Copieurs : Quelques conseils pour réduire vos coûts d'impression

Pour réduire les coûts d'impression de l'entreprise de manière durable, il est nécessaire de mettre en place une démarche globale passant à la fois par la mobilisation des employés et l'optimisation du parc informatique.

L'intérêt de la réduction des coûts d'impression

Les coûts d'impression constituent une part importante des coûts généraux d'une entreprise, qui viennent se rajouter à l'impact écologique (déforestation, émission de CO2).

On estime que les coûts d'impression représentent en moyenne 1 % du chiffre d'affaires annuel, et peuvent atteindre jusqu'à 3 % ou 5 % dans certains secteurs d'activité. Les réduire est donc une source bienvenue d'économies pour l'entreprise, et une manière efficace de participer à la protection de l'environnement.

La réduction des coûts d'impression est souvent associée à une démarche globale de baisse des coûts généraux de la société, mais peut être menée séparément. Son objectif premier est d'inciter les employés à modifier leurs habitudes et d'instaurer une meilleure gestion des achats.

Comment réduire les coûts d'impression dans l'entreprise ?

La première étape consiste à réaliser un inventaire complet de tous les appareils d'impression (photocopieurs, imprimantes, tables traçantes) qui sont présents dans l'entreprise, pour mieux cerner le volume et le coût réel des impressions réalisées chaque année.

A partir de cette analyse, il est alors possible de déterminer les solutions qui s'imposent pour réduire vos coûts d’impression. La mise en place d'indicateurs de mesure est également utile pour communiquer en interne sur la réussite de l'opération, et auprès du grand public en tant qu'entreprise responsable.

Voici quelques mesures pouvant être implantées dans votre entreprise :

• Luttez contre l'hétérogénéité du parc informatique qui cause des surcoûts en centralisant toutes les impressions sur des appareils identiques dans chaque service ou étage. Profitez-en pour choisir de nouveaux produits moins gourmands en énergie et consommables.

• Demandez systématiquement des devis  pour mettre en concurrence les fabricants ou les distributeurs de photocopieurs et d'imprimantes lors du renouvellement du parc, ainsi que les prestataires dans le cadre d'un contrat de maintenance.

• Paramétrez l'ensemble des appareils en mode veille ou économie d'énergie pour diminuer leur consommation, et configurez les options par défaut de manière à ce que chacun d'entre eux propose le mode brouillon ou noir et blanc aux utilisateurs.

• Externalisez les impressions exceptionnelles sur des papiers spéciaux (papier coloré, papier au grand format, papier au grammage élevé) auprès d'un prestataire spécialisé pour éviter les dépenses ponctuelles et les achats impulsifs peu susceptibles d'être rentabilisés.

• Mettez en place des processus et des outils permettant de remplacer les impressions par des numérisations pour tous les documents importants, et leur archivage sous format numérique (PDF) plutôt que sous format papier.

• Faites la promotion des bonnes pratiques comme l'impression recto/verso qui réduit la consommation de papier, et l'impression en noir et blanc pour tous les documents temporaires afin d'économiser les encres de couleurs onéreuses.

• Utilisez des logiciels d'aide à l'impression conçus pour repérer les éléments inutiles (logos, publicités, grandes images, marges et espaces) réclamant beaucoup d'encre et de papier, et faciliter leur retrait avant le lancement de toute impression.