Adressenbestanden: Adressenbestanden – hoe kiest u de beste?

Naast het beschikbare budget moet u weten op welke manier u uw potentiële nieuwe klanten wilt bereiken en waar u naartoe wilt met de gegevens van de database. Ook moet u uitmaken wat u verwacht van de leverancier van de database.

Waarvoor wilt u uw database gebruiken?

U wilt een afspraak maken met een bedrijf om uw producten of diensten aan te prijzen.

• U selecteert bedrijven uit de gepaste branche en zoekt de juiste contactpersoon of beslisser met wie u een afspraak kan maken. De gegevens van de secretaresse of de juiste manager kunnen u daarbij helpen.

U zoekt nieuwe potentiële particuliere of zakelijke kopers voor uw producten of diensten.

• Aan de hand van geselecteerde kenmerken stelt u een database samen van bedrijven of particulieren die interesse kunnen tonen en uw producten of diensten.

Op welke manier wilt u uw database gebruiken?

• Wilt u uw potentiële doelgroep telefonisch contacteren om de juiste mensen te informeren over uw producten/diensten? Dan zijn correcte telefoonnummers en namen in uw database essentieel.
• Bent u van plan nieuwsbrieven of mailings te sturen naar uw potentiële nieuwe klanten? Zorg dan dat u de juiste e-mailadressen te pakken krijgt en met de naam van de juiste contactpersoon wordt uw boodschap al een stuk persoonlijker.
• Maakt u liever gebruik van direct mailing en verkiest u om via een originele brief, brochure of reclamefolder te laten weten wat uw bedrijf kan betekenen? Kies dan voor een adressenbestand met de garantie dat naam en adres correct geschreven zijn.

Waaraan moet een goede adressen-database voldoen?

• De gegevens moeten zo goed mogelijk voldoen aan uw criteria:
  • Juist geselecteerde bedrijven met de juiste activiteiten, eventueel aangevuld met telefoonnummers, mailadressen, contactpersonen etc.
  • Bij B2C-doelgroepen een doorgevoerde segmentatie op kenmerken (socio-demografisch, lifestyle, interesses, koopgedrag etc.)
  • De gegevens moeten zo recent mogelijk zijn en correct.
  • Bij aankoop moet u garantie krijgen op gepaste actualisatie/updating/de-duplicatie…
  • De gegevens moeten in één centrale plaats opgeslagen worden.
  • De database moet vlot toegankelijk zijn en aangeleverd in een formaat dat goed kan communiceren met andere systemen of programma’s.

De kwaliteit van de database?

Uiteraard verwacht u de hoogste kwaliteit van uw database, of anders gezegd, dat de gegevens up-to-date, relevant en betrouwbaar zijn. Doorloop daarom de volgende stappen:

• Analyseer in samenspraak met de leverancier, duidelijk welke doelgroep u op welke manier wilt bereiken. Hij kan u in eerste instantie helpen om een geavanceerde segmentatie door te voeren.
• Bespreek hoe actueel de gegevens zijn, welke bronnen uw leverancier aanboort, hoe vaak welke gegevens een update of verrijking krijgen als u de database aankoopt voor herhaaldelijk gebruik. Dit kan eventueel met een mutatie-abonnement (per week/maand/jaar…).
• Dring aan op een vergoeding bij retourzendingen: onjuiste mail- of postadressen wegens verhuizingen of foute contactpersonen. 
• Overleg of outsourcing tijd- en/of kostenbesparend kan zijn als u gebruik maakt van extra diensten zoals opmaak en verzending van direct of e-mailing-boodschappen, ontdubbelen van uw eigen database, hulp bij telefoon-enquêtes, response-verwerking…