Achat, location ou contrat : le vrai prix d’une imprimante

Entre le coût d’achat, la maintenance ou encore les consommables, investir dans une imprimante professionnelle demande une évaluation rigoureuse.

En effet, selon une étude IDC de janvier 2025, les coûts indirects liés à l’impression en entreprise représentent jusqu’à 3% du chiffre d’affaires annuel. Face à cela, faut-il acheter, louer ou opter pour un contrat d’impression tout inclus ?

Ce guide vous permet d’éclairer votre choix selon le profil et les besoins de votre entreprise.

Comment évaluer le coût global d'une imprimante professionnelle ?

Quels sont les éléments à considérer dans le coût initial et opérationnel ?

Le coût imprimante entreprise ne se limite pas à son prix d'achat. Il inclut :

• Coût initial : achat de l’équipement, livraison, installation.
• Coûts opérationnels : cartouches (jet d’encre ou toner), maintenance, pièces détachées, énergie consommée.
• Technologie utilisée : Les imprimantes jet d'encre ont souvent un coût d'achat réduit, mais un coût à la page plus élevé. Inversement, une imprimante laser professionnelle est plus coûteuse à l’achat, mais économique en fonctionnement – notamment au-delà de 500 pages/mois.

Exemple : une entreprise imprimant 1 000 pages par mois économisera à long terme en optant pour une imprimante laser professionnelle, malgré son coût initial plus élevé.

Comment le coût par page influence-t-il le choix d'une imprimante ?

Le coût par page imprimante est un indicateur clé. Il inclut l’encre ou le toner, et parfois le papier. Voici un comparatif concret :

Les imprimantes multifonction, qui combinent impression, scan et fax, peuvent rationaliser davantage les coûts pour les PME, surtout en mode tout-en-un.

Quelle solution convient à votre entreprise ?

Quand faut-il privilégier l'achat direct d'une imprimante ?

L’achat direct reste judicieux pour les entreprises à faible volume d’impression ou disposant d’un service informatique pouvant assurer la maintenance. Il évite les engagements contractuels et peut s'amortir rapidement.

Avantages : liberté totale, maîtrise de l’équipement, amortissement comptable.

Limites : coûts de maintenance et remplacements imprévus non mutualisés.

Un cabinet d’architecture imprimant surtout des plans grand format en interne pourrait par exemple investir dans une imprimante professionnelle haut de gamme et la rentabiliser en 3 ans.

Quels sont les avantages de la location/leasing pour une imprimante ?

La location, ou leasing, séduit de plus en plus les PME. Elle permet de bénéficier d’un matériel récent tout en préservant la trésorerie. Au plan fiscal, les loyers sont généralement déductibles (conformément à l’article 39-1-1° du Code général des impôts, mis à jour en janvier 2025 – www.service-public.fr).

Avantages :

• Pas de gros investissement initial
• Mise à niveau technologique régulière
• Simplicité budgétaire

Le leasing convient aux entreprises en croissance ou multi-sites, avec un besoin de souplesse. Exemple : une PME de 50 salariés peut disposer d’une imprimante laser professionnelle moderne dès 80 € HT/mois.

Quelles innovations technologiques influençant les coûts des imprimantes ?

Comment la connectivité et l'automatisation impactent-elles le coût des imprimantes ?

Les fonctionnalités avancées impactent directement l'efficacité et donc le coût imprimante entreprise :

• Connectivité Wi-Fi et Bluetooth : suppression des câbles, impression mobile ou à distance. Gain de productivité et baisse des besoins informatiques.
• Automatisation (duplex, tri, numérisation batch) : réduit les manipulations et les erreurs humaines.

Opter pour une imprimante multifonction intégrant ces options maximise les bénéfices, surtout dans les environnements collaboratifs ou en télétravail.

Quelles innovations récentes ajoutent de la valeur aux imprimantes ?

• Technologie EcoTank : réservoirs rechargeables d’encre, coût à la page le plus bas du marché.
• Intelligence embarquée : détection de pannes, alertes de consommables, gestion à distance.
• Technologie jet d’encre à froid (zéro chauffe) : réduction énergétique jusqu’à 40%.
• Systèmes de sécurité anti-intrusion : certification des flux d'impression et chiffrement des données.

En 2025, près de 60% des imprimantes à destination des entreprises embarquent nativement au moins deux de ces technologies (source : Étude Quocirca Print 2025).

Comment choisir son imprimante selon le profil de votre entreprise ?

Quelles recommandations pour les PME avec divers besoins d'impression ?

Toute PME doit s’interroger sur :

• Le volume mensuel moyen (faible : 10 000)
• Le nombre de postes utilisateurs
• La nécessité d’impressions couleur ou uniquement en noir & blanc
• Les besoins annexes (numérisation, archivage, envoi mail/fax)

Exemples :

• Entreprise avec 10 collaborateurs et moins de 2 000 pages/mois : imprimante multifonction jet d’encre EcoTank + achat direct.
• Bureau de 25 personnes, 8 000 pages/mois : imprimante laser professionnelle en contrat tout inclus imprimante.

Quels témoignages d'experts peuvent guider votre décision ?

Élodie Lebrun, DAF d’un cabinet RH à Bruxelles (22 salariés), témoigne : « Nous avions une imprimante en leasing, mais les coûts de toner restaient élevés. En 2024, nous avons opté pour un contrat d'impression tout inclus incluant maintenance, consommables et assistance. Le coût est prévisible et géré à distance. Résultat : 15% d’économie annuelle sur le poste impression. »

Marc Delvaux, dirigeant d’une PME logistique à Liège, ajoute : « La location nous donne accès à du matériel haut de gamme qu’on n’aurait pas acheté. En mode multi-site, cela simplifie la maintenance. »

Les clés pour faire le bon choix

• Évaluez le coût réel à 3-5 ans, pas seulement le tarif initial.
• Comparez coût par page imprimante selon votre volume.
• Leasing, achat ou contrat tout inclus se choisissent selon vos ressources et besoins spécifiques.

Que vous optiez pour la flexibilité d’un contrat tout inclus imprimante ou que vous préfériez le contrôle via l’achat direct, l’enjeu reste de réduire les dépenses opérationnelles tout en garantissant votre productivité.

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