Boekhoudprogramma: Online boekhoudprogramma’s

Wanneer u kiest voor een online boekhoudprogramma gelden dezelfde criteria als voor offline software. In grote lijnen dient u daarom vooral te letten op:

• Hoe veilig zijn uw gegevens?
• Is de software compatibel met andere programma’s/toepassingen van uw eigen systeem en van uw boekhouder?
• Ga na hoeveel opslagcapaciteit u aangeboden krijgt.
• Welke garanties heeft u in verband met de internetverbinding?

In tweede instantie moet u zich er goed van vergewissen of de aangeboden boekhoudsoftware in een multi-tenancy-omgeving of een single-tenancy-omgeving met gebruikerslicentie werkt. U kunt een keuze maken uit SaaS-software of ASP-dienstverlening.

Verschil tussen SaaS en ASP

Beide systemen garanderen een volledige automatisering van wat u uitbesteedt.

• ASP staat voor Application Service Provider. De software is helemaal web-gebaseerd en de aanbieder heeft er de volledige controle over. Als klant beschikt u over een eigen gebruikerslicentie en de software draait in een datacenter waartoe u toegang krijgt via een webbrowser in een single-tenant-omgeving. Dit betekent dat de software naar uw noden en maatstaven kan aangepast worden. ASP-dienstverlening is duurder dan Saas-software.
• SaaS staat voor Software As A Service. Meestal wordt de software aangeboden in een multi-tenant-omgeving omdat op die manier de ontwikkelingskosten en de infrastructuur gedeeld worden en daardoor veel goedkoper zijn. Dit biedt veel schaalvoordelen en de systeembelasting wordt optimaal verdeeld. Dit betekent echter ook dat de basiscode door alle gebruikers (tenants) wordt gedeeld. De software kan dus NIET aangepast worden.

Voordelen van online boekhouden

• U heeft vanop elke locatie toegang tot uw boekhouding, net als uw boekhouder.
• U hoeft geen eenmalige dure investering te doen, want de maandabonnementen zijn voor elk budget haalbaar. In de abonnementen zit bijna altijd het onderhoud, de service en het upgraden/updaten inbegrepen.
• Als u voor een goede leverancier kiest mag u zeker zijn van een goede beveiliging.

Wat kosten online boekhoudprogramma’s?

Er wordt meestal een jaarcontract afgesloten waarbij u al dan niet een jaarlicentie, eenmalige activeringskost en een maandabonnement inclusief onderhoud/service/updates en upgrades betaalt.

Basistarieven beginnen bij zo’n €20 per maand, maar hoe meer functies of hoe geavanceerder het online boekhoudprogramma, hoe duurder het wordt (tot zo’n 130 €/maand). 

Online administratiekantoren

Telkens u uw eigen accountant raadpleegt begint het klokje te tikken en krijgt u een gepeperde factuur voorgeschoteld. Daarin zagen de oprichters van online administratiekantoren een gat in de markt. Zij proberen u het beste van twee werelden te bieden tegen prijzen die vooraf zijn vastgelegd.

• U werkt zoveel mogelijk zelf met het online boekhoudprogramma die zij u voorstellen, op maat van uw bedrijf.
• Volgens vooraf afgesproken tarieven per actie/transactie verwerken zij boekingen, financiële verrichtingen, BTW-aangiftes, belastingaangiftes, loonadministratie, deponeren zij jaarrekeningen enz…

• U weet vooraf exact hoeveel een gekozen dienstverlening u zal kosten.