Boekhouden met Exact Online: De complete gids voor automatisering in 2025

In het huidige economische klimaat is een statische boekhouding die eens per kwartaal wordt bijgewerkt niet langer voldoende.

Boekhouden met Exact Online stelt ondernemers en accountants in staat om te transformeren van data-entry naar proactief advies.

Dankzij de integratie van Artificial Intelligence (AI) en cloud-technologie biedt Exact een ecosysteem dat de administratieve last tot een minimum beperkt.

In deze gids verkennen we waarom Exact Online de standaard blijft voor ambitieuze Belgische KMO's en hoe u het maximale uit het platform haalt.

Waarom kiezen voor Exact Online in 2025?

Exact Online is al jaren de marktleider in de cloud, en dat is niet zonder reden.

Waar veel pakketten stoppen bij het boeken van facturen, biedt Exact een alles-in-één oplossing.

• Schaalbaarheid: Of u nu een startende freelancer bent of een groeiende KMO met complexe voorraadsystemen, Exact groeit met u mee via verschillende modules.
• Compliance: Het systeem is altijd volledig up-to-date met de Belgische wetgeving (BTW-aangiften, Intrastat, jaarrekeningen).
• Ecosysteem: Met meer dan 700 koppelingen in het App Center integreert Exact naadloos met uw webshop, CRM-systeem of betaalterminals.

No-hands accounting: De kracht van AI

De term "boekhouden" wordt in 2025 hergedefinieerd door No-hands accounting.

Exact Online maakt gebruik van machine learning om repetitieve taken volledig te automatiseren.

Dankzij de Scan en Herken-functie worden inkomende facturen (PDF of UBL) automatisch uitgelezen.

De AI herkent niet alleen de leverancier en het bedrag, maar stelt ook direct de juiste grootboekrekening voor op basis van historisch gedrag.

Dit vermindert de foutmarge aanzienlijk en zorgt ervoor dat de boekhouding dagelijks bijgewerkt is in plaats van wekelijks.

Open Banking en real-time cashflow beheer

In 2025 is de handmatige upload van CODA-bestanden of bankafschriften definitief verleden tijd.

Dankzij PSD2-wetgeving koppelt Exact Online direct met alle grote Belgische banken (KBC, BNP Paribas Fortis, ING, etc.).

Transacties verschijnen vrijwel direct in uw boekhouding. De automatische matching-engine koppelt betalingen onmiddellijk aan openstaande verkoopfacturen.

Hierdoor beschikt u altijd over een actueel overzicht van uw liquiditeit, wat essentieel is voor tijdig debiteurenbeheer.

Meer dan alleen cijfers: Sector-specifieke kracht

Wat Exact Online onderscheidt van simpele boekhoudpakketten zoals Yuki of Winbooks, zijn de diepgaande modules voor specifieke sectoren:

• Exact voor Handel: Geïntegreerd voorraadbeheer, orderverwerking en magazijnoptimalisatie.
• Exact voor Productie: Beheer van stuklijsten, werkorders en planning van productieprocessen.
• Exact voor Projectmanagement: Urenregistratie en facturatie voor consultants en ingenieursbureaus, gekoppeld aan budgetbewaking.

De nieuwe driehoek: Ondernemer, Accountant en Cloud

De rol van de accountant is veranderd. Door te boekhouden met Exact Online kijkt uw accountant real-time met u mee.

U hoeft geen mappen met papier meer af te leveren.

De accountant verschuift naar een rol als business coach. Omdat de data altijd live beschikbaar is, kan uw adviseur u waarschuwen wanneer marges dalen of wanneer er fiscale kansen liggen, nog voordat het kwartaal is afgelopen.

Dit is de kern van proactief ondernemen.

Tabel: Welk Exact Online pakket past bij u?

Mobiel Boekhouden: De Exact App

Een ondernemer zit niet altijd achter een bureau. De Exact Online App is in 2025 een volwaardig verlengstuk van het platform. U kunt onderweg onkostenbonnen fotograferen, facturen goedkeuren en zelfs betalingen klaarzetten in de bank-app via de koppeling. Uw administratie is letterlijk altijd binnen handbereik.

Is Exact Online de juiste match voor uw bedrijf?

Het kiezen van de juiste software is de eerste stap naar een gezonde financiële toekomst. Maar de implementatie en de keuze voor het juiste pakket bepalen uw uiteindelijke succes.