Geregistreerde Kassa (GKS) in 2026: Voor Wie is het verplicht en hoe voldoet u aan de wet?

Het Geregistreerd Kassasysteem (GKS), in de volksmond ook wel de 'black box' genoemd, is een wettelijke verplichting voor een groot deel van de Belgische horecasector. Sinds 1 juli 2026 geldt de vernieuwde GKS 2.0-norm, die strengere certificatievereisten en realtime datacommunicatie met de FOD Financiën oplegt. In 2026 is correcte naleving van de GKS-verplichting essentieel om zware fiscale sancties te vermijden en te profiteren van de beschikbare sociale voordelen.

Wat is het Geregistreerd Kassasysteem (GKS 2.0)?

Definitie en wettelijke basis

Het GKS 2.0 is een gecertificeerd kassasysteem dat alle transacties van maaltijden en dranken registreert via een onvervalsbaar digitaal kasticket en deze realtime doorstuurt naar de FOD Financiën. Het systeem bestaat uit drie gecertificeerde componenten:

• De kassasoftware (POS-software): Gecertificeerde software die alle verkopen registreert en fiscale kastickets aanmaakt conform de technische vereisten van het ministerieel besluit van 29 april 2024.
• De Fiscal Data Module (FDM): Een beveiligd hardware-element dat alle transactiedata onwijzigbaar opslaat en realtime communiceert met de FOD Financiën.
• De VAT Signing Card (VSC): Een elektronische handtekening die elk kasticket authenticeert en onvervalsbaar maakt.

Op de officiële website van de FOD Financiën vindt u alle actuele informatie en de lijst van gecertificeerde leveranciers: www.geregistreerdkassasysteem.be.

Voor welke ondernemingen is het GKS verplicht in 2026?

De nieuwe drempel: €25.000 jaaromzet uit maaltijden

Sinds de hervorming van de GKS-regelgeving door de FOD Financiën geldt niet langer de vroegere 10%-regel, maar een duidelijke omzetdrempel. Het GKS is verplicht voor alle exploitanten van inrichtingen waar maaltijden worden verbruikt én voor traiteurs die cateringdiensten verlenen, wanneer hun jaaromzet (excl. btw) uit restaurant- en cateringdiensten — exclusief het verschaffen van dranken — meer bedraagt dan €25.000. Wordt deze drempel niet overschreden, dan is het GKS niet verplicht maar kan het systeem vrijwillig worden gebruikt.

Overzicht: wie is verplicht en wie is vrijgesteld in 2026?

GKS 2.0: overgangsperiodes voor bestaande horecazaken

Deadlines per aankoopdatum van de huidige kassa

Voor bestaande horecazaken die reeds beschikten over een GKS 1.0-systeem, voorziet de FOD Financiën een gefaseerde overgangsperiode naar GKS 2.0, afhankelijk van de aankoopdatum van de huidige kassa:

• Kassa gekocht vóór 1 januari 2018: Uiterlijke deadline voor overgang naar GKS 2.0 → 1 juli 2027.
• Kassa gekocht tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021: Uiterlijke deadline → 1 juli 2028.
• Kassa gekocht vanaf 1 januari 2022: Uiterlijke deadline → 1 januari 2029.
• Nieuwe horecazaken (vanaf 1 juli 2026): GKS 2.0 verplicht vanaf de eerste dag van exploitatie.

De tolerantieperiode voor het gebruik van niet-gecertificeerde GKS 2.0-systemen is definitief beëindigd op 30 juni 2026. Vanaf 1 juli 2026 geldt geen tolerantie meer en zijn sancties van toepassing bij niet-conformiteit.

Sociale voordelen voor tijdige GKS-conformiteit

Doelgroepvermindering op sociale bijdragen via de RSZ

Werkgevers die tijdig voldoen aan de GKS-verplichting of zich vrijwillig registreren, hebben recht op een doelgroepvermindering op de sociale bijdragen via de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid). Dit voordeel vertaalt zich in een concrete kwartaalaftrek:

• €800 per kwartaal voor vaste werknemers jonger dan 26 jaar op het einde van het kwartaal.
• €500 per kwartaal voor andere vaste werknemers.

Voorwaarden om van dit voordeel te genieten:

• Het GKS moet operationeel zijn van de eerste tot de laatste dag van het kwartaal én het volgende kwartaal, voor alle vestigingseenheden waar horeca-activiteiten plaatsvinden.
• Uw onderneming mag maximum 49 werknemers tellen.
• De vermindering is geldig voor maximum vijf vaste, voltijdse werknemers naar eigen keuze.
• Het aanvangsuur en eindtijdstip van tewerkstelling moeten dagelijks geregistreerd worden voor alle betrokken werknemers.

Sancties bij niet-naleving van de GKS 2.0-verplichting

Fiscale en administratieve gevolgen

De FOD Financiën controleert actief de naleving van de GKS-verplichting. Ondernemingen die niet voldoen aan de wettelijke vereisten, riskeren zware gevolgen:

• Administratieve boetes: Bij het ontbreken van een gecertificeerd GKS 2.0 of het gebruik van een niet-conform systeem.
• Belastingcorrecties en naheffingen: Bij vermoeden van fiscale fraude kan de FOD Financiën de omzet ambtshalve ramen op basis van referentiegegevens van vergelijkbare inrichtingen.
• Intrekking van certificatie: Leveranciers van niet-conforme kassasystemen riskeren opschorting of intrekking van hun certificatie conform het ministerieel besluit van 29 april 2024.

Praktische stappen naar GKS 2.0-conformiteit in 2026

Een correcte GKS 2.0-implementatie vereist een gestructureerde aanpak. Controleer eerst de aankoopdatum van uw huidige kassa om uw specifieke deadline te bepalen. Neem vervolgens tijdig contact op met een gecertificeerde leverancier zodat de overgang naar GKS 2.0 verloopt zonder operationele onderbrekingen. Registreer uw onderneming en vestigingen via de e-service GKS van de FOD Financiën, valideer uw systemen en dien uw aanvraag in bij de RSZ om te profiteren van de doelgroepvermindering op sociale bijdragen.