Quels sont les outils de planning des salariés ?

Dans la vie professionnelle, le temps est crucial : chaque minute et chaque heure compte. C’est pourquoi il est important de s’organiser pour gérer ses équipes, ses délais et être dans les temps. Une mauvaise gestion des plannings peut avoir un impact très négatif sur la productivité d’une entreprise. Cela se traduit par une mauvaise organisation, un niveau de stress trop important et un manque de priorité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning du personnel ?

Gérer les plannings est rarement la tâche préféré des managers et responsables. C’est une tâche récurrente qui prend du temps. Pour qu’elle soit réalisée efficacement, la gestion des plannings nécessite une excellente organisation et une certaine capacité d’anticipation.
Cette gestion peut facilement être optimisée grâce à un logiciel de planning ! Il s’agit d’une plateforme sur laquelle les plannings et les tâches sont enregistrés, et ceux pour tous les employés. Depuis une plateforme unique, vous gérez les horaires ainsi que la progression des différentes missions.
La plupart de ces logiciels ont un fonctionnement simple et intuitif, ce qui est très apprécié des responsables RH et des managers. Ce type de plateforme facilite les tâches quotidiennes et permet de gagner un temps précieux.

Les fonctionnalités d’un logiciel de planning

Il existe de nombreux logiciels et solutions en ligne de gestion et de suivi du temps et des plannings. Leur fonctionnalité première est, comme leur nom l’indique, de gérer les plannings. Cette gestion se traduit par l’édition et l’organisation des horaires de travail des équipes. Cela implique la répartition des tâches ainsi que la planification des temps de repos et de pause.
Ces logiciels permettent aussi de suivre le temps de travail des équipes. On peut y trouver les temps de présence, les absences ainsi que le temps d’activité par mission ou par projet.
Les plateformes de gestion des plannings fonctionnent tout aussi bien avec le télétravail. Il est possible de suivre le temps travaillé à distance, seul ou en équipe pour tous les salariés.
En plus de tout cela, ces plateformes ont de nombreuses fonctionnalités :

• Tableaux de bord
• Alertes en cas de modification
• Planification des tâches
• Répartition des rôles
• Suivi de progression
• Création d’infographies
• Attribution des priorités
• Analyse des performances
• Mise à jour en temps réel

Les avantages et les inconvénients du logiciel de planning du personnel

Il y a beaucoup d’avantages à installer un outil de gestion de planning.
Tout d’abord, il offre une meilleure gestion du temps et cela se traduit par un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Avec cette meilleure organisation, la productivité sur les heures de travail s’améliore et les heures supplémentaires ne sont plus nécessaires. Vos salariés seront plus satisfaits et bien moins stressés au bureau.
Ces plateformes sont aussi un excellent moyen de centraliser les informations. Depuis une seule interface, vous trouver les présences, les absences, les congés, ainsi que la progression des tâches. C’est aussi un très bon moyen d’éviter les conflits d’horaires lors de la planification de projets ou de réunion.
Ces logiciels ont toutefois quelques inconvénients. Le premier vient du risque d’atteinte à la confidentialité des données. En effet, ces plateformes regroupent un grand nombre d’informations salariales et une fuite de données peut rapidement arriver. De plus, certaines fonctionnant uniquement en ligne, il est important de vérifier le niveau de sécurité.
Un autre inconvénient peut venir des salariés. Certains peuvent considérer que le logiciel de planning est un moyen de les pister ou encore un manque de confiance en leur travail. Pour éviter cette situation, il faudra impérativement expliquer le côté positif et avantageux de l’utilisation d’un logiciel de planning.

Comment bien choisir son outil de planification du travail ?

Pour faire le meilleur choix, il est important de comprendre vos besoins. Chaque entreprise a des besoins différents, en fonction de son domaine d’activité ainsi que de ses différentes missions et projets. Certaines fonctionnalités peuvent être nécessaires pour l’une et inutiles pour d’autres.
Avez-vous besoin d’un système de communication intégré ? Cherchez-vous une solution internalisée ou externalisée ?
Il faut aussi comparer les différents formats de ces outils. On retrouve des solutions de plannings sous différentes formes, telles que des logiciels ou applications à installer, ou encore une plateforme en ligne (et/ou en Cloud).
Un autre point à prendre en compte est le coût. Bien qu’une partie de ces outils soient gratuits, il existe toujours des formules payantes. Les options supplémentaires incluent des tableaux de bord approfondis, un plus grand nombre d’utilisateurs, des infographies, ou encore un système de pointage.

Les enjeux de la gestion de planning du personnel

Pour conclure cet article, faisons un petit point sur la gestion de planning et ses enjeux.
Premièrement, il est bon de rappeler qu’un logiciel de planning améliore la productivité d’une entreprise. Cette amélioration a aussi un apport économique. En effet en gagnant en productivité, vous réalisez des économies. Celles-ci peuvent provenir d’une réduction d’heures supplémentaires, ainsi que de meilleures performances sur les heures travaillées.
Ensuite, ces logiciels peuvent améliorer la qualité de vie au travail de vos employés. Vos employés sont plus satisfaits, grâce à des plannings équitables et un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Fini les heures supplémentaires et les deadlines intenables, vos salariés seront plus productifs sans pour autant devoir travailler plus.
Les logiciels de planning sont donc à la fois des outils de partage de projets et tâches, de planification mais aussi d’organisation qui se révèlent très utiles pour les entreprises.