Multi-terminal Horeca kassa: De beste oplossing voor grote zaken

Voor drukke horecazaken – denk aan restaurants met zowel een zaal als een terras, hotels met meerdere bars, of grote evenementenlocaties – is één vaste kassa onhoudbaar.

De oplossing ligt in een multi-terminal kassasysteem, een digitaal netwerk dat de zaal, de bar, de keuken en het management met elkaar verbindt.

Deze gids analyseert de beste opties voor het beheer van meerdere terminals in de Belgische horeca, zodat u kunt kiezen voor snelheid en efficiëntie zonder in te boeten aan GKS-conformiteit.

De uitdagingen van meerdere verkooppunten 🚧

Meerdere servicepunten creëren complexe logistieke problemen die een simpele kassa niet kan oplossen. Een goed systeem moet synchroniciteit en betrouwbaarheid garanderen.

De noodzaak van centrale data en voorraad

Bij gebruik van losse kassa's zijn de dagtotalen en de voorraadaftrek vaak verdeeld over verschillende databestanden.

Een multi-terminal systeem lost dit op door alle transacties te centraliseren op één server, meestal in de cloud.

• Uniforme prijzen: Prijswijzigingen of promoties worden onmiddellijk op alle terminals doorgevoerd, van de hoofdbar tot de mobiele tablet op het terras.
• Centraal voorraadbeheer: De voorraad wordt in real-time aangepast, ongeacht of het product via de zaal, de bar of de afhaalservice is verkocht.

De communicatie-flow: zaal, keuken en bar

De snelheid van de dienstverlening hangt af van hoe snel een bestelling van de ober naar de juiste bereidingslocatie wordt gestuurd.

Een multi-terminal  opstelling elimineert papieren bonnen en mondelinge misverstanden:

• Directe routering: De bestelling voor een cocktail gaat naar de barprinter, terwijl de maaltijd naar de keukenprinter of het Kitchen Display System (KDS) wordt gestuurd.
• Naadloze koppelverkoop: Indien een klant verhuist van het terras naar binnen, kan het systeem de openstaande rekening naadloos overdragen naar een andere terminal of handheld.

De drie architecturen van multi-terminal systemen 🏗️

De keuze van de oplossing hangt af van de omvang, de indeling van uw zaak en de gewenste betrouwbaarheid. We vergelijken de drie meest voorkomende architectuurmodellen.

De cloud-gebaseerde oplossing (SaaS)

Dit is de meest moderne en flexibele architectuur, aanbevolen voor de meeste KMO's. Alle data wordt opgeslagen op een externe server (de cloud).

• Voordelen: Eenvoudige installatie (gebruik van bestaande tablets/iPads), lage initiële hardwarekosten en u bent altijd up-to-date. Ideaal voor mobiele terminals en pop-ups.
• Nadelen: Afhankelijk van een stabiele internetverbinding. Hoewel moderne systemen vaak een offline-modus hebben, is de synchroniciteit enkel gegarandeerd met een goede WiFi.
• Marktspelers: Veel moderne GKS-gecertificeerde oplossingen in België werken op deze manier (bv. Lightspeed, Mews POS).

De lokale server oplossing (on-premise)

Bij dit traditionele model is er één hoofdserver in uw zaak die alle kassa's lokaal aanstuurt. De kassa's communiceren via een lokaal netwerk (LAN).

• Voordelen: Hoge betrouwbaarheid; het systeem werkt zelfs bij internetstoringen. Geschikt voor grote complexen waar de stabiliteit van de lokale verbinding cruciaal is.
• Nadelen: Hoge initiële kosten (aankoop en onderhoud van de server), minder flexibel voor mobiele oplossingen buitenshuis.

Hybride systemen (het beste van twee werelden)

Veel topleveranciers  bieden een hybride model: de data wordt primair in de cloud opgeslagen, maar de lokale terminals hebben een back-up van de data en kunnen offline blijven functioneren.

Zodra de internetverbinding hersteld is, synchroniseren ze automatisch. Dit biedt de flexibiliteit van de cloud met de betrouwbaarheid van een lokale back-up.

Essentiële functies voor multi-terminal beheer 🎯

Bij meerdere verkooppunten zijn de volgende functies van de software onmisbaar om chaos te voorkomen.

Splitsen en overdragen van rekeningen

Dit is essentieel in de Belgische horeca. Het systeem moet met één druk op de knop een rekening kunnen splitsen over meerdere personen, of een rekening van het terras kunnen overdragen naar de zaal wanneer gasten van plek veranderen.

Toegangscontrole en rollenbeheer

Niet elke terminal of werknemer heeft dezelfde rechten. Het systeem moet u toestaan om gedetailleerde gebruikersrechten in te stellen:

• Barpersoneel kan geen kortingen geven.
• Keukenpersoneel heeft enkel toegang tot het KDS.
• Managers kunnen de volledige omzet van alle terminals inzien.

Dit verhoogt de beveiliging en vermindert de kans op interne fraude.

Geïntegreerd voorraadbeheer per locatie

Voor hotels of evenementenlocaties met verschillende bars en restaurants is het cruciaal dat de voorraad per locatie (kostencentrum) wordt bijgehouden.

Dit maakt accurate kostenanalyse en efficiënte bevoorrading mogelijk.

De software moet automatisch doorbelasten aan de juiste afdeling (bv. de wijn is verkocht door Restaurant A, niet door Bar B).

De compliance factor: GKS multi-terminal 🛡️

De GKS-verplichting is evenzeer van toepassing op elk verkooppunt dat aan de omzetcriteria voldoet.

Dit brengt een extra technische vereiste met zich mee.

Certificering van alle punten

Controleer altijd of de leverancier garandeert dat álle terminals – inclusief mobiele handhelds en extra barpunten – correct communiceren met de centrale GKS-module.

Transacties die via een mobiele terminal worden ingevoerd, moeten op exact dezelfde wijze als een vaste kassa in de "Black Box" worden geregistreerd.

Een controleur van de FOD Financiën accepteert geen uitzonderingen voor mobiele apparaten.

Betrouwbaarheid: wat bij netwerkuitval?

Als uw internetverbinding uitvalt, is het van vitaal belang dat de GKS-data lokaal wordt gebufferd en bewaard blijft totdat de Black Box weer online is.

Hybride systemen blinken hierin uit, wat u gemoedsrust geeft tijdens drukke momenten met slechte connectiviteit.

Vergelijking: lokale server vs. cloud POS

Uw beslissing hangt af van uw prioriteiten. Het overzicht hieronder helpt u bij de afweging.

De juiste keuze voor multi-terminal horeca

De cruciale investering in doorstroming

Het beheer van een complex horecanetwerk vereist een systeem dat met u meegroeit. Een goed gekozen multi-terminal systeem is de motor van uw zaak: het verhoogt de productiviteit van uw personeel, minimaliseert de wachttijden voor uw klanten en geeft u één centraal, foutloos overzicht van uw financiën.

Kies voor een GKS-gecertificeerde oplossing die de synergie tussen uw verschillende servicepunten verbetert, zodat u zich kunt concentreren op wat echt telt: een excellente gastervaring.

Bent u klaar om de ideale multi-terminal oplossing voor uw horecazaak te vinden en uw logistiek te stroomlijnen?