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Copieurs : Critères de choix pour une imprimante multifonction ou une photocopieuse professionnelle

Temps de lecture : 8 min

Comment choisir son matériel bureautique de copie et d’impression ? De nombreux critères permettent d’orienter votre choix d’imprimante multifonction ou de photocopieuse professionnelle. Commençons par les principaux : le nombre d’impressions, le nombre d’utilisateurs et vos besoins spécifiques.

Quelles quantités ?

Votre choix dépend tout d’abord du nombre d’impressions ou de copies que vous effectuez par mois. Ce paramètre vous permettra de savoir :

si une imprimante multifonction ou une photocopieuse professionnelle d’entrée de gamme peut suffire
dans le cas contraire, à combien de pages/mois vous devrez fixer votre consommation mensuelle auprès de votre fournisseur (en location financière)

Combien d’utilisateurs ?

Etroitement liée à la précédente, cette question aura notamment son importance au moment de choisir entre une imprimante laser couleur et une imprimante jet d’encre. Les multifonction et copieurs laser sont plus adaptées pour assurer de hauts débits (nombreux utilisateurs).

Rapidité et qualité d’impression

La rapidité d’impression de votre multifonction ou de votre photocopieuse professionnelle devra être un des critères de choix déterminants. Rien de plus énervant que d’attendre trop longtemps l’impression demandée ! Idem côté copies si vous avez 120 slides à imprimer vingt fois… Ou si vous êtes trente à utiliser la même machine.

Les photocopieurs les plus récents sont aussi rapides en noir et blanc que pour la couleur. Par contre, les modèles de photocopieuses professionnelles plus anciens produisent plus de pages à la minute en noir et blanc qu’en couleurs. Si vous imprimez :

plus de 3000 copies par mois, optez pour un appareil proposant une vitesse de 20 pages par minute,
entre 3000 et 25.000 pages pour 20 à 45 pages par minute,
et pour plus de 25.000 pages, jusqu’à 75 pages par minute.

Pour le multifonction, la rapidité du modem sera également importante. Et n’oubliez pas de vous renseigner sur le temps de préchauffage de votre future machine.

Côté qualité d’impression, si vous imprimez régulièrement des documents avec des photos, privilégiez une imprimante à jet d’encre. Vous souhaitez qualité, rapidité, noir et blanc irréprochable ? Choisissez dans ce cas une imprimante multifonction laser couleur.

Et renseignez-vous bien sur la résolution de votre appareil. Qui dit bonne résolution, dit bonne qualité d’impression.

Quelles fonctions?

De quoi avez-vous besoin? Devez-vous

photocopier,
scanner des textes ou photos et les envoyer par email,
faxer des documents,
imprimer en recto simple ou recto/verso,
connecter votre machine au réseau, utiliser un port USB ou le wifi ?

Souhaitez-vous que votre appareil détecte automatiquement la taille de papier, qu’il fonctionne en mode écologique, qu’il copie un grand nombre d’exemplaires d’un document sans que vous deviez vider les bacs de sortie toutes les 2 minutes? Désirez-vous agrafer, perforer, créer un cahier plié et agrafé en son centre ? La photocopieuse professionnelle multifonction propose tous ces services !

Couleur ou noir et blanc ?

Nous aimons tous imprimer en couleurs mais est-ce toujours nécessaire ? Probablement pour vos supports de communication, de marketing, vos factures, certains courriers, etc. A vous de déterminer vos besoins mais attention aux mauvaises surprises : les cartouches de couleur peuvent coûter cher. Tenez-en compte dans votre calcul avant de faire votre choix parmi les photocopieuses professionnelles couleur ou noir et blanc. Si vous optez pour une imprimante multifonction, la différence de prix entre la couleur et le noir et blanc ne sera pas bien grande… Attention aux multifonctions ne disposant que d’une cartouche unique pour les couleurs. Mieux vaut privilégier celles utilisant des cartouches de couleur différentes.

Les Belges impriment raisonnablement

D’après une enquête Test-Achats* menée en 2012, les Belges n’impriment pas tous azimuts ! 77% impriment moins de 30 pages par mois. Et 73% impriment maximum 10 pages en couleurs chaque mois. 60% des répondants n’impriment jamais de petites photos (10x15cm) et 75% de grandes photos (A4). Ils privilégient la copie en noir et blanc, les fonctions scanner et fax. systèmes à air (ventilo-convecteurs dans chaque pièce ou diffusion centralisée) permettent d'arriver rapidement à la température désirée.

* Test-Achats

Quelle taille de papier ?

Le papier A4 est le plus utilisé en entreprise. S’il vous suffit amplement, pas besoin de dépenser plus pour un bac A3. Bien que les multifonctions et les grands photocopieurs en proposent généralement un. Si vous imprimez sur d’autres formats, optez pour un multifonction ou un photocopieur proposant l’A5, l’A6 ou renseignez-vous sur un tireur de plan pour les autres tailles. Mais identifiez avec précision tous les types de documents pré-imprimés que vous comptez utiliser très fréquemment. Il faudra en effet prévoir un bac, d’une capacité suffisante, par type de papier. Et n’oubliez pas les bacs de sortie pour les copies. Plus vous imprimez de grandes quantités de copies, plus le nombre de bacs de sortie doit être important afin d’éviter de nombreux aller-retour pour vider la machine…

Toner, cartouches, un budget conséquent

Estimez vos besoins en cartouches avant de faire votre choix. Vous devrez en effet renouveler fréquemment votre stock. Les documents volumineux et les photos consomment bien entendu plus d’encre que de simples pages de textes. Vous pouvez acheter des cartouches de la marque de votre imprimante ou photocopieuse professionnelle neuve ou d’occasion. Mais d’autres fabricants proposent des cartouches compatibles avec différentes marques. Elles sont généralement moins chères.

Achetez vos cartouches de couleur séparément afin de pouvoir changer uniquement la couleur qui est épuisée. Il vous est aussi possible de reconditionner votre toner en demandant à un spécialiste de remplir d’encre le réservoir dès qu’il est vide. Vous pouvez économiser de 30 à 50% sur le prix !

Haro sur les cartouches XL, de grande capacité, qui vous feront également gagner de précieux deniers ! Elles sont en moyenne 33% plus économiques que les cartouches de capacité normale*. Renseignez-vous aussi sur la disponibilité du stock des cartouches dont vous aurez besoin. Et sur la qualité du tambour de votre imprimante ou de votre photocopieuse professionnelle, afin de savoir s’il est facilement remplaçable, et de stock.

* Les configurations de cartouches

Le "coût à la page"

Un peu de math pour savoir combien il vous en coûtera pour louer ou acheter une imprimante ou une photocopieuse professionnelle. Le coût à la page est en effet un critère déterminant ! Pour calculer le coût de l’impression d’une page avec un photocopieur ou une imprimante,

Divisez le prix de la cartouche noire par le nombre de pages qu'elle peut imprimer.
Additionnez le prix des cartouches couleur et divisez la somme obtenue par le nombre de pages qu'une de ces cartouches peut imprimer.
Divisez le prix du tambour par le nombre de pages qu'il peut imprimer (le tambour doit être changé toutes les 20 000 pages environ).
Divisez le prix des autres consommables par le nombre de pages qu'ils peuvent "tenir".
Additionnez les montants obtenus du point 1 au point 4 pour connaître le prix des consommables par page.
Divisez le prix de l'imprimante laser couleur par le nombre de pages qu'elle peut imprimer tout au long de sa vie.
Additionnez le prix par page des consommables (point 5) au prix par page de l'imprimante (point 6).
Et vous obtenez un prix moyen par page!

Une bonne mémoire ?

La mémoire vive de votre imprimante multifonction détermine notamment le délai d’attente avant chaque impression. Il s’agit donc d’un critère important si votre multifonction est partagé entre de nombreux utilisateurs.

Ergonomie et facilité d’utilisation

Il va de soi que l’ergonomie et la facilité d’utilisation de votre futur appareil sont également cruciales. Demandez à tester les machines qui vous intéressent afin de ne pas perdre un temps précieux plus tard en essayant de décrypter le mode d’emploi pour faire une photocopie…

Vive la couleur pour bien communiquer

Des études démontrent que des couleurs utilisées à bon escient faciliteraient la mémorisation de 80 % et la recherche d’informations de 70 % ! La couleur vous aide en effet à retenir les mots et images mis en évidence. Les couleurs guident également votre œil quand vous recherchez de l’information dans un texte, sur un site internet, etc. Chaque couleur aurait d’ailleurs une signification et un effet différents sur notre cerveau !

A chaque structure, son appareil

Micro, votre entreprise ?

Votre entreprise emploie une personne, vous, et vous travaillez à domicile ? Ou vous avez maximum 10 collaborateurs ? Choisissez un photocopieur de petite taille. Les fonctions fax et scanner vous seront d’une grande utilité. Et si vous imprimez rarement en couleurs, faites appel au commerce de reprographie près de chez vous quand vous en avez besoin.

Vous êtes une TPE ?

Une très petite entreprise pourra fonctionner de façon optimale avec une imprimante multifonction noir et blanc. Et une petite imprimante laser pour la couleur. Mais évitez les appareils bon marché. Vous verrez sur les blogs que nombre d’utilisateurs s’en sont mordu les doigts. Avec des pannes et des dépenses non prévues à la clé…

Vous êtes une PME ?

Optez pour un appareil plus conséquent, à placer dans le couloir de vos bureaux. Vous aurez probablement besoin à la fois du noir et blanc, de la couleur et de fonctionnalités évoluées comme le recto verso, la connexion wifi ou en réseau. Bref, un multifonction rapide s’impose.

Vous êtes une grande entreprise ?

Il va de soi que vous devrez imprimer et copier de grandes quantités de documents, en tous genres. Choisissez plusieurs multifonctions de qualité, à très haut débit, disposant de plusieurs bacs d’entrée et de sortie, avec des formats A4/A3, un scanner, un fax et des fonctionnalités de sécurité (configuration des paramètres d’accès, placement de données sur des réseaux crypté, etc.). Votre machine sera bien entendu connectée au réseau pour être utilisée par tous vos collaborateurs.

Envie d’une imprimante photo ?

Haute résolution, qualité d’impression et fidélité des couleurs seront au rendez-vous. Mais sachez que vous ne pourrez l’utiliser que pour imprimer des photos. Il vous suffira d’insérer la carte mémoire de votre appareil photo dans le lecteur ou une clé USB. Vous trouverez facilement une imprimante photo légère et peu encombrante. Par contre, renseignez-vous bien, avant acquisition, sur le prix de ses accessoires et de ses cartouches… Il existe également des cartouches XL pour ce type d’imprimante.

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