Top 5 Kassasystemen Cafés België: Kies de Beste Horeca Kassa

Voor uitbaters van een café, bar of brasserie in België is een efficiënt kassasysteem een operationeel instrument dat moet voldoen aan de verplichte factor van de Geregistreerde Kassa Systeem (GKS), oftewel de Black Box.

Uw kassa moet daarom niet alleen snel bestellingen verwerken, maar ook 100% wettelijk conform zijn om boetes te voorkomen.

Dit artikel analyseert de essentiële functies en presenteert de Top 5 kassasystemen voor cafés in België die uitblinken in betrouwbaarheid, compliance en gebruiksgemak.

De juiste keuze bespaart u tijd, voorkomt boetes en maximaliseert de omzet tijdens piekmomenten.

🇧🇪 De Belgische horeca-uitdagingen en het kassasysteem

Voordat we de Top 5 presenteren, is het cruciaal om de specifieke eisen van de Belgische horecamarkt te begrijpen .

1. De verplichting van de Black Box (GKS)

Elk horecabedrijf met een jaarlijkse omzet uit maaltijden en/of catering van meer dan € 25.000 (exclusief btw) is in België verplicht om een Geregistreerd Kassasysteem (GKS) te gebruiken.

De Black Box is een hardware-apparaat dat alle transacties registreert en versleutelt voor de overheid.

• Compliance: Het gekozen kassasysteem moet een officiële koppeling met deze Black Box kunnen garanderen. Niet-conformiteit kan leiden tot zeer hoge boetes.
• Controle: Een compliant systeem moet het ook mogelijk maken om gemakkelijk de wettelijk vereiste bonnen uit te printen of digitaal te verzenden.

2. Snelheid en mobiliteit: de tafelbediening

In een druk café, vooral met een terras in de zomer, is de mobiele bediening cruciaal. Het kassasysteem moet naadloos werken op tablets (iPads, Android) en draagbare terminals.

Dit verhoogt de efficiëntie, minimaliseert fouten bij de bestelopname en verbetert de tafelrotatie.

Voorbeeld: In de populaire Belgische caféketen Le Pain Quotidien is een naadloze, mobiele bestelopname essentieel om de lange wachtrijen te beheren en de klantervaring te garanderen.

💡 De essentiële functies voor een cafékassa

De beste systemen  bieden meer dan alleen registratie. Ze zijn ontworpen om de dagelijkse operaties te vereenvoudigen.

• Tafelbeheer: Visuele weergave van de zaal- en terrasindeling, en de mogelijkheid om snel tafels samen te voegen, te splitsen of te verplaatsen.
• Split-Bill Functie: Een must-have voor cafés. Klanten willen gemakkelijk apart kunnen betalen. Het systeem moet de rekening snel en nauwkeurig kunnen splitsen per persoon of per product.
• Voorraadbeheer: Realtime inzicht in de voorraad van drank (denk aan het tappen van bieren of het schenken van sterke drank). Dit helpt derving te minimaliseren en inkoop te optimaliseren.
• Integratie Betaalterminals: De kassa moet direct communiceren met betaalterminals (zoals die van Worldline of CCV) om invoerfouten te voorkomen en het afrekenproces te versnellen.

🏆 Top 5 kassasystemen voor cafés in België

De volgende systemen worden veel gebruikt in de Belgische horeca en voldoen aan de strenge GKS-vereisten. Ze blinken elk uit in specifieke kenmerken.

1. Lightspeed Restaurant (L) - De mobiele kampioen

Lightspeed is internationaal een grote speler en is bijzonder populair in de Belgische horeca. Het is een Cloud-gebaseerde, tablet-oplossing (iPad).

• Sterke punten: Uitmuntende mobiliteit voor bediening op het terras, zeer intuïtieve interface, krachtige rapportage en schaalbaarheid van een klein café tot een grote keten.
• Focus Cafékassa: Makkelijk aanpassen van bestellingen (bijv. "minder ijs"), eenvoudige split-bill functie en uitstekende koppeling met betaalsystemen.
• Compliance: Biedt de GKS-conformiteit.

2. Trivec (voorheen Gastrofix) - Betrouwbaarheid en Integratie

Trivec is een stabiel, Europees systeem dat zich richt op de hele horecasector. Het combineert betrouwbare hardware met geavanceerde software.

• Sterke punten: Zeer stabiele verbinding, uitgebreide integratiemogelijkheden met boekhoudsoftware (denk aan Exact Online of Yuki), en professionele support.
• Focus Cafékassa: Erg goed in complexere tafelindelingen en beheer van grote menu's, ideaal voor cafés die ook lichte maaltijden serveren.

3. Adyen POS (In samenwerking met software) - De financiële krachtpatser

Hoewel Adyen primair een betaalprovider is (veel gebruikt door grote e-commerce spelers zoals Coolblue), is hun geïntegreerde POS-oplossing (via partners) sterk door de directe koppeling tussen kassa en betalingen.

• Sterke punten: De snelste en meest geavanceerde betaalverwerking, lage foutmarge en uitstekende beveiliging.
• Focus Cafékassa: Optimaliseert de afrekenervaring en is perfect voor bedrijven met een zeer hoog volume aan kaarttransacties.

4. Eazit - De lokale en flexibele keuze

Eazit richt zich specifiek op de Belgische en Nederlandse markt. Ze bieden een flexibele aanpak, zowel Cloud- als lokaal-gebaseerd (om te voldoen aan specifieke vereisten).

• Sterke punten: Sterke focus op lokale regelgeving en support in België, goede prijs-kwaliteitverhouding voor starters en kleine horecazaken.
• Focus Cafékassa: Makkelijk te leren interface voor seizoenspersoneel en goede functionaliteit voor basisvoorraadbeheer (fusten, flessen).

5. Zettle by PayPal - De budget-vriendelijke, mobiele starter

Zettle (nu eigendom van PayPal) is geen volledig GKS-systeem op zich, maar is uitermate geschikt voor kleine bars, pop-ups, of cafés met een lage omzet. Hun betaalterminal is de meest gebruikte mobiele terminal voor kleine ondernemers.

• Sterke punten: Zeer lage initiële kosten (vaak alleen de terminal), eenvoudige mobiele app, en lage transactiekosten.
• Focus Cafékassa: Perfect voor snelle afhandeling van kleine bestellingen en voor plekken die geen Black Box verplichting hebben (of voor back-up kassa's).
• Let op: Controleer altijd of de combinatie met uw gekozen GKS-software voldoet aan de Belgische wetgeving.

📊 Vergelijkingstabel: Top 5 Kassasystemen voor Cafés (2025)

*De kosten zijn schattingen voor het software-abonnement per maand, exclusief GKS-certificering (€ 700 - € 1500 eenmalig) en hardware.

✅ De juiste keuze: meer dan alleen een top 5

Hoewel de Top 5 een uitstekend startpunt is, is het beste kassasysteem het systeem dat past bij uw specifieke operationele behoeften en financiële model (zie ook ons artikel over onderhoudskosten kassasysteem ).

De factoren die de keuze bepalen

De behoeften van een koffiehuis dat vooral take-away doet (focus op snelheid en QR-code betalingen) zijn anders dan die van een café met een grote zaal en avondbediening (focus op tafelbeheer en complexere bar-mixes).

Overweeg:

• De Kwaliteit van de Support: Hoe snel is de lokale support bij een storing? Dit is cruciaal in het weekend en tijdens de spitsuren.
• Integratie met Boekhouding: Een naadloze koppeling met uw boekhouder (bijvoorbeeld via Exact Online of Billit) bespaart u uren aan administratief werk.
• Gebruiksgemak voor Personeel: Een intuïtief systeem vermindert de opleidingskosten en foutmarges bij personeelswisselingen.

Vraag altijd een persoonlijke demo aan voordat u een langlopend contract ondertekent. De gebruikerservaring van de kassa is net zo belangrijk als de naleving van de wet.

Vermijd de kassa-valkuil

De overstap naar een nieuw kassasysteem is een belangrijke strategische beslissing. De Belgische horeca stelt strenge eisen vanwege de GKS/Black Box , wat de noodzaak benadrukt om te kiezen voor een betrouwbare en lokaal georiënteerde partner.

De systemen in deze Top 5 bieden de vereiste compliance in combinatie met de mobiliteit en de snelheid die u nodig heeft om de beste service te verlenen.

Kies voor een Cloud-gebaseerd systeem dat meegroeit met uw café, uw administratie automatiseert en u de gemoedsrust geeft dat u op elk moment voldoet aan de fiscale wetgeving. Een goed kassasysteem is een investering in efficiëntie en in het vermijden van dure boetes.