Quel photocopieur professionnel pour votre entreprise ? Comparaison et maîtrise des coûts

Caractéristiques et options : ce qui fait le prix d’une photocopieuse

Les photocopieurs de bureau, pour tous les services qu’ils peuvent rendre, souffrent encore d’une image ternie par deux griefs qui ont la vie dure : un, ils sont grands comme des armoires normandes, deux, ils sont chers comme du mobilier de designer.

Si la technologie a quelque peu commencé à réfuter le premier préjugé, le second est lui mis à mal par la popularisation de cet équipement dans les bureaux, qui fait baisser les tarifs. La généralisation des formules de location avantageuses représente un deuxième élément changeant la donne.

Quel est donc aujourd’hui le prix d’un photocopieur? Avant de donner quelques exemples de prix généralement constatés, il est essentiel de savoir à quoi ils correspondent et de quels critères le prix des photocopieurs pour entreprises dépend.

Il est enfin utile de considérer l’ensemble des coûts d’usage, et de vérifier à cette aune la pertinence des offres de location.

La technologie

La technologie d’impression est le premier critère de choix, et le premier critère de prix d’un photocopieur. Les principales alternatives sont :

• Analogique ou numérique : les premiers coûtent en moyenne un tiers de moins que les seconds mais présentent moins de fonctions. Ils restent très efficaces pour des travaux courants comme la copie d’un document texte. Un photocopieur numérique permet lui de se connecter au réseau interne et offre des fonctions d’agrandissement/réduction. Il est souvent plus performant en termes de qualité d’impression ;
• Couleur ou monochrome : à qualité égale, le prix d’un photocopieur couleur est 50% plus élevé que celui d’un photocopieur monochrome ;
• Jet d’encre ou laser : les photocopieurs jet d’encre sont généralement bien meilleur marché que les lasers, surtout pour les modèles couleurs.

Les critères qualitatifs

Ces critères sont déterminés en partie par les précédents. Principalement, un utilisateur éclairé comparera la qualité et la performance de différents modèles de photocopieurs à l’aune de deux critères :

• La qualité d’impression : la résolution est l’indicateur clef. Ainsi, 600 dpi est une résolution commune pour les modèles d’entrée de gamme. Les entreprises utilisent parfois la haute résolution (1 200 dpi) lorsqu’elles ont besoin de copier des affiches, plaquettes ou autre. Au-delà, la très haute résolution (2 400 voire 4 800 dpi) intéresse les graphistes et photographes ;
• La vitesse d’impression : calculée en ppm (pages par minute), la vitesse d’impression est d’autant plus importante que l’usage du photocopieur est intensif et les volumes importants.

Les fonctionnalités

Au-delà de ces premières séries de critères, les modèles, et donc leurs prix, se distinguent évidemment par le nombre de fonctionnalités. Les fonctionnalités les plus utiles sont ainsi, dans l’ordre :

• La fonction multifonction : les photocopieurs multifonctions  réunissent plusieurs périphériques en un seul appareil (scanner, fax, imprimante et copieurs). Très populaires, ces machines répondent ainsi à de nombreux besoins bureautiques. Même si elles sont naturellement plus chères qu’un simple photocopieur, elles représentent un gain de place et d’argent comparées à l’achat de toutes les machines nécessaires à ces fonction prises séparément ;
• Les formats d’impression : plus les formats supportés sont nombreux et spécifiques, plus le prix du photocopieur sera élevé. Les appareils adaptés à la copie de très grands formats (banderoles, affiches...) dépassent les 10 000 euros. Ils doivent en plus idéalement disposer d’un bac autonome pour chaque taille de feuille ;
• Connectivité : une connexion Wifi ou une mise en réseau via Ethernet sont indispensables pour mettre un photocopieur en réseau – la présence des deux possibilités est encore plus préférable ;
• L’écran de contrôle : un photocopieur équipé d’un écran tactile suffisamment large et intuitif est bien plus agréable et pratique à utiliser mais également plus cher.
• La fonction recto-verso automatique : de plus en plus courante, cette option garantit des économies de papier significatives ;
• La quantité de mémoire : un volume de mémoire suffisamment important permet au photocopieur d’enregistrer les données numériques d’une tâche d’impression et de la reprendre en cas de défaillance (alimentation, bourrage papier par exemple). C’est également un moyen de programmer des travaux de copie pour éviter les files d’attente ;
• Le nombre de bacs de chargement de papier : l’ajout de bacs optionnels accroît l’autonomie du photocopieur et évite les chargements trop fréquents.

Lorsqu’une entreprise recherche une solution pointue, investir dans un photocopieur professionnel, un prix qui peut évoluer selon la mémoire ou la connectivité, devient un choix stratégique.

Effectivement, l’ajout d’une liaison Wifi bi-bande, un écran tactile intuitif ou une RAM plus importante impactent sensiblement le coût global. Par ailleurs, envisager un équipement proche d’un usage pro, avec une technologie récente comme l’impression cloud, peut faire grimper le budget d’un photocopieur. D’autre part, un photocopieur professionnel, prix influencé par la vitesse d’impression exigée, offre de meilleures performances que de simples systèmes analogiques.

Enfin, qu’il s’agisse d’apprécier le prix global d’un photocopieur ou d’un copieur plus basique, l’aspect évolutif de ces appareils doit être pris en compte, notamment pour anticiper les dépenses liées à la maintenance et aux mises à jour logicielles.

Un photocopieur professionnel, prix modulable en fonction de toutes ces options, constitue donc un investissement dont la rentabilité se mesure sur la durée.

Prix d’un photocopieur à l’achat et coûts en location

Plutôt qu’être une démarche basée sur une recherche de fonctionnalités et de performances, choisir un photocopieur pour entreprise peut également être une simple question de budget. Il convient alors de considérer non seulement le prix du photocopieur, mais aussi le coût d’usage, ce qui peut faire apparaître l’option de la location comme la plus intéressante.

En mensualisant le prix d’achat du copieur et en lui ajoutant ces coûts annexes, il est facile d’atteindre un total de facturation à plus de 250 euros par mois. Dans le même temps, la location d’un photocopieur, avec son entretien et ses consommables, peut être obtenue pour moins de 100 euros par mois.

Lorsque l’entreprise opte pour une formule de location, on y inclut souvent la maintenance, les consommables et parfois un accompagnement prioritaire. C’est ainsi que la location d’un copieur, formule budgétaire adaptée, apporte une solution aux sociétés souhaitant répartir leurs charges.

De plus, passer par un contrat de leasing d’un appareil, un tarif souvent échelonné, permet de bénéficier des dernières fonctionnalités sans immobiliser trop de capitaux. Toutefois, il faut bien analyser le volume d’impression inclus, la durée de l’engagement et les modalités de révision des tarifs.

L’achat direct requiert un investissement initial plus élevé, mais libère des obligations contractuelles. En revanche, la location peut couvrir certaines interventions techniques et renouvellements de toners, assurant une meilleure prévisibilité.

Les entreprises doivent donc comparer ces deux approches en tenant compte de leur trésorerie et de la fréquence de renouvellement souhaitée.

Prix de photocopieurs généralement constatés

Les prix moyens des photocopieurs dépendent des critères évoqués plus haut. Pour reprendre la liste dans l’ordre, il est possible de constater les tarifs suivants :

A partir du moment où de gros volumes de copie sont nécessaires, les prix s’envolent : ainsi, pour des copieurs en noir et blanc assurant plus de 6 000 copies par heure, les prix commenceront aux alentours de 40 000 euros.

La comparaison des marques majeures montre que le coût diffère selon les besoins.

Par exemple, un photocopieur Canon destiné aux professionnels, dont la valeur peut facilement dépasser 2 000 euros, est recherché pour la qualité d’impression couleur, la rapidité et l’interface intuitive. De son côté, le prix d’un photocopieur de marque Ricoh, surtout pour des usages intensifs en noir et blanc, peut être légèrement plus abordable à modèles comparables.

Cela dit, le choix s’effectue souvent en tenant compte de l’accès aux pièces détachées, du service après-vente et des fonctionnalités de connectivité. Ainsi, la notoriété de Canon ou de Ricoh s’explique par leur fiabilité et leur capacité à répondre aux volumes importants sans perte de performance.

Coûts d’une location de photocopieur

Au-delà du prix de la machine en tant que telle, il est essentiel d’avoir une idée même approximative du coût moyen d’usage d’un photocopieur d’entreprise. Il faut donc ajouter le prix du papier et celui des cartouches d’encre ou toners.

Il faut également prendre en compte celui de la maintenance et de l’entretien qui s’avèrent inévitablement nécessaires, et qui peuvent coûter cher si un technicien spécialisé doit se déplacer pour une intervention urgente. Dans la plupart des contrats, on prévoit souvent un renouvellement automatique des consommables, une assistance prioritaire et des révisions régulières.

Un prix global pour un copieur destiné à un usage intensif tient compte non seulement de la durée de la location, mais aussi de toutes ces options incluses. Un appareil de gamme élevée, considéré comme un photocopieur professionnel, prix adapté aux grandes structures, bénéficie généralement d’une prestation complète. Mais il est important de vérifier tous les termes du contrat.

Ainsi, plusieurs contrats se baseront sur une consommation incompressible largement supérieure aux besoins réels d’une entreprise, classiquement pour près de 10 000 copies par mois. Il est donc judicieux de demander plusieurs devis de photocopieurs pour bien étudier les différentes offres et trouver la mieux adaptée à ses besoins.

Voici un aperçu d’exemples de tarifs :

A retenir

Pour maîtriser le prix d’un photocopieur, il est indispensable de comparer les coûts d’achat et de location, en tenant compte de la maintenance et des consommables. Les fonctionnalités avancées (format, mémoire, connectivité) influencent directement le budget, et les technologies plus récentes peuvent faire grimper la facture.

La location ou le leasing, tout comme l’acquisition directe, doit être choisi en fonction de la capacité financière de l’entreprise et du volume d’utilisation. Quel que soit le mode d’acquisition, il convient d’examiner méticuleusement les clauses du contrat pour éviter les mauvaises surprises et adapter au mieux l’équipement aux besoins réels.