Acheter ou louer sa fontaine en entreprise ?

Choisir entre l’achat ou la location d’une fontaine à eau est une décision stratégique pour toute entreprise belge soucieuse de maîtriser ses coûts. Au-delà du budget initial, ce choix impacte la maintenance, la flexibilité contractuelle et votre engagement RSE.
Découvrez quelle solution correspond le mieux à votre organisation, à votre nombre de collaborateurs et à vos objectifs à long terme.

La location d’une fontaine d’eau : une formule souple et accessible

Les fontaines à eau en location représentent une formule souple et accessible qui séduit bon nombre de TPE avec des besoins limités qui s’équipent de leur première fontaine à eau. Elle a l’avantage considérable de décharger complètement le client de ses responsabilités en matière d’entretien et d’approvisionnement, ces formules valant surtout par la gamme de services liés. La location représente une part importante du marché, notamment auprès des PME, même si l’achat reste courant dans certaines structures.

Fonctionnement de la location de fontaine à eau

Dans le détail, louer une fontaine à eau est extrêmement simple :

- L'entreprise évalue ses besoins en eau,

-  Le client choisit sa machine,

-  Le fournisseur lui propose un contrat prévoyant un certain nombre de fontaines et une quantité mensuelle de bonbonnes dans le cas d’une fontaine à bonbonnes en fonction des besoins en eau,

-  Avec une gamme de garanties et de services liés,

-  Le client règle un abonnement mensuel incluant généralement l’entretien et l’assistance.

Avantages et inconvénients

Les avantages de la location de fontaine à eau sont multiples :

-  L’investissement initial est généralement limité, selon les conditions contractuelles,

-  L’installation de la fontaine est comprise dans le service, ce qui est bien utile pour certains modèles, particulièrement de fontaine en réseau,

-  Le fournisseur assure, dans le cas de la location d’une fontaine d'eau, l’approvisionnement en bouteilles de recharge et en consommables,

-  L’assurance de votre fontaine est également incluse dans le prix de location,

-  De plus, la fontaine est sous garantie pendant toute la durée du contrat de location et de maintenance,

-  Intervention rapide selon les conditions contractuelles du fournisseur,

-  Certains fournisseurs consentent des réductions sur leurs tarifs si vous souscrivez un contrat de location sur plusieurs années. Des conditions tarifaires avantageuses peuvent être proposées en cas d’engagement sur plusieurs années.

-  Le client peut changer de type de fontaine à eau en cours de contrat, en fonction de l’évolution de ses besoins. Le tarif de location de la fontaine sera alors réévalué, mais pas dans tous les cas.

Quelques inconvénients existent néanmoins :

-  Selon la durée et le volume d’utilisation prévu, un achat peut s’avérer économiquement plus intéressant,

-  Le client n’est pas propriétaire de sa fontaine, qui n’est pas un actif de la société,

-  Les contrats de location peuvent courir sur plusieurs mois voir plusieurs années et les conditions de sortie ne sont pas forcément souples en cas d’insatisfaction.

Contrat de maintenance et budget

L’un des principaux avantages de la location de fontaine à eau est lié à la gamme de services généralement incluse dans le contrat, la fontaine à eau étant livrée avec plusieurs garanties. Sont en effet généralement inclus :

-  l’entretien de la fontaine à eau,

-  la maintenance,

-  le dépannage,

-  et parfois même l’approvisionnement en bonbonnes pour les fontaines à eau à bonbonnes et en gobelets !  

Les frais liés à l’abonnement recouvrent alors l’ensemble des coûts d’usage de la fontaine à eau, hormis le coût de l’eau du robinet pour les fontaines sur réseau et bien sûr le coût de l’électricité nécessaire au fonctionnement de la machine !

-  Les loyers mensuels varient généralement entre 30 € et 70 € HTVA selon le modèle et les services inclus.

-  Ces tarifs sont très souvent dégressifs selon le nombre de fontaines fournies à un même client.

L’achat d’une fontaine à eau : un investissement initial important, mais une responsabilité qui peut être déléguée

Acheter une fontaine à eau représente une alternative d’autant plus intéressante que le volume d’utilisation est important. L’achat reste une option privilégiée par de nombreuses entreprises souhaitant amortir leur équipement sur le long terme. De plus, il faut savoir que le fardeau de l’entretien n’incombe pas forcément au client, qui peut souscrire par ailleurs un contrat de services alors qu’il est propriétaire de sa ou ses machines.

Fonctionnement de l’achat de fontaine à eau

L’achat d’une fontaine à eau pour entreprise est, logiquement, encore plus simple que la location. Le client choisit sa machine, il se la fait livrer et… il s’occupe de tout.

Sur ce dernier point néanmoins, le client peut aussi, et il l’ignore souvent, souscrire à un contrat de services qui le déchargera de la responsabilité de l’entretien et de la maintenance de ses fontaines à eau.

Avantages et inconvénients

Les avantages de cette formule sont aisément identifiables :

-  Le client est propriétaire de sa ou ses fontaines,

-  Une garantie couvre la fontaine, en général pendant un an

-  La machine apparaît comme un actif dans les comptes de la société,

-  Les charges mensuelles sont limitées aux consommables et éventuels contrats de maintenance,

-  Au bout d’un certain temps à calculer précisément, selon le volume des besoins, la solution est avantageuse économiquement par rapport à la location d’une fontaine à eau,

-  Il reste possible d’assortir sa ou ses fontaines d’un contrat de services qui transférera la responsabilité de l’entretien du propriétaire vers le prestataire,

-  Il est également possible que le fournisseur forme le client à l’entretien de ses fontaines,

Les inconvénients ne sont pas à négliger :

-  Un investissement initial est nécessaire,

-  Le client doit assurer une certaine veille sur les modèles et technologies pour justifier d’un remplacement de l’équipement le moment venu,

- La responsabilité première sur la machine incombe au client,

-  Il doit donc assurer, entretenir, nettoyer sa machine en premier ressort.

Budget et maintenance

Comme indiqué, le budget peut comprendre ou ne pas comprendre les services de maintenance, d’assurance et de ravitaillement. Dans le cas où rien ne serait compris, le budget prévisible doit contenir :

-  Le prix d’achat de la fontaine à eau elle-même, entre 800 € et 2 500 € HTVA selon le modèle et les options,

-  Le coût variable selon la contenance et le fournisseur,

-  Le prix des cartouches filtrantes, entre 80 € et 200 € par an selon le type de filtration,

-  Le prix des gobelets, de quelques centimes par gobelet,

-  Le prix de l’assurance, des kits de désinfection et de nettoyage, etc. 

Le leasing de fontaine à eau : une solution intermédiaire

Le leasing est une solution intermédiaire de plus en plus répandue dans le commerce B2B de biens et services à l’entreprise mais désormais aussi au particulier. C’est donc tout naturellement que plusieurs fournisseurs de fontaines à eau ont ajouté cette formule à leur catalogue. Quels sont ses avantages et inconvénients, combien coûte-t-elle et comment fonctionne-t-elle ?

Fonctionnement du leasing de fontaine à eau

Le contrat de location-vente ou leasing est conclu généralement pour une durée de 24 à 60 mois selon les fournisseurs. Le fonctionnement est finalement assez simple :

-  La fontaine est livrée, généralement sans investissement initial ou alors après le paiement d’une première mensualité plus importante que les suivantes,

-  Le client paye ses mensualités,

-  Il est couvert par la même gamme de services de maintenance et d’entretien que dans le cadre d’une location,

-  A l’issue d’une période prédéterminée, le client peut choisir de devenir propriétaire de la fontaine à eau, ou renouveler le contrat pour une autre période.

Avantages et inconvénients

Cette formule a pour objectif de concilier les avantages, tant de l’achat de fontaine, que de la location de fontaine à eau. Pour les avantages :

-  Le client est locataire… mais peut décider de devenir propriétaire selon des modalités assez souples,

-  Le client n’a pas à se soucier de l’entretien, de la maintenance ou de la garantie de l’appareil,

-  Il peut changer d’appareil selon l’évolution de ses besoins ou pour un modèle plus moderne à tout moment, selon les modalités prévues au contrat.

Quelques inconvénients subsistent :

-  Tant que le client n’a pas activé l’option d’achat, les mensualités sont considérées comme des charges,

-  Si le client décide d’activer cette option, les fontaines reviennent plus cher que si le client les avait achetées dès l’origine.

Budget et contrat de maintenance

Le budget prévisible et les services de maintenance sont comparables à ceux d’une formule de location.

Avec une différence néanmoins, parfois, sur le montant de la première mensualité et de la dernière si le client décide d’activer l’option d’achat.

Achat, location ou location-vente d’une fontaine à eau, si vous n’êtes pas certain de la solution à adopter, prenez le temps de les comparer en demandant plusieurs devis en fontaine à eau .