Behoud je recht op maaltijdcheques tijdens ziekteverlof?

Wanneer een werknemer ziek valt, wordt de betaling van extralegale voordelen zoals maaltijdcheques een cruciale vraag voor elke HR-afdeling.

De Belgische wetgeving koppelt deze cheques aan effectief gepresteerde dagen, wat leidt tot strikte regels die nauwkeurig moeten worden gevolgd om sancties van de RSZ/ONSS te vermijden.

In deze gids bieden we juridisch onderbouwde duidelijkheid en praktische stappen om uw beleid te optimaliseren, zodat u compliant blijft en tegelijkertijd een aantrekkelijke werkgever bent.

1️⃣ De basisregel in België: Prestatie versus voordeel

⚖️ Principe van de toekenning: De link met de werkdag

De Belgische wetgeving stelt dat een werknemer recht heeft op één maaltijdcheque per effectief gepresteerde werkdag.

Dit heeft directe en duidelijke gevolgen voor ziekteverlof:

• Ziekte = geen prestatie: Een dag ziekteverlof, hoewel vaak gedekt door gewaarborgd loon, wordt niet beschouwd als een effectief gepresteerde werkdag.
• Gevolg: Het recht op de maaltijdcheque voor die specifieke dag vervalt in principe automatisch.

⚠️ Fiscale noot: Het grootste fiscale voordeel van maaltijdcheques (volledige vrijstelling van sociale lasten) geldt enkel als de strikte toekenningsvoorwaarden worden nageleefd. Het onterecht toekennen van cheques tijdens niet-gepresteerde dagen kan leiden tot de herkwalificatie van de cheques als loon, waardoor ze zwaar belastbaar worden.

Wat met het gewaarborgd loon? De misvatting ontkracht

Vele werknemers en zelfs werkgevers veronderstellen dat zolang het gewaarborgd loon wordt uitbetaald, het recht op extralegale voordelen zoals maaltijdcheques behouden blijft.

Dit is een misvatting, want juridisch gezien:

• Het gewaarborgd loon is een loonsvervangende uitkering (inkomensbehoud).
• Maaltijdcheques zijn een kostenvergoedende uitkering (kosten voor de werkdag).
• De betaling van gewaarborgd loon leidt niet automatisch tot de toekenning van een maaltijdcheque, tenzij anders is overeengekomen.

Wilt u zeker zijn dat u de fiscale grenzen respecteert én uw werknemers een geoptimaliseerd voordeel biedt?

2️⃣ De duur van de ziekte: Korte versus langdurige afwezigheid

De impact op de maaltijdcheques verschilt naargelang de duur van het ziekteverlof.

Ziekteverlof van korte duur (gewaarborgd loon)

Bij korte afwezigheid (bv. griep van één week) wordt het loon door de werkgever doorbetaald (gewaarborgd loon).

• Standaardpraktijk: De werkgever is niet verplicht om maaltijdcheques toe te kennen.
• De rol van de CAO/arbeidsreglement: De werkgever heeft de keuze om via de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) of het interne arbeidsreglement expliciet vast te leggen dat cheques tijdens deze periode worden doorbetaald. Dit wordt dan een bedrijfseigen sociaal voordeel.

Pro tip voor HR: Het doorbetalen van de cheques tijdens de periode van gewaarborgd loon is een krachtig signaal van goed werkgeverschap en versterkt de retentie. Zorg dat dit voordeel dan ook expliciet en conform de regels wordt vastgelegd!

Ziekteverlof van lange duur (schorsing van contract)

Bij langdurige afwezigheid (na de periode van gewaarborgd loon), schakelt de werknemer over op uitkeringen van het ziekenfonds.

• Juridische situatie: Het arbeidscontract is volledig geschorst.
• Resultaat: Aangezien de werkgever geen loon meer betaalt en de werknemer geen prestaties levert, vervalt definitief het recht op maaltijdcheques en de meeste andere extralegale voordelen.

🧐 Controleer uw contract: Voorkom fiscale problemen!

Is uw huidige beleid voor maaltijdcheques tijdens ziekte helder en juridisch conform? Veel bedrijven verliezen onnodig hun fiscale voordeel door onduidelijke of foutieve toekenning.

3️⃣ Praktische stappen voor hr en werkgevers

Voor werkgevers draait het niet enkel om de wet, maar om de toepassing ervan in de praktijk. Een duidelijk beleid is de sleutel tot succes.

📋 Uw actieplan in drie stappen

• Auditeer het arbeidsreglement: Controleer de exacte formulering in uw CAO en arbeidsreglement. Voeg een duidelijke clausule toe, zelfs als deze de basisregel bevestigt.
• Transparante communicatie: Zorg ervoor dat de werknemers direct op de hoogte worden gebracht van de gevolgen voor hun maaltijdcheques bij afwezigheid.
• Correcte administratie: Koppel de toekenning van de cheques rigoureus aan de aanwezigheidsregistratie om de naleving van de één-cheque-per-gepresteerde-dag regel te garanderen.

Vergelijkingstabel: Recht op maaltijdcheques per afwezigheidstype

📈 Extra voordeel: De fiscale aftrekbaarheid van maaltijdcheques

Hoewel dit artikel focust op ziekteverlof, is het belangrijk te onthouden waarom maaltijdcheques zo cruciaal zijn voor de werkgever:

• Lage sociale lasten: De werkgever is slechts een kleine, forfaitaire bijdrage van €1,09 per cheque verschuldigd.
• Vrij van belastingen: Voor de werknemer is de cheque volledig vrijgesteld van sociale bijdragen en personenbelasting.
• Tot 60% belastingvermindering: Wist u dat in België werkgevers tot wel 60% belastingvermindering kunnen krijgen op de bijdrage van maaltijdcheques? Dit maakt het een extreem aantrekkelijke loonsoptimalisatie.

4️⃣ Uw volgende stappen

Het beheer van maaltijdcheques tijdens ziekteverlof mag geen bron van stress zijn. Door de Belgische wet correct te begrijpen en dit beleid transparant vast te leggen in uw onderneming, vermijdt u niet alleen boetes, maar bouwt u ook aan een sterker, eerlijker werkgeversmerk.

Samengevat:

• Hanteer de prestatie-regel als uitgangspunt.
• Gebruik uw CAO/arbeidsreglement om zelf een soepelere regeling te creëren, indien gewenst (vooral tijdens het gewaarborgd loon).
• Communiceer duidelijk naar de werknemers bij de aanvang van hun afwezigheid.

🤝 Op zoek naar een partner voor een geoptimaliseerd maaltijdchequebeleid?

De keuze van de juiste leverancier is essentieel. Zij kunnen u niet alleen de beste tarieven bieden, maar ook de nodige expertise over het fiscale en juridische kader.

Companeo helpt u bij het vergelijken van de topaanbieders van maaltijdcheques in België. Ontvang offertes die niet alleen de voordeligste zijn, maar ook perfect aansluiten bij uw HR-beleid.

📩 Vraag nu uw gratis offerte op maat aan

Bespaar tijd, vermijd fiscale risico's en optimaliseer uw personeelsbeleid.

• Eenvoudig: Vul ons korte formulier in (1 minuut).
• Vrijblijvend: Ontvang en vergelijk gratis de beste oplossingen.
• Expertadvies: Krijg advies over de juridische conformiteit van uw reglement.