Geolokalisatie van bedrijfsvoertuigen, aandachtspunten

Leestijd: 5 min

Tegenwoordig is de geolokalisatie van bedrijfsvoertuigen op grote schaal ingevoerd en is het niet langer het exclusieve domein van grote wegvervoer- of taxibedrijven. De geolokalisatietechnologieën voor bedrijfswagens zijn toegankelijker en intelligenter geworden en zijn afgestemd op tal van bedrijfsgerelateerde problemen. De voordelen op het gebied van veiligheid, controle, klanttevredenheid en, meer in het algemeen, de optimalisering van het beheer van het bedrijfswagenpark maken deze systemen bijzonder aantrekkelijk. Maar moet je de sprong wagen? Wat moet u weten voordat u een geolokalisatiesysteem voor zakelijk gebruik koopt? Meer specifiek, wat zijn de concrete voordelen van dit soort apparatuur? Wat is het wettelijk kader voor het gebruik ervan? Wat zijn de juiste vragen om echt bruikbare offertes voor geolokalisatie te krijgen en hoe analyseer je de cijfers in deze offertes?

Geolokalisatie van bedrijfsvoertuigen: een enorm potentieel, maar onderworpen aan strikte wettelijke voorschriften

Geolokalisatie in real time van bedrijfsvoertuigen biedt tal van voordelen, met name voor de optimalisering van het volledige wagenparkbeheer. Het potentieel van dit soort systemen moet worden aangewend binnen een strikt wettelijk kader.

Geolokalisatie in real time van bedrijfsvoertuigen als instrument om het wagenparkbeheer te optimaliseren

Realtime - of bijna-realtime - geolokalisatie biedt tal van voordelen voor het beheer van bedrijfswagenparken.

Hierdoor is het mogelijk om:

op elk moment het voertuig te lokaliseren dat zich het dichtst bij het magazijn en/of de leveringsplaats bevindt, met als doel de planning van just-in-time transport te kunnen regelen;
in het geval van taxibedrijven, het voertuig te lokaliseren dat zich het dichtst in de buurt van de klant bevindt die moet worden opgehaald, om de wachttijd tot een minimum te beperken;
de beschikbaarheid van de chauffeurs en hun werktijden te checken;
als het voertuig is uitgerust met modules die de GPS-tracker verbinden met essentiële mechanische onderdelen van de auto of vrachtwagen, kunnen realtime metingen worden verricht om de veiligheid van het voertuig te garanderen, zoals de bandenspanning, de olie- of motortemperatuur, en de acceleratie- of remkracht;
En ook, als een module is aangesloten op de brandstoftank, het verbruik te meten;
met behulp van de door de trackers en deze modules aangeleverde gegevens waarschuwingen in te stellen voor de bestuurder of de supervisor of voor beiden. Deze treden in werking wanneer bepaalde vooraf vastgestelde waarden worden overschreden en ook kan de motor op afstand worden afgezet;
naast het verzamelen van al deze gegevens, de chauffeurs op te leiden in ecologisch verantwoord rijgedrag;
tijd op ritten en geld op brandstofverbruik te besparen;
de productiviteit van de chauffeurs te verhogen.

Strikte wettelijke beperkingen op geolokalisatie in/door bedrijven

Deze mogelijkheden zijn echter strikt bij wet geregeld.

Afhankelijk van het land waar u gevestigd bent zijn verschillende vormen van gebruik niet toegestaan, zoals:

het controleren van de naleving van snelheidsbeperkingen;
een permanente controle op de activiteiten van een werknemer;
het uitoefenen van toezicht op de dienstreizen van de personeelsvertegenwoordigers, wanneer deze verband houden met de uitoefening van hun mandaat;
het lokaliseren van werknemers buiten werktijd;
de arbeidstijd van een werknemer verifiëren, ingeval gebruik wordt gemaakt van een andere voorziening.

Afhankelijk van de relatie tussen bedrijf en werknemer en/of zelfstandige, bestaan per land verschillen in wet- en regelgeving waarmee rekening gehouden moet worden.

Hoe optimaliseert u uw offerteaanvragen op het gebied van geolokalisatie van voertuigen

Aangezien de verschillende leveranciers van tracking-systemen voor bedrijfsvoertuigen sterk uiteenlopende pakketten aanbieden, met een uiteenlopende functionele reikwijdte, en ook met een sterk uiteenlopende tariefopbouw is het belangrijk om te weten welke vragen moeten worden gesteld bij het aanvragen van offertes.

Daarnaast moeten ook de mogelijke kostenstructuren die gelden voor deze aanbiedingen worden geanalyseerd om de ontvangen offertes te kunnen beoordelen.

De juiste vragen stellen om bruikbare offertes te krijgen

Gezien het ruime aanbod op de markt, doet een manager die zijn wagenpark wil uitrusten met geolokalisatiesystemen voor bedrijfsvoertuigen er goed aan zoveel mogelijk offertes op te vragen bij gespecialiseerde leveranciers om er zeker van te zijn dat hij de apparatuur vindt die het best aansluit bij zijn behoeften.
Plusieurs questions permettent de détailler ces besoins, notamment concernant : Verschillende vragen helpen deze behoeften in kaart te brengen, zoals:

de omvang van het wagenpark;
het type voertuigen in dit wagenpark;
de gemiddelde afstand en het soort traject;
dit is met name belangrijk wanneer er sprake is van reizen naar het buitenland;
de aard van de activiteit;
Hoe vaak er positioneringsrapporten worden opgevraagd – in bijna real time of met regelmatige tussenpozen;
de vereiste gebruiksduur van de trackers;
de belangrijkste verwachte voordelen van geolokaliseringssystemen, zoals meer veiligheid, een betere controle, een beter vlootbeheer, brandstofbesparing...;
het beschikbare budget voor geolokalisatie van bedrijfsvoertuigen, maar ook het verwachte rendement op de investering.

Via onlineservices zoals Companeo kunt u offertes voor de geolokalisatie van bedrijfsvoertuigen aanvragen en de aanbiedingen van de beste gespecialiseerde leveranciers op de markt op een gemakkelijke manier met elkaar vergelijken.

Inzicht in prijsberekeningen en kosten van geolokalisatie voor zakelijk gebruik

De kwestie van het beschikbare budget is uiteraard van essentieel belang, maar daarbij moet worden opgemerkt dat de kosten van geolokaliseringssystemen voor zakelijk gebruik niet ophouden bij de prijs van de GPS-tracker die in het te lokaliseren voertuig moet worden geïnstalleerd.

Omdat deze systemen bestaan uit een combinatie zijn van hardware, software en diensten, kunnen deze meer of minder uitgebreid zijn, en kan de prijsstelling nogal verschillend opgebouwd zijn.

Om te beginnen bestaan de onderdelen van een compleet systeem uit:

een GPS-tracker per voertuig in het wagenpark;
aan deze trackers moeten een of meer extra hardware modules worden toegevoegd die worden aangesloten op de motor en op diverse controlepunten van het voertuig, zodat in real time kerngegevens over de toestand van het voertuig kunnen worden verstrekt;
een softwareoplossing voor realtimegebruik van de gegevens die door de tracker verzonden worden. Diezelfde gegevens kunnen verwerkt worden in rapporten die de toezichthouder kan gebruiken;
telecommunicatiediensten voor de overdracht van gegevens tussen de GPS-trackers van de voertuigen en het controlecentrum van de wagenparkbeheerder.

Vervolgens kunnen leveranciers van trackingsystemen voor bedrijfsvoertuigen ervoor kiezen deze verschillende elementen op een aantal verschillende grondslagen in rekening te brengen, die in één enkel pakket kunnen worden gecombineerd:

een maandabonnement voor de gehele oplossing, alle kosten inbegrepen;
een abonnement voor de softwareoplossing en een apart abonnement voor datatransmissie, vergelijkbaar met een mobieletelefoonpakket. Dezelfde provider kan verschillende "pakketten" met verschillende opties aanbieden;
specifieke kosten per datatransmissie;
een systeem op commissiebasis.

Tenslotte is er de kwestie van de manier van aanschaf van het materiaal, in dit geval de GPS-trackers, die een aanzienlijke kostenpost kunnen vormen.
Over het algemeen zijn er twee mogelijkheden, elk met zijn voor- en nadelen:

Rechtstreekse aankoop van de hardware;
Huur van de apparatuur: in dat geval is een volledig abonnement mogelijk, dat alle kosten van hardware, software en telecommunicatiediensten dekt.