Comment rendre mon système de pointage conforme au RGPD ?

Le système de pointage, qu'il soit physique ou virtuel, traite des données personnelles sensibles (horaires, géolocalisation, pauses) qui sont directement liées au contrat de travail.

Pour les PME et TPE belges, assurer la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)  est essentiel pour éviter les sanctions de l'APD et garantir la confiance de vos employés.

Le principe de minimisation des données et de finalité

Le RGPD repose sur un principe fondamental : ne collecter que les données strictement nécessaires à l'objectif poursuivi.

Pour le pointage, l'objectif est le décompte des heures travaillées pour le paiement et le respect du droit du travail.

Toute collecte excédentaire est à proscrire.

• Données acceptables : Identité de l'employé, heure d'arrivée/départ, pauses, affectation (si nécessaire au calcul).
• Données à proscrire : Sauf exception critique (sécurité), évitez la biométrie (empreintes, visage) et le suivi des mouvements en temps réel ou excessif par géolocalisation (tracking continu). Le pointage doit se faire "au début et à la fin" du travail.

Transparence et droits des personnes

L'employeur a l'obligation d'informer clairement ses employés de la mise en place du système, de la finalité de la collecte et de leurs droits.

• Information claire : Le règlement de travail doit détailler les règles d’utilisation du système, la nature des données collectées et la durée de conservation (généralement 5 ans après la rupture du contrat).
• Droit d'accès et de rectification : Le salarié doit pouvoir consulter ses propres données de pointage à tout moment et demander la rectification en cas d'erreur (ce qui renforce la transparence et l'acceptation).

Sécurité technique et traçabilité

Votre logiciel de pointage doit garantir la sécurité des données collectées . Il est crucial que votre fournisseur soit également conforme au RGPD (vérifiez son statut de Sous-traitant).

Vérifiez impérativement :

1. Que le logiciel utilise un cryptage fort pour les données.
2. Qu'il enregistre et trace tous les accès et modifications des heures (piste d'audit).
3. Que l'accès aux données sensibles soit restreint aux seules personnes autorisées (RH, management direct).

💡 Le conseil de l'Assistant : Privilégiez les solutions qui ont déjà été validées ou largement utilisées par des secrétariats sociaux belges. Cela garantit souvent un niveau de conformité élevé aux spécificités locales.

Évitez les risques légaux :  demandez un devis gratuit pour trouver un aprtenaire qui vous aidera à véridier la conformité RGPD de votre système de pointage !