Wat mag je registreren volgens GDPR-regels?

Bij het gebruik van track and trace systemen in bedrijfswagens bent u als werkgever verplicht om de GDPR-regelgeving — in Nederland de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) — strikt na te leven. Dit betekent dat u uitsluitend noodzakelijke persoonsgegevens mag verzamelen en verwerken, en dit alleen voor vooraf vastgestelde, legitieme bedrijfsdoeleinden.

Welke gegevens mag u registreren bij GPS-tracking?

Onder de AVG zijn de volgende gegevens toegestaan, mits strikt noodzakelijk voor de bedrijfsvoering:

• Voertuiglocatie: De real-time en historische positie van het voertuig, uitsluitend tijdens werktijd.
• Snelheid en rijgedrag: Gegevens over snelheid, acceleratie en remgedrag, relevant voor veiligheid en brandstofbeheer.
• Rijtijd en stilstandtijd: Informatie over werktijden en pauzes, nuttig voor rittenregistratie en naleving van de rij- en rusttijdenwetgeving.
• Geofence-meldingen: Registratie van het verlaten of betreden van vooraf bepaalde zones, relevant voor beveiliging en operationele opvolging.

Welke GDPR-verplichtingen gelden bij voertuigtracking?

Om te voldoen aan de AVG bij het gebruik van track and trace in bedrijfswagens, moet u als verwerkingsverantwoordelijke aan de volgende kernverplichtingen voldoen:

• Dataminimalisatie: Verzamel uitsluitend de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het vastgestelde doel. Vermijd het registreren van privéverplaatsingen buiten werktijd.
• Transparantie: Informeer uw werknemers vooraf en schriftelijk over de aard, het doel en de duur van de tracking. Leg dit vast in een trackingpolicy of privacybeleid.
• Verwerkingsgrondslag: Zorg voor een geldige juridische grondslag — bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang of uitdrukkelijke toestemming van de werknemer.
• Bewaartermijn: Sla gegevens niet langer op dan noodzakelijk. Bepaal vooraf een duidelijke bewaartermijn en verwijder gegevens tijdig.
• Beveiliging: Implementeer passende technische en organisatorische maatregelen om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

Wat zijn de risico's bij niet-naleving?

Onvoldoende naleving van de GDPR-regels bij voertuigtracking kan leiden tot aanzienlijke boetes opgelegd door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), juridische claims van werknemers en reputatieschade. Een correcte implementatie van uw verwerkersovereenkomst en een up-to-date privacybeleid zijn dan ook geen optie, maar een verplichting.

Wilt u zeker zijn dat uw gebruik van track and trace volledig AVG-conform is? Neem contact op met onze specialisten en ontvang een vrijblijvend compliance-advies op maat voor uw organisatie.