Quelles règles encadrent l’usage des caisses enregistreuses ?

Depuis plusieurs années, la majorité des exploitants Horeca en Belgique sont soumis à des obligations légales strictes en matière d’encaissement. En 2025, l’usage d’un Système de Caisse Enregistreuse (SCE) certifié reste obligatoire pour toutes les entreprises concernées par les services de restauration soumis à la TVA à 12 %.

Ce dispositif, mis en place par le SPF Finances, vise à renforcer la transparence des transactions et à lutter efficacement contre la fraude fiscale.

Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un SCE en 2025 ?

L'obligation dépend toujours du seuil des 10 % : si au moins 10 % du chiffre d’affaires total proviennent de services de restauration, l’entreprise doit utiliser un SCE certifié.

Cela inclut non seulement les établissements horeca traditionnels (restaurants, brasseries, traiteurs), mais aussi toute entreprise possédant une activité de restauration complémentaire : commerces proposant un corner food, magasins de meubles avec un espace café, boulangeries avec consommation sur place, etc.

Exigences techniques en 2025

En 2025, le SCE doit toujours se composer des trois éléments obligatoires :

• Une caisse certifiée (software conforme aux exigences du SPF Finances)

• Un module de contrôle intelligent (MCI)

• Une carte VSC (VAT Signing Card)

Les systèmes certifiés doivent respecter les normes de sécurité actualisées et garantir l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité des opérations.

Le SPF Finances met à disposition une liste officielle et mise à jour des systèmes de caisse certifiés ainsi que des fabricants/distributeurs autorisés.

Enregistrement obligatoire en ligne

Une fois le SCE acquis, l’entreprise doit procéder à son enregistrement via l’application en ligne du SPF Finances.
Cet enregistrement reste obligatoire en 2025 pour :

• les exploitants Horeca ou assimilés,

• les fabricants,

• les installateurs et distributeurs de SCE.

L’enregistrement permet au SPF Finances de contrôler la conformité du matériel et d’assurer la traçabilité des installations.

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