Buitenlandse trip en maaltijdcheques : Wat je moet weten

Maaltijdcheques zijn in België een veelgebruikt extralegaal voordeel om de kosten van maaltijden voor werknemers te verlagen. Voor werkgevers die internationaal actief zijn, rijst vaak de vraag of maaltijdcheques ook in het buitenland kunnen worden gebruikt. In 2025 is het antwoord genuanceerd: in de meeste gevallen blijft het gebruik nationaal beperkt, met slechts enkele uitzonderingen.

Deze gids verduidelijkt wat wettelijk toegestaan is, waar de beperkingen liggen en welke alternatieven geschikt zijn voor internationale contexten.

De basis van maaltijdcheques in België

Functie en fiscaal kader

Maaltijdcheques zijn extralegale voordelen die werkgevers in België kunnen toekennen onder strikte fiscale voorwaarden . Ze zijn bedoeld om maaltijden tijdens werkdagen te betalen en zijn fiscaal voordelig voor zowel werkgever als werknemer, op voorwaarde dat de wettelijke voorwaarden worden nageleefd.

De maaltijdcheques worden uitgegeven door erkende aanbieders en kunnen uitsluitend worden gebruikt bij aangesloten handelaars die voedingsproducten aanbieden. Dit fiscale kader is in 2025 nog steeds nationaal georganiseerd.

Van papier naar elektronische maaltijdcheques

De papieren maaltijdcheques zijn quasi volledig vervangen door elektronische maaltijdcheques . Deze digitale vorm verhoogt het gebruiksgemak, verbetert de veiligheid en vereenvoudigt het beheer voor bedrijven.
Belangrijk: de digitalisering betekent niet automatisch dat maaltijdcheques vrij internationaal inzetbaar zijn.

Gebruik van maaltijdcheques in het buitenland: wettelijke realiteit

Nationale beperkingen blijven de norm

In 2025 geldt dat Belgische maaltijdcheques in principe enkel in België gebruikt mogen worden. Dit is rechtstreeks gekoppeld aan hun fiscale behandeling. Buitenlandse transacties vallen meestal buiten het Belgische fiscale kader, waardoor het gebruik van maaltijdcheques in het buitenland niet toegelaten of sterk beperkt is.

Zelfs binnen de Europese Unie bestaat geen geharmoniseerde regelgeving voor maaltijdcheques. Elk land hanteert zijn eigen sociale en fiscale voordelen, wat grensoverschrijdend gebruik bemoeilijkt.

Uitzonderingen en beperkte gevallen

In zeer specifieke situaties kan gebruik in het buitenland technisch mogelijk zijn, bijvoorbeeld:

• bij handelaars die expliciet zijn aangesloten op een internationaal netwerk,

• of bij bepaalde grensoverschrijdende locaties.

Deze gevallen blijven echter uitzonderlijk en zijn geen algemene oplossing voor internationale verplaatsingen of opdrachten.

Rol van aanbieders zoals Edenred en Monizze

Edenred en Monizze zijn toonaangevende aanbieders op de Belgische markt en maken deel uit van internationale groepen. Hoewel zij actief zijn in meerdere landen, betekent dit niet dat Belgische maaltijdcheques automatisch in het buitenland aanvaard worden.

De acceptatie wordt bepaald per land en per kaart, en is steeds onderworpen aan lokale regelgeving. Voor Belgische werkgevers blijft het belangrijk om dit niet als standaardoplossing te beschouwen voor buitenlandse opdrachten.

Fiscale aandachtspunten en risico’s voor werkgevers

Fiscale conformiteit en controle door de overheid

Voor Belgische werkgevers is het essentieel om de fiscale regels rond maaltijdcheques strikt na te leven. In 2025 blijven maaltijdcheques een fiscaal gunstig voordeel, op voorwaarde dat ze correct worden gebruikt. Wanneer maaltijdcheques buiten België worden ingezet zonder duidelijke wettelijke basis, bestaat het risico dat de fiscus dit beschouwt als een niet-toegelaten voordeel.

Bij fiscale controles wordt niet alleen gekeken naar de toekenning van maaltijdcheques, maar ook naar het effectieve gebruik ervan. Onjuist gebruik kan leiden tot herkwalificatie als loon, met als gevolg sociale bijdragen en belastingen voor zowel werkgever als werknemer. Daarom is voorzichtigheid geboden bij internationale situaties.

Risicobeperking via duidelijke interne richtlijnen

Om fiscale risico’s te beperken, kiezen steeds meer bedrijven in 2025 voor duidelijke interne richtlijnen rond maaltijdcheques. Hierin wordt expliciet vermeld dat maaltijdcheques niet bedoeld zijn voor gebruik in het buitenland, behalve in uitzonderlijke en vooraf gevalideerde situaties.

Door medewerkers correct te informeren en alternatieve oplossingen te voorzien voor buitenlandse opdrachten, vermijden bedrijven discussies en sancties. Een goed uitgewerkt beleid draagt bij aan rechtszekerheid, transparantie en vertrouwen tussen werkgever en werknemer.

Alternatieven voor werknemers in het buitenland

Geschikte oplossingen voor internationale contexten

Voor werknemers die regelmatig in het buitenland werken of op zakenreis gaan, zijn andere oplossingen aangewezen dan maaltijdcheques, zoals:

• dagvergoedingen (per diem),

• zakelijke krediet- of betaalkaarten,

• onkostenvergoedingen volgens het bedrijfsbeleid.

Deze alternatieven zijn juridisch correct, beter afgestemd op internationale situaties en eenvoudiger te beheren.

Bedrijfsbeleid en duidelijke communicatie

In 2025 is het essentieel dat bedrijven hun intern beleid duidelijk afstemmen op internationale activiteiten. Transparantie richting werknemers voorkomt misverstanden en zorgt voor een correcte toepassing van sociale voordelen.

Maaltijdcheques en internationale mobiliteit van werknemers

Zakenreizen, detachering en expatriatie

Internationale mobiliteit is voor veel Belgische bedrijven realiteit. Bij zakenreizen, tijdelijke detachering of expatriatie rijst de vraag hoe maaltijdkosten correct worden vergoed. In 2025 zijn maaltijdcheques hiervoor meestal niet het geschikte instrument, aangezien ze gekoppeld zijn aan het Belgische arbeids- en fiscale kader.

Voor korte buitenlandse verblijven wordt vaak gewerkt met dagvergoedingen of terugbetaling van werkelijke kosten. Bij langdurige detachering gelden andere regels, afhankelijk van het land van tewerkstelling en het sociaal zekerheidsstelsel.

Afstemming tussen HR, finance en payroll

Een correcte aanpak van internationale mobiliteit vraagt om afstemming tussen HR, finance en payroll. Door vooraf vast te leggen welke vergoedingen worden toegekend en hoe deze fiscaal worden behandeld, vermijden bedrijven fouten en inconsistenties.

In 2025 verwachten werknemers bovendien duidelijkheid. Door transparant te communiceren over wat wel en niet mogelijk is met maaltijdcheques bij buitenlandse opdrachten, versterken bedrijven hun employer branding en beperken ze administratieve complexiteit.

Om af te maken

Hoewel elektronische maaltijdcheques gebruiksvriendelijker zijn geworden, blijft hun gebruik in het buitenland sterk beperkt. Voor Belgische bedrijven is het belangrijk om realistische verwachtingen te hanteren en bij internationale activiteiten te kiezen voor aangepaste alternatieven.

Via Companeo kunnen bedrijven erkende aanbieders van maaltijdcheques en alternatieve oplossingen vergelijken en gratis offertes aanvragen.
Vergelijk oplossingen en ontvang vrijblijvende offertes die aansluiten bij uw bedrijfsbeleid.