Multifunctional printer kiezen? De gids voor efficiëntie & TCO

De kantoortechnologie heeft een enorme evolutie doorgemaakt. Waar vroeger een aparte kopieermachine, een printer, een scanner en een faxmachine nodig waren, volstaat tegenwoordig één apparaat: de multifunctional printer (MFP), ook wel all-in-one printer genoemd.

De keuze tussen een gespecialiseerde kopieermachine en een multifunctional is cruciaal voor elk bedrijf dat efficiëntie en kostenbesparing nastreeft.

Het is niet langer een kwestie van alleen printen; het gaat om het creëren van een gecentraliseerd digitaal en analoog documentenbeheer.

Dit diepgaande artikel belicht de kenmerken, vergelijkingen, voordelen, en aankoopgidsen om u te helpen de beste beslissing te nemen voor uw zakelijke omgeving.

Definitie en kenmerken van multifunctional printers (MFP's)

De multifunctional printer is een onmisbare schakel geworden in het moderne kantoor.

Zoals de naam al doet vermoeden, combineert een MFP meerdere functies in één compacte unit, wat zorgt voor een enorme ruimtebesparing en een vereenvoudiging van de workflow.

Typische functies van een multifunctional

Een typische MFP biedt vier kernfuncties, waardoor de noodzaak voor gespecialiseerde, single-function printers wegvalt:

• Printen (Printing): De primaire functie, vaak beschikbaar in lasertechnologie (voor snelheid en volume) of inkjettechnologie (voor kleurkwaliteit en lagere initiële kosten). De MFP kan dubbelzijdig (duplex) printen.
• Kopiëren (Copying): De functionaliteit die de klassieke kopieermachine vervangt. Dit omvat vaak functies zoals sorteren, vergroten/verkleinen en meerdere pagina's per vel (N-up).
• Scannen (Scanning): Het digitaliseren van fysieke documenten. Moderne MFP's beschikken over Automatic Document Feeders (ADF) voor het snel scannen van stapels papier en ondersteunen scannen naar e-mail, netwerkmappen (SMB/FTP) of de cloud.
• Faxen (Faxing): Hoewel minder gebruikelijk, is de faxfunctie (vaak via internet, of "e-fax") nog steeds beschikbaar voor sectoren die dit wettelijk vereisen.

Daarnaast bieden professionele MFP's geavanceerde beveiligingsfuncties, zoals gebruikersauthenticatie, versleutelde afdrukken en beveiligde documentopslag, wat essentieel is voor gegevensbeheer volgens de AVG/GDPR.

Vergelijking: multifunctional vs. traditionele single-function printers

De fundamentele vraag is: wanneer kiest men voor een multifunctional en wanneer voor een klassieke kopieermachine of een single-function printer ?

Kosten en efficiëntie

Hoewel een single-function laserprinter gespecialiseerd kan zijn in zeer hoge snelheden (bijv. > 70 ppm), biedt de MFP een betere Total Cost of Ownership (TCO) voor de meeste kantooromgevingen.

De kosten van multifunctional printers zijn doorgaans concurrerender per geprinte pagina dan die van de single-function printers, vooral bij de professionele modellen die gericht zijn op heavy printing tasks.

Voordelen van multifunctional printers in diverse omgevingen

De flexibiliteit van MFP's maakt ze geschikt voor een breed scala aan toepassingen, van kleine thuiskantoren tot grote bedrijfsnetwerken.

Voordelen in verschillende settings

• Kleine en Middelgrote Ondernemingen (KMO's): Ruimtebesparing en TCO zijn cruciaal. Een enkele MFP fungeert als centrale hub, waardoor het beheer van IT-apparatuur wordt vereenvoudigd. Het maakt het mogelijk om te starten met een lage initiële kost en te groeien met een schaalbaar onderhoudscontract.
• Grote Bedrijven en Corporates: De nadruk ligt op de beveiligings- en netwerkfuncties. De MFP ondersteunt pull-printing (veilige afdrukken vrijgeven met een badge) en gedigitaliseerde workflows, essentieel voor het naleven van interne en externe regelgeving.
• Thuiskantoren/hybride werken: De compactheid en de all-in-one-functionaliteit zijn onverslaanbaar. Een kleinere MFP biedt scancapaciteit voor administratie en afdrukken voor dagelijks gebruik.

De belangrijkste voordelen van het gebruik van multifunctional printers zijn de verbetering van de productiviteit door workflow automatisering. Denk aan vooraf gedefinieerde scanprofielen die automatisch documenten naar de juiste afdeling of cloudservice sturen, wat tijd en fouten bespaart.

Belangrijkste fabrikanten en modellen

De markt voor multifunctional printers is volwassen en wordt gedomineerd door enkele grote spelers die gespecialiseerde modellen aanbieden voor elk segment.

Belangrijke fabrikanten en hun focus

• Konica Minolta (bizhub-serie) en Ricoh (IM-serie): Historisch sterk in de kopieermachine sector. Hun MFP's zijn ontworpen voor heavy printing tasks en bieden de meest geavanceerde afwerkingsopties (nieten, perforeren, boekjes maken). Ideaal voor grote kantoren en reprografische afdelingen.
• Xerox (VersaLink/AltaLink): Bekend om hun geavanceerde software en connectiviteit (App Gallery). Ze leggen de nadruk op de digitale workflow en integratie met cloud-applicaties.
• Canon (imageRUNNER-serie) en HP (PageWide/LaserJet Enterprise): Bieden een breed scala aan betrouwbare apparaten, van compacte MFP's tot krachtige kantoormachines. HP's PageWide technologie biedt hoge snelheden tegen lage CPP.

Wanneer u modellen selecteert voor heavy printing tasks, let dan op de Duty Cycle (maximale maandelijkse belasting) en de aanbevolen afdrukvolumes. Machines met een hoge Duty Cycle (bijv. > 100.000 pagina's per maand) zijn essentieel voor het MKB en grote bedrijven.

Richtlijnen: hoe kiest u een multifunctional printer?

Het selecteren van de juiste MFP vereist een grondige analyse van uw behoeften. De kosten van multifunctional printers variëren sterk op basis van de snelheid en de geboden functionaliteit.

Wat te overwegen bij het selecteren van een MFP voor uw bedrijf?

• Analyse van het Volume (Duty Cycle): Hoeveel pagina's print, kopieert en scant uw kantoor gemiddeld per maand? Dit bepaalt of u een desktop MFP (laag volume) of een floor-standing MFP (hoog volume) nodig heeft.
• Afdruksnelheid (PPM): Snelheden variëren van 20 tot meer dan 60 Pagina's Per Minuut (PPM). Voor een kantoor met 10-20 werknemers is 30-40 PPM vaak voldoende.
• Kleur versus Zwart-Wit: Kleurafdrukken zijn duurder. Bepaal het percentage kleurenafdrukken (coverage) om de werkelijke TCO te berekenen. Voor de meeste zakelijke behoeften is een kleuren-MFP vereist.
• Connectiviteit en Software: Is Wi-Fi, Ethernet en NFC (Near Field Communication) vereist? Zorg ervoor dat de MFP compatibel is met uw mobiele apparaten en cloud-services (Google Drive, Microsoft SharePoint).
• Beveiliging: Essentieel. Kies voor modellen met versleutelde harde schijven, gebruikersauthenticatie via PIN of pasjeslezer en automatische firmware-updates om kwetsbaarheden te minimaliseren.
• Scancapaciteit: Als scannen een primaire taak is, kies dan een model met Dual-Scan Document Feeder (scant beide zijden in één doorgang) voor maximale efficiëntie.

Hoe verhouden de kosten zich?

De kosten van multifunctional printers bestaan uit twee componenten:

• Aankoop/Leaseprijs: De initiële kosten van het apparaat. Professionele MFP's (vloermodellen) worden vaak geleased over een periode van 3 tot 5 jaar.
• Verbruikskosten (CPP): Dit is de belangrijkste factor voor de TCO. De Cost Per Page omvat toner, drum en onderhoud. Zorg ervoor dat de CPP voor zwart-wit en kleur duidelijk in het contract wordt vastgelegd.

Over het algemeen is de initiële kost van een MFP hoger dan die van een single-function printer, maar de CPP van een MFP, vooral in het high-volume segment, is veel lager.

De multifunctional als centrale workflow hub

De dagen van de stand-alone kopieermachine zijn voor de meeste bedrijven geteld. De moderne MFP is veel meer dan een apparaat; het is een gecentraliseerde workflow hub die de productiviteit verhoogt en de documentbeveiliging garandeert.

Door de functionaliteiten van printen, kopiëren en scannen te bundelen, wordt niet alleen de fysieke ruimte geoptimaliseerd, maar ook het beheer van de IT-infrastructuur vereenvoudigd.

Door de richtlijnen voor volume, snelheid en TCO te volgen, kan elk bedrijf de multifunctional printer vinden die perfect aansluit bij hun operationele behoeften en hun ambities voor digitale transformatie ondersteunt.

De investering in een geschikte multifunctional printer is een investering in de efficiëntie en veiligheid van uw dagelijkse bedrijfsvoering.