Offrir des chèques-repas à une partie des employés : ce que dit la loi en 2025

En Belgique, 76 % des entreprises de plus de 10 salariés accordent des chèques-repas à leur personnel selon l’ONSS, ce qui en fait l’un des avantages extra-légaux les plus répandus. Mais une question se pose fréquemment pour les employeurs : est-il légal d’en offrir uniquement à une partie des salariés ? Que dit le droit belge en 2025, et quels sont les risques en matière de discrimination ou de conformité sociale ?

Quelles sont les obligations légales de l'employeur en Belgique en 2025?

Quelles sont les conditions d'octroi des chèques-repas en Belgique ?

Les chèques-repas, bien qu’encadrés, ne sont pas obligatoirement proposés par l’employeur. Toutefois, lorsqu’ils sont mis en place, l’obligation de l’employeur en Belgique consiste à respecter un ensemble strict de règles légales. Selon la Convention collective de travail n° 98, adoptée par le Conseil National du Travail et mise à jour au 1er janvier 2025, les conditions d’octroi doivent notamment garantir :

• Une base contractuelle ou conventionnelle (contrat, convention sectorielle ou d’entreprise).
• L’attribution uniquement pour les jours réellement prestés (ou assimilés comme congés légaux).
• Une valeur faciale maximale de 8€ par titre-repas (dont minimum 1,09€ à charge du salarié en 2025).

L’employeur peut adapter l’octroi en fonction de critères objectifs comme le poste (cadres, ouvriers), la catégorie de personnel ou le lieu de travail (site vs. télétravail). Toutefois, selon l'ONSS, ces critères doivent respecter les principes d’égalité salariale et de non-discrimination (voir Code du travail belge, articles 14 et 25 de la loi sur les contrats de travail, modifiée par la loi du 3 août 2024).

Comment éviter les désavantages sociaux avec les chèques-repas ?

• Définir des catégories objectives : Assurez-vous que les catégories attribuées pour l’octroi des chèque repas Belgique s’appuient sur des justifications fonctionnelles (par exemple, personnel sédentaire vs. itinérant).
• Uniformiser les règles d’attribution au sein de chaque catégorie : Offrir une valeur faciale et un nombre de titres identiques pour toute une même catégorie d’emploi.
• Contrôler régulièrement l’équité interne : Des différences injustifiées pourraient être interprétées comme une rupture du principe d’égalité salariale, exposant l’entreprise à des contentieux.

Quel est l'impact financier et fiscal des chèques-repas en 2025?

Comment se répartissent les coûts des chèques-repas entre employeur et salarié ?

Cette répartition permet de limiter l’impact sur la paie nette des salariés tout en optimisant la charge financière globale pour l’entreprise.

Quels sont les avantages fiscaux pour les entreprises ?

Les avantages fiscaux liés à la distribution de chèques-repas sont substantiels pour les employeurs belges. En effet, ces titres sont :

• Exonérés de cotisations sociales patronales (sous conditions strictes telles que l’usage personnel, la non-substitution à un salaire, etc.).
• Totalement déductibles fiscalement pour l’entreprise selon l’administration fiscale belge.

La législation chèques-repas Belgique 2025 a confirmé ces dispositifs à la suite des discussions sociales entre partenaires et a clarifié le caractère « non-salarial » de cet avantage. De telles exonérations peuvent représenter +20 % d’économie nette comparé à une augmentation salariale brute équivalente. Rajouter ou étendre le système devient donc un levier efficace dans une stratégie de rémunération flexible.

Comment garantir l'égalité salariale avec l'allocation des chèques-repas ?

Quelles réglementations éviteront la discrimination entre salariés ?

Pour éviter toute discrimination, les entreprises belges doivent respecter des règles strictes imposées par la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre certaines formes de discrimination et le principe d’égalité salariale inscrit dans la Constitution belge (article 10).

En pratique, l’allocation différenciée des titres-repas est autorisée uniquement si elle repose sur :

• Des critères objectifs et vérifiables (type de contrat, régime horaire, fonction).
• Une application uniforme à l’ensemble des salariés partageant ces critères.
• Une justification documentée, formalisée dans le règlement de travail ou une convention collective.

L’Inspection sociale peut intervenir en cas de plainte d’un salarié estimant être lésé. La responsabilité de prouver l’équité du dispositif incombe alors à l’employeur, soulignant ainsi le caractère sensible de l’interprétation d’égalité salariale appliquée aux avantages extra-légaux.

Que faire en cas de non-conformité à la distribution des chèques-repas ?

• Analyser le risque avec le conseiller juridique ou le secrétariat social.
• Corriger sans délai les différences injustifiées entre salariés.
• Informer clairement tous les bénéficiaires sur les critères d’attribution.
• En cas de plainte, coopérer avec l’auditeur du travail ou l'inspection sociale.
• Les salariés peuvent saisir le tribunal du travail sur base de l’article 578 du Code judiciaire.
• Des amendes administratives de 200 à 2 000 € peuvent être imposées.

Quelles sont les tendances et innovations à prévoir pour les chèques-repas ?

Quels changements anticiper avec les titres-repas numériques ?

En 2025, plus de 92 % des entreprises utilisatrices ont opté pour la dématérialisation des titres-repas selon une étude Edenred Belgique (mars 2024). Le format carte électronique (ou depuis 2023, les portefeuilles mobiles NFC compatibles avec Google Pay ou Apple Pay) réduit les frais administratifs et améliore l’expérience utilisateur.

Cette transformation s’intègre également dans les stratégies ESG grâce à la suppression du papier et aux modules de suivi de consommation. Les fournisseurs comme Monizze, Sodexo ou Pluxee investissent massivement dans des plateformes API interconnectables avec les outils de gestion de paie, favorisant les flux automatisés.

Comment les entreprises peuvent-elles s'y préparer d'ici 2026 ?

• Évaluer dès 2025 leur solution actuelle : support papier ou numérique, journalisation des titres, compatibilité mobile.
• Consulter les prestataires proposant une carte multi-avantages (titres-repas, chèques cadeaux, mobilité, etc.).
• Préparer les RH à la communication du changement auprès des collaborateurs.
• Former les gestionnaires de paie à l’intégration de cette dématérialisation dans les logiciels GRH.
• S’assurer que les partenaires respectent les règles GDPR et fixes fiscales en vigueur.

Plan d'action pour optimiser votre politique de titres-repas

Attribuer des chèques-repas uniquement à une partie du personnel est possible, mais comporte des risques juridiques s’il est mal encadré. En respectant les obligations de l’employeur Belgique, les conditions d’octroi homologuées et les règles d’égalité salariale, vous protégez à la fois votre entreprise et vos salariés.

Entre opportunités fiscales, souplesse opérationnelle et attentes en matière de bien-être des collaborateurs, les titres-repas numériques — et plus largement, la carte multi-avantages — s'imposent comme une réponse complète aux enjeux RH de  2025.

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