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Mise en place : le guide étape par étape des cartes carburant.
L'implémentation des cartes carburant dans une entreprise est un processus simple qui, une fois achevé, génère un gain d'efficacité immédiat.
La démarche se déroule en trois phases principales : l'évaluation des besoins, la contractualisation et la mise en œuvre opérationnelle.
Étape 1 : Évaluer les besoins et choisir le fournisseur
Avant de commander, l'entreprise doit déterminer le profil de sa flotte.
Ce profil inclut : le nombre de véhicules, le type de carburant (Diesel, Essence, Hybride, Électrique ), l'estimation de la consommation mensuelle et la zone géographique d'opération (Belgique uniquement ou Benelux/Europe).
Ce profil permet de choisir entre :
- Cartes Mono-marques : Si les déplacements sont locaux et que la station de la marque est facilement accessible.
- Cartes Multi-marques/Hybrides : Si la flotte est nationale ou internationale, ou si elle inclut des véhicules électriques (nécessitant des points de recharge).
Il est crucial de comparer les offres en termes de frais fixes (abonnement), frais de transaction et surtout les remises proposées.
Étape 2 : Commander et contractualiser
Une fois le fournisseur sélectionné, l'entreprise soumet sa demande en fournissant des informations standard (Nom de l'entreprise, numéro de TVA, estimation de la consommation).
La plupart des fournisseurs exigent une garantie de paiement (domiciliation bancaire) et, dans certains cas, un dépôt de garantie initial ou une caution.
Le fournisseur envoie ensuite le contrat à signer. Après validation, les cartes physiques sont produites et envoyées à l'entreprise sous quelques jours ouvrables, souvent par colis séparés (cartes et codes PIN pour des raisons de sécurité).
Étape 3 : Déploiement et gestion
À la réception, les cartes doivent être activées (souvent via le portail en ligne du fournisseur) et distribuées aux chauffeurs ou affectées aux véhicules.
L'entreprise doit alors établir une politique d'utilisation interne claire (plafonnement des dépenses, interdiction d'achats privés, procédure en cas de perte).
La gestion quotidienne s'effectue via le portail en ligne, permettant de suivre les consommations, de modifier les plafonds et de générer les rapports comptables nécessaires.
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