Quelles données personnelles stocker légalement (RGPD) ?

La légalité du stockage d'informations personnelles dans un fichier client est guidée par l'article 5 du RGPD , qui impose le principe de minimisation.

Cela signifie que vous ne devez collecter et conserver que les données strictement nécessaires aux finalités clairement définies (l'exécution du contrat, la facturation, la prospection consentie, etc.).

Toute donnée excessive ou non pertinente pour votre activité est illégale et vous expose à des risques.

Les données courantes autorisées

Pour un fichier client B2B, les informations suivantes sont généralement considérées comme licites :

• Identification de l'entreprise : Nom, adresse, numéro de TVA, secteur d'activité, taille.
• Coordonnées professionnelles : Nom, prénom, fonction, e-mail professionnel, numéro de téléphone professionnel des personnes de contact.
• Données transactionnelles : Historique d'achat, devis demandés, contrats signés.

Attention, dès que vous collectez une donnée à caractère personnel (une adresse e-mail nominative, un numéro de GSM personnel), vous devez être en mesure de justifier la base légale de sa conservation et de son traitement.

La loi belge insiste particulièrement sur le respect de la vie privée, même en contexte professionnel.

Les données sensibles et les limites à ne pas franchir

Certaines données sont dites "sensibles" (informations sur la santé, l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, etc.). Leur stockage est en principe interdit, sauf exceptions très strictes.

Même les informations qui pourraient sembler anodines, comme la date de naissance d'un contact B2B, doivent être justifiées par une finalité précise (par exemple, un cadeau d'anniversaire commercial) et un consentement clair.

La clé de la conformité réside dans la transparence. Vous devez informer clairement vos clients et prospects de toutes les données que vous collectez, de la finalité et de la durée de conservation.

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