Copieurs : Tout savoir sur la photocopieuse

Le copieur, ou photocopieur, permet d’effectuer des copies de documents. Il gère des travaux plus importants que la simple imprimante et un plus grand nombre d’utilisateurs. De taille plus imposante que l’imprimante, vous pouvez le placer dans un couloir accessible à tous.

Le photocopieur neuf ou d’occasion se base soit sur une technologie analogique soit sur une technologie numérique. La première technologie duplique les documents tandis que la seconde les scanne. Le copieur analogique, moins cher, propose moins de fonctions que le numérique, qui peut être multifonction. Le numérique s’avère également plus performant en termes de débit, de qualité d’impression de textes, de photos et de mémoire.

Photocopieur couleurs ou noir et blanc ?

Le photocopieur imprime et copie en noir et blanc et/ou en couleurs.  Il imprime habituellement plus rapidement en noir et blanc. Mais sa rapidité de débit (15 à 130 pages par minute) et la qualité de ses impressions varient en fonction des appareils et de vos besoins.

Quels formats de papier ?

Il utilise différents formats de papier : A4 ou A3 pour les photocopieurs classiques. Et il vous propose le recto simple ou le recto verso, plus économique. Si vous devez imprimer sur des papiers plus grands, vous avez le choix entre le tireur de plan (A0 ou A1), le duplicopieur (grandes quantités de documents à copier en plusieurs exemplaires) ou le copieur haut volume (grandes quantités de documents à copier en de nombreux exemplaires).

Photocopieur aussi multifonction

Le photocopieur peut être multifonction. Dans ce cas, il pourra aussi scanner vos documents, les faxer, recevoir des fax et imprimer vos écrits. Vous pouvez aussi lui demander d’agrafer, de perforer vos documents ou même de les trier. Le nombre de bacs d’entrée et de sorties variera en fonction de vos besoins. Connectez-le à votre réseau, s’il s’agit d’un copieur numérique, afin de desservir plusieurs ordinateurs. Cela pourra se faire en wifi si vous souhaitez imprimer à distance. Le photocopieur multifonction peut encore offrir d’autres fonctions intéressantes : un panneau de contrôle tactile, la numérisation en haute résolution, la compatibilité avec les tablettes smartphones et des options de sécurité. Ces dernières vous permettront de configurer vos paramètres d’accès, de placer des données sur des réseaux cryptés ou de les stocker uniquement en mémoire vive, de tracker l’utilisation de votre appareil, etc.

Un budget important : les cartouches

Si le coût d’impression par page du copieur est faible, ses cartouches doivent pourtant être remplacées fréquemment. Privilégiez les cartouches individuelles pour la couleur afin de remplacer progressivement les cartouches usagées. Si vous achetez des cartouches XL, vous réaliserez au moins 30% d’économies. Point besoin de forcément acheter les cartouches de la même marque que votre machine. Il existe des cartouches « universelles ». Et pensez à les recycler (voir l’encart de l’article « Choisir une imprimante multifonction moderne » ). Souvent les copieurs sont en location financière. C’est alors le prestataire qui s’occupe de l’approvisionnement en consommables.

Achat ou location ?

Les entreprises louent habituellement leur copieur. Le prix de la location d’un photocopieur se basera notamment sur le nombre mensuel estimé d’impressions et de copies.

Demandez un contrat de maintenance afin de faire entretenir et réparer votre appareil pour un budget raisonnable, sans mauvaise surprise. A l’issue de chaque contrat de location de photocopieur, vous recevrez un nouvel appareil à la pointe de la technologie. Ce contrat s’étalera sur une période allant de deux à quatre ou cinq ans.

Le prix du photocopieur varie fortement suivant le nombre de fonctions offertes, la vitesse d’impression, le coût par page, la couleur ou le noir et blanc, la résolution (de 200 points par pouce à 1200 points par pouce),  les consommables, etc.