Boekhoudprogramma: Boekhoudpakket kopen of huren?

Als we de basic software die u gratis kan downloaden buiten beschouwing laten, dan nog is het niet eenvoudig om te weten of het interessanter is om software aan te kopen of om online een maandabonnement af te sluiten zonder dat u zich verder nog iets hoeft aan te trekken.

Is een boekhoudpakket kopen altijd een dure investering?

Wie weinig eisen stelt hoeft zeker niet diep in zijn portemonnee te tasten: als u genoeg heeft aan de elementaire basisfuncties, dan vindt u al wel softwarepakketten die gemiddeld 50 à 100 euro kosten.

Voor de gemiddelde handelaar, kleine zelfstandige of kmo  zijn er al goede standaardpakketten tussen 500 en 1000 euro, maar voor de professionele versies bedoelt voor grotere bedrijven loopt het bedrag soms aardig op.

Het houdt natuurlijk niet op bij de aankoop van een basispakket. Misschien is het wel voordeliger om meteen te kiezen voor een all-in-one oplossing? Dan combineert u uw boekhouding ineens met alle andere administratieve taken, wat u een hoop dubbel werk bespaart. Gewoonlijk is een combi-versie in verhouding ook goedkoper dan wanneer u de software afzonderlijk zou aanschaffen.

Bijkomende kosten als u boekhoudsoftware koopt

• In sommige gevallen betaalt u een eenmalige activeringskost.
• Ga na of de hosting is inbegrepen.
• Voor sommige software betaalt u ook per extra gebruiker bijkomende licenties, maar ook voor elk bijkomend dossier dikt de factuur aan.
• Bijna elk boekhoudpakket is uit te breiden met modules, en ook dat sommetje kan aardig oplopen, want u betaalt al snel 200 à 300 euro voor de kleinste module.
• Dan komt er ook nog een ondersteuningscontract bij. In functie van de aangeboden dienstverlening kan ook dat bedrag erg variëren.

Bekijk dus goed wat er allemaal inbegrepen is. Lees ook de kleine lettertjes: soms wordt het contract stilzwijgend verlengd en worden de tarieven jaarlijks herzien. Bepaalde leveranciers schotelen u de factuur soms al voor bij aanvang van het contract en dient u hun ‘support’ ineens voor 12 maanden te betalen.

Kunt u dan maar beter huren?

Als u opziet tegen een fikse investering is huren beslist een goede optie. U komt niet voor verrassingen te staan, want u kent alle tarieven vooraf en de maandelijkse bedragen zijn echt niet onoverkomelijk. Misschien is dit een minder interessante oplossing voor grote ondernemingen met veel werknemers, die nood hebben aan maatoplossingen en geavanceerde producten en waar de prijs voor een groot aantal gebruikers en veel extra modules de maandelijkse rekening wel eens aardig kan doen oplopen.

• Niet zelden vragen leveranciers een eenmalige activeringskost.
• U kunt kiezen voor een huurformule die u toegang tot de software op het internet geeft in een single-tenant omgeving waarbij de aanbieder de controle over de software heeft.
• Een andere optie is dat u licenties huurt, en net zoals bij de aankoopoptie moet u ook hier bijbetalen voor extra gebruikers en extra modules.
• Abonnementsbedragen beginnen voor de basisformules vanaf zo’n 15 euro per maand, maar dat bedrag kan snel oplopen.
• In huurformules is meestal de bijstand inbegrepen: u kan beroep doen op een helpdesk, de hosting zit erin evenals de updates en back-ups.

Een ander voordeel is dat u altijd de laatste nieuwe software kan gebruiken en dat u altijd in een goed beveiligde omgeving werkt.