Boekhoudprogramma: Boekhoudpakket eenmanszaak: criteria

Zelfs al oefent u beperkte activiteiten in  bijberoep uit of u heeft een kleine eenpersoonszaak: een degelijke boekhouding is een noodzaak, maar waaraan u liefst zo weinig mogelijk tijd besteedt. Gelukkig zijn er tegenwoordig betaalbare of gratis boekhoudpakketten voor eenmanszaken beschikbaar.

Boekhoudpakket eenmanszaak: verschillende opties

U heeft de keuze uit een boekhouder, boekhoudsoftware  of boekhouding in de cloud. De bedoeling van elke oplossing is dat ze u een aantal taken uit handen neemt en tegelijk zaken automatiseert. Ongeacht het type zaak dat u runt, u zal altijd moeten factureren, uw financiële transacties verwerken, uw klantenrelaties en stock beheren enz.… Voor het ingewikkelde werk doen de meeste ondernemers een beroep op een accountant die zich bekommert om de btw- en belastingaangiftes.

Welke oplossing u ook kiest, overleg in elk geval met uw boekhouder. Als u software aanschaft is het aan te bevelen dat ook hij toegang heeft tot het systeem, dat liefst compatibel is met zijn programma’s.

• Op het internet vindt u naast gratis software ook betaalde programma’s. Ofwel wordt u SaaS-software aangeboden in een single-tenant-omgeving, die op maat valt aan te passen. Deze oplossing werkt meestal met jaarlicenties en gebruikerslicenties.
• Met ASP-software in een multi-tenant-omgeving bent u wel goedkoper uit, maar door gestandaardiseerde ontwikkeling en de gedeelde infrastructuur valt de software niet aan te passen.
• Online administratiekantoren bieden een tussenoplossing: u zorgt zelf voor bepaalde basistaken met de hulp van een online boekhoudpakket, eventueel aangepast aan de noden van uw bedrijf. Het kantoor voert de meer gecompliceerde taken uit, die vooraf met u worden besproken en aan tarieven gekoppeld.
• Met de Cloud-oplossing hoeft u niet meer te investeren in eigen software en heeft u overal toegang. Alle applicaties draaien op de Cloud-infrastructuur, die uw digitaal archief veilig bewaart in superbeveiligde datacenters. De capaciteit is haast onbeperkt. Ook kleine bedrijven profiteren van de nieuwste toepassingen en diensten.

De criteria voor een boekhoudpakket eenmanszaak

Het schept misschien verwarring, maar zelfs met de kleinste basispakketten geraakt u al een heel eind en ze zijn meestal veel ruimer bedoeld dan alleen voor een eenmanszaak. Bijna altijd kunt u uw basis uitbreiden met modules.

• Van een basisversie mag u verwachten dat ze uw facturatie verwerkt, uw aan- en verkopen registreert en soms verwerkt ze ook uw financiële transacties, regelt ze het uitsplitsen van btw en de elektronische btw-aangifte.
• Toch kan het voor een eenmanszaak even nuttig zijn als voor een KMO om iets meer functionaliteiten te voorzien:
• Het koppelen van offertes, bestelbonnen en leveringen aan de facturatie en aan een klanten- en leveranciersadministratie.
• U kunt uw voorraadbeheer meteen verwerken in de balans en de resultatenrekening.
• Automatisch betalingsherinneringen sturen bespaart u een hoop opzoekwerk.
• Wie buitenlandse transacties uitvoert, heeft baat bij een ‘vreemde-valuta-module’.
• Urenregistratie en loonadministratie zijn goede opties als u personeel heeft.

Sectorspecifieke toepassingen boekhoudpakket eenmanszaak

• Kleine ondernemingen winnen tijd en besparen geld als zij kassa- en voorraadbeheer aan hun boekhouding koppelen.
• Voor bedrijven uit de voedingssector is het bijhouden van een vervaldatum een handig voordeel.
• Een maattabelfunctie optimaliseert het voorraadbeheer, gekoppeld aan boekhoudsoftware, van decoratiezaken door die exact te registreren wat er overblijft van stoffen, papier of gordijnen die per meter worden verkocht.
• In kledingzaken zullen voorraadbeheer en facturatie nog efficiënter verlopen als bij aankoop en verkoop rekening wordt gehouden met het registreren van de kledingmaten met een aangepaste module.
• Voor webwinkels is het belangrijk dat zij hun fysieke voorraad kunnen koppelen aan de online transacties (offertes, bestellingen, verzendingen, facturatie…).