Laser of inkjet: welke MFP past bij uw bedrijf?

Het kiezen van de beste multifunctionele printer is een strategische beslissing voor elke KMO, kantooromgeving of professioneel team dat efficiënt wil werken. Een moderne multifunctionele printer combineert printen, scannen, kopiëren en soms faxen in één compact toestel, waardoor u tijd bespaart en de productiviteit verhoogt.
Maar het aanbod is breed: laser versus inkjet, kleur of zwart-wit, en functies zoals cloudprinting, automatische documentinvoer (ADF) of beveiligde printtaken.
In deze gids helpen we u de juiste keuze te maken op basis van uw volumes, budget en gebruiksbehoeften.

Marktinzichten en prognoses voor multifunctionele printers

Huidige marktwaardering en groeiprognoses

De markt voor multifunctionele printers blijft groeien, met een huidige waardering van ongeveer USD 12,75 miljard. Volgens recente rapporten voorspelt men een indrukwekkende stijging met een CAGR van 5,8% tot 2032. Deze verwachte groei wijst op de toenemende behoefte aan geavanceerde printoplossingen in diverse sectoren.

Toonaangevende merken en technologieën

HP's invloed op de printermarkt is aanzienlijk, met hun continue innovaties binnen de inkjettechnologie. De recente cijfers tonen dat HP bijna 22 miljoen printereenheden wereldwijd heeft verscheept, waarbij technologieën als inkjet en automatisering een centrale rol spelen [6]. Hierdoor blijven zij marktleiders, naast opvallende innovaties van andere merken.

Technische specificaties die het kiezen beïnvloeden

Analyseren van printvolume en gebruikersspecificaties

Bij het selecteren van een multifunctionele printer is het essentieel om het printvolume en het aantal gebruikers te evalueren. Dit bepaalt niet alleen de capaciteit die uw bedrijf nodig heeft maar ook de connectiviteitsvereisten binnen uw organisatie.

Overwegingen kunnen zijn:

• Geschat maandelijks printvolume
• Aantal aangesloten gebruikers
• Netwerkomgevingen

Kleur of zwart-wit, een dieper inzicht

Afhankelijk van uw zakelijke communicatiebehoeften kan de keuze tussen kleur en zwart-wit-printers grote impact hebben. Terwijl kleur helpt de communicatiekracht te vergroten, is zwart-wit vaak voldoende voor intern gebruik.

Een kosten-batenanalyse kan hierbij inzicht bieden:

Belangrijkste functies van een moderne multifunctionele printer

Essentiële functies voor zakelijk gebruik

Een multifunctionele printer moet veel meer bieden dan enkel afdrukken. Voor KMO’s en professionele teams zijn functies zoals automatische documentinvoer (ADF), duplex printen en veilig printen onmisbaar. Deze mogelijkheden verhogen de efficiëntie en beperken menselijke fouten. Een ADF versnelt het verwerken van grote bundels documenten, terwijl duplex printen helpt papierverbruik te verminderen.

Daarnaast zorgt beveiligd printen  ervoor dat gevoelige informatie niet in verkeerde handen valt — absoluut cruciaal voor sectoren zoals finance, consulting of medische diensten. Ook cloudprinting speelt een grote rol, omdat werknemers steeds vaker mobiel werken en documenten rechtstreeks vanaf smartphones of cloudopslag willen verzenden.

Verbeterde workflow en integratie met bedrijfssoftware

Bedrijven verwachten dat hun printoplossingen naadloos integreren met bestaande tools. Moderne multifunctionele printers ondersteunen koppelingen met platforms zoals SharePoint, OneDrive, Google Workspace of ERP-systemen. Met dergelijke integraties kunnen documenten automatisch worden opgeslagen, genummerd of gecategoriseerd, wat de interne workflow sterk vereenvoudigt.

Bovendien bieden veel toestellen OCR-technologie (optische tekenherkenning), waarmee papieren documenten direct worden omgezet in doorzoekbare digitale bestanden. Dit maakt het eenvoudiger om contracten, facturen of technische fiches te beheren. Voor bedrijven die streven naar digitalisering is de keuze voor een MFP met uitgebreide software-integratie een logische en kostenbesparende stap.

Kostenoverwegingen bij de aanschaf van een multifunctionele printer

Vergelijking van kosten per pagina

De kosten per pagina variëren afhankelijk van het type printer dat u kiest. Laserprinters zijn over het algemeen kostenefficiënter per afdruk vergeleken met inkjetprinters met cartridges. Het vergelijken van de kostenstructuren kan helpen bij het vinden van de meest geschikte optie voor uw gebruik.

Langetermijnopbrengsten van high-end versus budgetprinters

De initiële keuze tussen een high-end en een budgetoptie kan de ROI op lange termijn sterk beïnvloeden. Terwijl de upfront kosten voor high-end modellen hoger zijn, hebben ze vaak lagere operationele kosten en langere levensduur, resulterend in een betere ROI.

Innovaties en trends in de printermarkt

Automatisering en connectiviteit als groeiversnellers

Innovaties zoals automatische printerprocessen en verbeterde connectiviteit verhogen de productiviteit en maken geïntegreerde 'smart factory' concepten levensvatbaar in de printindustrie.

Duurzaamheid en milieuvriendelijke oplossingen

Met toenemende nadruk op duurzaamheid, ontwikkelen fabrikanten milieuvriendelijke multifunctionele printers. Deze modellen minimaliseren energieverbruik en maximaliseren de duurzaamheid van materialen, wat aantrekkelijk is voor moderne bedrijven.

Hoe kiest u een multifunctionele printer die écht bij uw bedrijf past?

Analyse van verbruik, volumes en gebruikspatronen

De beste multifunctionele printer sluit aan bij uw realiteit op de werkvloer. Het is daarom belangrijk om uw printvolume, het aantal medewerkers en de frequentie van piekmomenten te analyseren. Voor intensieve omgevingen, zoals boekhoudkantoren of logistieke bureaus, zijn robuuste laserprinters  met hoge maandelijkse duty cycles de beste keuze.

Kleine KMO’s of flexibele teams kunnen met kwalitatieve inkjet-MFP’s vaak voldoende capaciteit combineren met lagere aanschafkosten. Denk daarnaast aan de nood aan kleurafdrukken: marketing, HR en sales profiteren van kleurprinters, terwijl administratieve afdelingen vaak voldoende hebben aan zwart-wit.

Beveiliging, duurzaamheid en totale kost van eigendom (TCO)

• Focus niet alleen op prestaties, maar ook op totale kosten en beveiliging bij de keuze van een multifunctionele printer.

• Kies voor toestellen met lage kosten per pagina, energiezuinige Eco-modi en duurzame onderdelen om operationele uitgaven op lange termijn te verlagen.

• High-end modellen lijken duurder in aankoop, maar leveren vaak een betere ROI dankzij lagere onderhoudskosten en een langere levensduur.

• Op het vlak van beveiliging worden functies zoals

  • gebruikersauthenticatie,

  • versleutelde printopdrachten,

  • logregistratie,
    steeds belangrijker voor bedrijven met strikte compliance-eisen.

• Door aandacht te besteden aan deze elementen kiest u een printer die niet alleen efficiënt print, maar ook strategische waarde toevoegt aan uw organisatie.

Te onthouden

• Bij de keuze van een multifunctionele printer is het belangrijk alle technische specificaties, kostenmodellen en duurzaamheidseisen in overweging te nemen.
• Door strategische keuzes kunt u niet alleen kosten besparen maar ook de algehele productiviteit binnen uw bedrijf verbeteren.

Vergelijk gratis offertes van erkende leveranciers en bespaar tot 30% op uw aankoop.