Wat is een frankeerapparaat? Bespaar op postkosten en tijd (Gids 2026)

Ondanks de digitalisering blijft fysieke post een essentieel onderdeel van de zakelijke communicatie.

Of het nu gaat om facturen, officiële documenten of marketingmateriaal, de manier waarop u deze verzendt, heeft invloed op uw winstgevendheid.

Maar wat is een frankeerapparaat precies en hoe kan het de operationele kosten van uw onderneming verlagen? In deze gids duiken we diep in de wereld van de postautomatisering.

De definitie van een modern frankeerapparaat

Een frankeerapparaat (ook wel frankeermachine genoemd) is een officieel door de postinstanties (zoals bpost of PostNL) erkend toestel waarmee bedrijven zelf hun post kunnen frankeren.

In plaats van traditionele postzegels te plakken, drukt de machine een digitaal stempel rechtstreeks op de envelop of op een zelfklevend etiket voor pakketten.

In 2026 zijn deze apparaten geavanceerde computers geworden die verbonden zijn met het internet voor automatische tariefupdates, het bijhouden van statistieken en het op afstand herladen van het posttegoed.

Hoe werkt een frankeermachine in de praktijk?

Het gebruik van een frankeerapparaat is ontworpen om de workflow op de administratie te versnellen.

Het proces bestaat doorgaans uit drie eenvoudige stappen:

• Wegen: De machine beschikt over een geïntegreerde precisieweegschaal die het exacte gewicht van de zending bepaalt.
• Tarieven selecteren: Op basis van het gewicht en de bestemming (binnenland, Europa of wereld) berekent het apparaat automatisch het meest voordelige tarief.
• Afdrukken: De envelop wordt door de machine gevoerd en voorzien van een professionele stempel, inclusief datum en eventueel uw eigen bedrijfslogo.

De 5 belangrijkste voordelen voor ondernemingen

Waarom stappen steeds meer KMO's en grote bedrijven over op een professioneel frankeerapparaat? De redenen zijn zowel financieel als praktisch.

A. Lagere posttarieven

Het is een publiek geheim: frankeren via een machine is goedkoper dan met postzegels. Postinstanties stimuleren automatisering door kortingen tot wel 30% aan te bieden op de standaardtarieven voor brieven en pakketten.

B. Professionele uitstraling

Een envelop met een digitale frankeerafdruk en een gepersonaliseerd logo oogt professioneler dan een envelop met losse postzegels. Het versterkt uw branding bij elke zending die u naar een klant of partner stuurt.

C. Geen overfrankering meer

Bij het handmatig plakken van postzegels wordt er vaak "voor de zekerheid" te veel geplakt als het gewicht twijfelachtig is. Een frankeerapparaat voorkomt deze onnodige kosten door tot op de gram nauwkeurig te frankeren.

D. Tijdwinst en efficiëntie

Geen wachtrijen meer bij het postkantoor om postzegels te kopen. Het tegoed wordt online opgeladen en de machine verwerkt honderden enveloppen per minuut, wat uw medewerkers vrijmaakt voor hun kerntaken.

E. Kostenbeheer en rapportage

Moderne apparaten maken het mogelijk om de uitgaven per afdeling of project bij te houden. Dit geeft u een transparant overzicht van de logistieke kosten binnen uw organisatie.

Besparingsanalyse: Postzegels vs. Frankeertarieven

Om de ROI (Return on Investment) van een frankeerapparaat te begrijpen, is een directe vergelijking nodig.

Welk model past bij uw verzendvolume?

Er is een frankeeroplossing voor elk type bedrijf, van de eenmanszaak tot de multinational.

• Instapmodellen: Compacte apparaten voor bedrijven die tot 10 brieven per dag verzenden. Handmatig invoeren, maar met alle financiële voordelen van grotere machines.
• Mid-range machines: Voor bedrijven met 20 tot 100 zendingen per dag. Beschikken over automatische invoerunits en snellere printers.
• High-volume systemen: Voor grote organisaties en mailinghuizen. Deze systemen wegen en frankeren duizenden enveloppen per uur en integreren naadloos met postkamer-software.

Is een frankeerapparaat nog relevant in 2026?

Met de opkomst van e-mail en digitale facturatie zou men kunnen denken dat de frankeermachine overbodig is. Het tegendeel is waar. Juist omdat de hoeveelheid fysieke post afneemt, wordt de efficiëntie per zending belangrijker.

Bovendien is er een enorme groei in de e-commerce logistiek. Moderne frankeerapparaten zijn tegenwoordig ook uitgerust om pakketlabels te printen, waardoor ze een centraal station worden voor alle uitgaande goederen en documenten.

Bespaar direct op uw postkosten

Wilt u weten hoeveel uw bedrijf exact kan besparen met een frankeerapparaat? De tarieven en mogelijkheden variëren per aanbieder en verzendvolume.

Onze service helpt u bij:

• Het vergelijken van de beste leveranciers op de markt.
• Het berekenen van uw potentiële jaarlijkse besparing.
• Het vinden van een machine die meegroeit met uw onderneming (huur of koop).