Machines à café pour bureaux : Comment allier performance et economies ?

Quelle machine à café correspondrait le mieux à vos besoins ? De la petite machine adaptée pour le bureau aux gros distributeurs multi-boissons, le choix pour les professionnels, les entreprises et les collectivités est désormais très large. Tour d'horizon. Choisir une machine à café répondant aux besoins de l'entreprise est essentiel pour offrir aux collaborateurs comme aux visiteurs un moment de convivialité.

Les tendances récentes mettent en avant des solutions toujours plus innovantes, depuis les modèles ultra-technologiques jusqu’aux équipements favorisant le bien-être au travail. Une machine pour usage strictement professionnel contribue grandement à la productivité, car elle permet de partager des pauses plus agréables et d’améliorer la satisfaction de tous.

Les professionnels recherchent également des options durables, avec des fonctionnalités permettant de réduire la consommation d'énergie et de limiter les déchets. Dans ce contexte, s’équiper de la bonne solution garantit à la fois la qualité de la boisson et une véritable plus-value pour l’image de l’entreprise.

C'est le volume de consommation qui doit principalement guider le choix vers une machine à café plutôt qu'une autre. Les différentes solutions proposées par les professionnels que l'on consultera permettront d’optimiser le budget à consacrer à cet équipement.

Pour consommation limitée

Pour les petites entreprises et les salles d'attente ou de réunion, les machines à café professionnelles de bureau (OCS) se présentent sous forme de modules compacts à installer sur un meuble existant (format "table top").

Les modèles adaptés à une consommation de moins de 40 unités par jour existent dans toutes les versions de production de café (filtre, expresso, cafés spéciaux comme le cappuccino) et fonctionnent avec les différents types de café prédosé (dosettes souples, capsules, grains moulus ou café instantané).

Les machines à expresso  délivrent du café à l'unité, les systèmes utilisant les dosettes disposent souvent d'un système de remplissage de deux tasses à la fois et les mini-distributeurs de café filtre peuvent servir, au choix, le café tasse par tasse ou en capacité de plusieurs litres par remplissage de thermos.

Au-delà de ces caractéristiques, la machine adaptée pour le bureau affiche des avantages écologiques grâce à une consommation d'énergie maîtrisée et des formats de dosettes recyclables. Elle s’avère également économique en limitant le gaspillage et en proposant un temps de préparation rapide. Pour prolonger sa durabilité, il convient d’effectuer un détartrage périodique, un nettoyage quotidien des buses et de vérifier régulièrement les réservoirs d’eau et de café dédié au secteur professionnel.

Pour consommation moyenne

Dans le segment d'utilisation intermédiaire (entreprise moyenne, salle de petit déjeuner d'hôtel, hall de séminaire), soit une centaine de consommations par jour, on voit coexister deux sortes d'appareils :

• les machines à café professionnelles du même type que dans le segment adapté à une consommation limitée mais avec une plus grande capacité de doses de café par appareil. Elles se posent sur un socle dans lequel peuvent être rangés les consommables accompagnant le café (tasses ou gobelets, mélangeurs, eau et sucre, serviettes);
• les mini-distributeurs à placer sur un meuble ou sous forme de meubles sur pied indépendants (format "free standing"). Ils offrent plusieurs sortes de cafés mais également d'autres types de boissons chaudes (thés, soupes, chocolat). Beaucoup de modèle permettent également de varier l'intensité du sucre et du lait.

Pour optimiser la productivité et l’expérience des utilisateurs, la présence d'une machine multi-boissons pour usage pro est un atout majeur, car elle garantit un large choix de boissons. Comparées aux machines de bureau, ces distributeurs de café réservés aux pros se distinguent par la diversité des préparations (cappuccino, chocolat, potages) et par leur programmation plus riche, ce qui satisfait les goûts variés au sein d’une entreprise.

Bien entendu, les coûts peuvent différer : une machine de bureau revient généralement moins cher, mais offre moins de variété qu’un grand distributeur. En parallèle, la maintenance plus poussée sur les appareils multi-boissons peut impacter le budget. Les entreprises doivent donc évaluer soigneusement leurs besoins en termes de volumes, de types de boissons et de contraintes financières afin de trouver le juste équilibre.

Pour consommation intensive

Pour les grandes entreprises ou les lieux publics  à fort passage (de 300 à 800 consommations par jour selon), les distributeurs automatiques sont des équipements de taille importante, nécessairement conçus comme des meubles sur pied indépendants. Ils sont le plus souvent équipés d'un monnayeur. Les machines à café professionnelles actuelles proposent un large gamme de choix de boissons chaudes (jusqu'à 60 !), dosables au choix. Elles peuvent cependant se concentrer uniquement sur le café (filtre, expresso et instantanés) qu'ils vont décliner sous différente formes.

Lorsqu’un établissement a besoin d’une machine offrant une généreuse capacité vivement conseillée aux collectivités et aux bureaux, on trouve aujourd’hui des dispositifs complètement connectés. Une machine automatisée pour un usage professionnel peut proposer la personnalisation des boissons selon l’intensité et le volume, tout en s’actualisant via des modules Wi-Fi intégrés.

Cela améliore grandement le service client, car chaque collaborateur et visiteur profite d’un café sur mesure. Par ailleurs, pour encore plus de robustesse, une deuxième machine offrant une très grande capacité pensée pour les collectivités et les bureaux peut être installée, évitant ainsi la rupture de service pendant les pics de consommation.

Le marché mondial des machines à café est en pleine extension, avec des prévisions toujours plus ambitieuses d'ici 2029 et au-delà. Les avancées technologiques, telles que le Wi-Fi et le Bluetooth, rendent les équipements plus interactifs et pratiques au quotidien, tandis que la réputation des PME suisses dans le domaine des machines super-automatiques ne cesse de croître.

Par ailleurs, la forte consommation de café en Belgique justifie la demande soutenue des entreprises pour des solutions performantes et adaptées. Ainsi, allier connectivité et simplicité d’entretien permet aux professionnels de proposer un café de haute qualité, tout en optimisant confort et productivité.