitaire. Ne faites jamais de compromis sur la certification de votre matériel.

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