Printers: Printer huren

Waarom zou u een printer huren als u al toestellen vindt die amper 50 euro kosten? Als u bovendien zelden grote volumes afdrukt, dan is het zelfs zinloos. De oplossing kan echter wel interessant zijn voor bedrijven die grote aantallen documenten afdrukken en dan heeft u de keuze uit verschillende formules.

Wanneer is een printer huren interessant?

Heel wat bedrijven nemen regelmatig deel aan beurzen of evenementen of moeten permanent aanwezig zijn op werven. Als u dan een printer nodig heeft voor amper enkele dagen of weken, heeft het weinig zin om te investeren in een dure laserprinter. Dit geldt zeker als u meerdere toestellen tegelijk nodig heeft. Ook bestaan er formules die uitkomst bieden als u veel moet printen over een langere tijd: dan kunt u de vergelijking maken tussen huren of leasen.

Printer huren: diverse formules

Het type apparaat kiest u in functie van deze criteria: multifunctioneel toestel  of enkel printer, afdruksnelheid (het aantal pagina’s per minuut), afdrukresolutie die de kwaliteit bepaalt (scherpte en kleur), zwart-wit of kleur, wel of geen netwerkverbinding en Wi-Fi.

De korte-termijn-formule

Leveranciers spelen handig in op specifieke situaties zoals een open dag, een beurs, een congres, demonstratiedagen, tijdelijke werkplekken zoals werven enz. en bieden huuropties van een dag, een of meerdere weken of maandcontracten.

De lange-termijn-formule of leasingoptie

Hiermee bedoelen leveranciers contracten vanaf drie jaar, al dan niet met de optie dat het apparaat uw eigendom wordt na afloop van het contract (leasing). Deze optie kan voordelig uitdraaien als u een echte ‘veelprinter’ bent. Om tegemoet te komen aan veranderende situaties in uw bedrijf krijgt u soms een flexibel contract aangeboden en kan u het tarief jaarlijks aanpassen in functie van uw reële behoeften. Contracten houden namelijk een vaste prijs per afgedrukte pagina in, die daalt naarmate u meer vellen afdrukt.

Wat houdt uw contract in?

• Bij korte-termijn-contracten zal de leverancier bijna altijd een borgsom eisen en soms zelfs vooraf dat u de factuur vooraf betaald, zeker als het gaat om een dag of een week.
• Als u het toestel niet zelf haalt en brengt, dan rekent de leverancier hiervoor extra kosten.
• U betaalt een vast bedrag volgens het type machine per dag, per week of per maand. Machines met hoge afdrukcapaciteit en extra functies zijn duurder.
• Naargelang het aantal vellen dat u afdrukt wordt vooraf een prijs per afdruk bepaald: zwart-wit is uiteraard goedkoper dan kleur. Afdrukken op het grotere A3-formaat kosten ook meer.
• Wie een 3D-printer huurt kan eventueel het basismateriaal zelf kopen of bij de leverancier. Meestal gaat het om PLA of ABS en betaalt u per gram verbruikt materiaal. Voor demodagen stellen leveranciers soms ontwerpen ter beschikking en u kan zelfs professionals inhuren die demo’s geven.
• Clausules over onderhoud, beheer, eventuele aansluiting op een netwerk worden opgenomen in het huurcontract en maken dikwijls deel uit van de standaard dienstverlening.

Het kostenplaatje

• Leveren en ophalen: verschilt bij elke leverancier en hangt ook samen met de afstand en het type apparaat.
• Huurprijs printerapparaten: zwart-wit-toestellen zijn goedkoper dan kleurenlasers die extra snel afdrukken. De goedkoopste machines huurt u vanaf zo’n 25 euro per week, maar gesofisticeerde multifunctionele kleurenlasers kunnen wel meer dan 300 euro per week kosten. 3D-printers worden meestal per (halve) dag verhuurd (vanaf zo’n 30 euro per 12 uur) en een gemiddelde prijs van € 0,05 per gram gebruikt printmateriaal.
• Voor een duplexmodule of extra papierlades betaalt u extra.
• De prijs per afgedrukte pagina daalt bij hoog printvolume en kan erg verschillen. Voor de goedkoopste tarieven moet u al meer dan 80.000 vellen op jaarbasis afdrukken om minder dan € 0,02 in zwart-wit te betalen. Kleurenprints kosten altijd een veelvoud.

Printer huren: de voordelen

• U kunt altijd en overal printen
• Diverse huurformules in functie van uw behoeften
• Ruime keuze uit apparaten die beantwoorden aan uw specifieke eisen
• Goede dienstverlening: bij problemen wordt uw apparaat snel hersteld of vervangen
• Ideale oplossing bij onvoorziene omstandigheden: brand, diefstal, vandalisme…