Bonnes pratiques pour gérer un parc d’imprimantes

En 2025, les PME belges doivent faire face à une hausse moyenne de 12 % du coût des consommables et services liés aux imprimantes, selon une étude de Quocirca (janvier 2025).

Une meilleure gestion du parc d’imprimantes n'est donc plus une option, mais une nécessité. Pourquoi continuer à gaspiller du papier, de l'encre et de l’énergie ?

Ce guide pratique vous aide à optimiser votre équipement d’impression, à choisir entre achat et location et à réduire vos coûts, tout en améliorant l'efficacité de votre entreprise.

Comment réduire les volumes d'impression dans une PME ?

Quelles sont les tendances actuelles de la dématérialisation ?

La dématérialisation est au cœur des enjeux de productivité et de durabilité pour les entreprises en 2025. Selon Grand View Research (rapport publié en janvier 2025), le marché mondial de la gestion documentaire électronique, principal moteur de la dématérialisation des impressions, est estimé à 16,4 milliards USD avec une croissance annuelle de 12,3 %.

La tendance est claire : automatiser les workflows, numériser les documents et limiter le recours au papier. De plus, IDC révèle que 46 % des PME européennes ont déjà mis en place des stratégies de réduction des impressions papier via l'intégration de plateformes cloud et de systèmes de gestion documentaire.

Pour cela, les PME peuvent adopter :

• Des logiciels de GED (gestion électronique des documents)
• Un système de validation électronique des factures
• L’automatisation des flux d'impression via des solutions SaaS

En complément, l’usage d’une imprimante scanner multifonction facilite la transition en permettant le scan et l’archivage numérique des documents à coût réduit. Une meilleure gestion parc imprimante, couplée avec ces outils, contribue significativement à la dématérialisation des impressions dans les PME.

Quels sont les avantages de cette stratégie pour une PME ?

Adopter une stratégie de dématérialisation permet à une PME de réduire ses coûts d'impression mais aussi de gagner en efficacité. Des entreprises comme la société belge Intek, spécialisée dans l’ingénierie informatique, ont économisé 34 % sur leurs coûts d’impression en 2024 grâce à la mise en place d’un workflow numérique.

Résultat ? Moins de 60 pages imprimées par salarié par mois contre 170 auparavant.

Les principaux avantages observés sont :

• Moins de dépenses en consommables et maintenance
• Moins d’erreurs de saisies grâce à l’automatisation
• Un meilleur suivi des documents et accès à distance
• Meilleure conformité RGPD grâce à une sécurisation des accès

En finalité, réduire les volumes d'impression dans une PME ne permet pas uniquement de diminuer les factures, mais améliore également la productivité en supprimant les tâches manuelles inutiles.

Achat ou location d’imprimantes : quelles sont vos options ?

Quels sont les bénéfices de la location d’imprimantes ?

La location séduit de plus en plus de PME en Belgique. Pourquoi ? Parce qu’elle offre une approche flexible, adaptée aux besoins évolutifs.

Opter pour une imprimante multifonction couleur laser en location revient souvent à réduire les coûts initiaux tout en bénéficiant de services intégrés (maintenance, dépannage, remplacement toners).

En mars 2025, les offres commencent à partir de 25 € par mois pour un appareil professionnel de base.

La location permet également :

• De renouveler régulièrement son matériel selon les évolutions technologiques
• D’avoir des mensualités fixes, sans surprise
• D'externaliser la gestion technique (SLA, maintenance incluse)

Cette solution est particulièrement pertinente pour les PME qui souhaitent des baies d'impression modernes sans immobiliser un capital important.

Quand l'achat d'une imprimante est-il préférable ?

Pour certaines PME, l'achat reste la meilleure option. En effet, si vous avez des besoins spécifiques à long terme, peu de rotations technologiques et une équipe technique en interne, l’acquisition peut être plus économique sur la durée.

Quelles technologies modernes facilitent la gestion des imprimantes ?

Comment le cloud printing et l’IoT transforment-ils l'impression ?

En 2025, le cloud printing devient incontournable. Grâce à lui, les collaborateurs peuvent imprimer depuis n’importe quel point du réseau, que ce soit au bureau ou en télétravail.

De plus, l’IoT (Internet des objets) permet une surveillance proactive des imprimantes : état des toners, alertes de panne, suivi des tâches. Selon une étude IDC publiée en février 2025, 58 % des PME européennes ont adopté une solution d’impression cloud ou hybride.

Le fonctionnement est simple :

1 - L'utilisateur envoie son fichier via une application cloud
2 - Le serveur d'impression l’aligne et le sécurise
3 - Le document est imprimé au moment où l’utilisateur s'identifie au terminal (pull printing)

Résultat : sécurisation des documents, mobilité, diminution des impressions inutiles. Cela permet d’optimiser le temps et de réduire les coûts liés à la gestion du parc d’imprimante.

Quelles sont les solutions logicielles incontournables pour la gestion ?

Deux noms ressortent en 2025 : KPAX Manage et Uniflow. Ces logiciels de gestion d'imprimante pour PME permettent un suivi en temps réel de toutes les impressions réalisées.

• KPAX Manage offre une vue globale de votre parc, compatible multi-marques. Rapport de consommation, alertes proactives, gestion à distance.
• Uniflow favorise l’impression sécurisée via authentification individuelle. Il intègre aussi la gestion des coûts par service ou collaborateur.

Grâce à ces outils, les PME peuvent enfin piloter précisément leurs volumes d'impression par utilisateur, réduire la consommation et détecter les gaspillages en toute simplicité.

Quelles stratégies pour optimiser le parc d’imprimantes ?

Comment mener un audit efficace de vos besoins en impression ?

• Étape 1 : Identifier les modèles d’utilisation (par service, par utilisateur)
• Étape 2 : Mesurer les volumes (pages/mois/imprimante)
• Étape 3 : Repérer les doublons ou imprimantes sous-utilisées
• Étape 4: Évaluer les coûts cachés (papier, toners, maintenance)
• Étape 5 : Recommander un redéploiement intelligent et durable

Un bon audit d’impression aide à calibrer au mieux votre parc : emplacement, volume, type de machine, et rend plus pertinente l’offre de maintenance ou de remplacement.

Comment contrôler les coûts de votre parc d'imprimantes ?

Les coûts imprévus sont fréquents lorsque le suivi est inexistant. Pour y remédier, plusieurs leviers existent. La mise en place de quotas par utilisateur est souvent efficace pour responsabiliser les collaborateurs.

Des systèmes de contrôle d’accès par badge permettent aussi de limiter les impressions abusives. En parallèle, l’utilisation de tableaux de bord analytiques issus des logiciels de gestion de parc d’imprimante permet un pilotage précis des coûts par entité ou projet.

En 2025, certaines PME ont généré jusqu’à 40 % d’économies après la mise en place d’une politique d’impression responsable combinant authentification, notification à l’utilisateur et autosuppression des impressions non retirées sous 24 h.

Optimisation du parc d’impression : les clés du succès pour votre PME

Optimiser la gestion de vos imprimantes est essentiel pour réduire les coûts d'impression de votre PME, améliorer la productivité et renforcer votre sécurité numérique. Que vous optiez pour l’achat ou pour une imprimante multifonction couleur laser en location, une stratégie bien pensée repose sur :

• Un audit précis de vos besoins
• L’adoption de logiciels de supervision comme KPAX ou Uniflow
• La mise en place du cloud printing pour plus de flexibilité

Grâce à ces leviers, les PME belges peuvent facilement réaliser des économies à deux chiffres sur leur budget impression.

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