Comparatif achat, location et LOA pour copieurs pros

En 2025, le copieur multifonction reste un équipement stratégique pour la plupart des entreprises. Impression, numérisation, envoi sécurisé de documents : il est au cœur des flux de travail.

Mais comment s’équiper sans déséquilibrer son budget ? Faut-il privilégier l’achat, la location longue durée ou la location avec option d’achat (LOA) ?

Dans cet article, nous comparons les trois solutions, leurs coûts réels, leurs avantages et leurs limites. L’objectif : vous aider à faire un choix éclairé et rentable, adapté à vos besoins et à votre trésorerie.

Achat de copieur : une solution patrimoniale

Principe

Acheter un copieur, c’est en devenir plein propriétaire dès le premier jour. Cette option semble la plus simple : vous payez une seule fois (ou via un financement court) et l’équipement est inscrit à l’actif de l’entreprise.

Canaux et modes de financement

• Constructeur ou distributeur : pour bénéficier de la garantie et d’un accompagnement technique complet.
• Marché de l’occasion : pour réduire fortement le prix, tout en choisissant des modèles récents reconditionnés.
• Financement : paiement comptant, crédit court en 3 ou 4 mensualités, ou crédit bancaire professionnel avec amortissement comptable (souvent entre 3 et 5 ans).

Avantages

• Maîtrise du cycle de vie : vous gardez votre copieur aussi longtemps que vous le souhaitez.
• Liberté de maintenance : vous choisissez votre prestataire, vos consommables, votre rythme d’entretien.
• Valeur patrimoniale : le copieur devient un actif amortissable, et peut être revendu pour financer un nouvel achat.
• Coût total optimisé : à long terme, c’est généralement la formule la plus économique, surtout si l’appareil est bien entretenu.

Prix en 2025

• Copieurs professionnels : entre 4 000 et 20 000 € selon vitesse, fonctionnalités et connectivité.
• Remises fréquentes : de -30 % à -40 % par rapport au prix catalogue.
• Occasion : décote de -50 % à -60 % possible pour des modèles reconditionnés.
• Maintenance : dès 30 €/mois pour un contrat préventif incluant pièces et déplacements (hors papier).

Points de vigilance

• Immobilisation de trésorerie importante en une seule fois.
• Nécessité de prévoir un budget d’entretien régulier pour garantir la durée de vie de l’appareil.
• Risque d’obsolescence technologique si vous gardez le matériel plus de 5 à 7 ans.

Location longue durée : la flexibilité

Principe

La location longue durée (LLD) vous permet d’utiliser un copieur pendant une période contractuelle (24 à 60 mois) avec des mensualités fixes. L’entretien et la maintenance sont généralement inclus, ce qui simplifie la gestion.

Avantages

• Pas d’investissement initial lourd : seul le premier loyer est dû.
• Prévisibilité : budget mensuel fixe intégrant entretien et pièces.
• Flexibilité : possibilité de changer de modèle en cours de contrat pour suivre l’évolution des besoins.
• Avantage fiscal : loyers déductibles en charges (optimisation de l’IS ou de l’IPP en Belgique).
• Pas d’impact sur le bilan (location opérationnelle hors IFRS 16).

Prix 2025

Les mensualités varient selon le modèle et la durée :

• Entrée de gamme : à partir de 90 €/mois.
• Milieu/haut de gamme : jusqu’à 450 €/mois.

Coût total sur 5 ans : en moyenne 30 % à 40 % supérieur au prix d’un achat direct, mais étalé dans le temps.

Points de vigilance

• Engagement contractuel : résiliation anticipée coûteuse.
• Vous ne devenez pas propriétaire : pas de valeur résiduelle.
• Coût global supérieur à l’achat, mais compensé par la souplesse financière.

Location avec option d’achat (LOA) : le compromis

Principe

La LOA, ou leasing  / crédit-bail, combine les avantages de la location et de l’achat. Vous louez l’équipement pendant 24 à 48 mois, avec possibilité de devenir propriétaire en fin de contrat pour un montant symbolique.

Avantages

• Apport initial modulable pour ajuster vos mensualités.
• Loyers déductibles comme en location simple.
• À la fin : transfert de propriété ou renouvellement avec un modèle plus récent.
• Installation, maintenance et formation souvent incluses.
• Coût global légèrement inférieur à la LLD (environ -5 %).

Prix 2025

• Premier loyer : souvent 3 à 4 mensualités réunies.
• Mensualités comparables à une LLD classique.
• Coût total : proche de la location, mais avec acquisition à la clé.

Points de vigilance

• Apport initial plus élevé qu’en LLD.
• Attention à la valeur résiduelle précisée dans le contrat.

Comparatif synthétique

Comment bien choisir son copieur multifonction en 2025

Au-delà de la formule d’acquisition (achat, location ou LOA), le succès de votre investissement repose sur le bon dimensionnement de votre parc d’impression . Un copieur trop puissant ou sous-utilisé représente un surcoût, tandis qu’un appareil sous-dimensionné génère des pannes et une productivité réduite.

Évaluer les besoins réels

• Volume mensuel : calculez le nombre moyen de pages imprimées et numérisées par mois. Les fabricants recommandent de choisir un appareil dont le volume optimal se situe à 70-80 % de votre besoin réel.
• Fonctionnalités : impression couleur ou noir et blanc, recto-verso automatique, connexion cloud, authentification par badge, suivi des coûts par service.
• Vitesse et connectivité : privilégiez des modèles adaptés à votre réseau (Wi-Fi, Ethernet, impression mobile) et offrant une vitesse suffisante pour éviter les files d’attente.

Optimiser les coûts

• Négociez les contrats de maintenance : comparez les coûts par page, les SLA (délais d’intervention) et les pièces incluses.
• Optez pour des solutions de gestion d’impression (print management) pour réduire les gaspillages et suivre les usages par collaborateur.
• Anticipez les évolutions de votre entreprise (embauches, nouveaux sites) pour éviter un renouvellement prématuré.

Un audit d’impression préalable peut vous faire économiser jusqu’à 20 à 30 % sur 3 ans en rationalisant le nombre de machines et en optimisant les volumes. Les fournisseurs proposent souvent cet audit gratuitement avant d’établir un devis.

FAQ – Questions fréquentes

- Quel est le coût moyen d’un copieur en 2025 ?

Pour une PME, comptez entre 4 000 et 8 000 € à l’achat, ou 100 à 250 €/mois en location/LOA avec maintenance incluse.

- Est-il plus rentable d’acheter ou de louer ?

Sur le long terme, l’achat reste la solution la plus économique, mais la location offre une souplesse de trésorerie et permet de renouveler le matériel plus souvent.

- La LOA est-elle fiscalement intéressante ?

Oui : les loyers sont déductibles fiscalement comme en LLD, mais vous devenez propriétaire à la fin, ce qui permet une éventuelle revente.

- Que faut-il vérifier avant de signer un contrat de location ?

• Durée et conditions de sortie anticipée.
• Inclusions : maintenance, pièces, déplacements.
• Coût total sur la durée vs prix d’achat équivalent.

À retenir

• Achat : idéal si vous avez la trésorerie et que vous prévoyez d’utiliser le copieur sur plusieurs années.
• Location : excellente option pour une trésorerie optimisée, avec coûts prévisibles et matériel régulièrement renouvelé.
• LOA : le meilleur des deux mondes : lissage des paiements et acquisition finale.
• Comparez toujours le coût total sur la durée avant de choisir : un prix catalogue élevé peut être négocié de 30 % à 40 %.

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