Adressenbestanden: Adressenbestand kopen of huren?

Een eerste vereiste voor een succesvol gebruik van databases is een correcte, samenhangende inhoud van hoge kwaliteit. Daarnaast moeten ze makkelijk toegankelijk zijn. Of u uiteindelijk kiest voor het kopen of huren van een adressenbestand hangt helemaal af van wat uw doelstellingen zijn en welk budget u eraan kan besteden.

Misschien beschikt u al over eigen klantenadressen met extra gegevens? Belangrijk is dat u op het einde van de rit één centrale en mooi gestructureerde database bekomt, waarvan u de gegevens altijd kan (laten) aanpassen en controleren. Een professionele leverancier zorgt er ook voor dat de wettelijke bepalingen omtrent de bescherming van de persoonlijke levenssfeer worden gerespecteerd.

Bepaal uw doelstellingen

• Welke doelgroepen (B2B en/of B2C) wilt u bereiken, en aan welke kenmerken moeten zij beantwoorden?
• Wilt u het adressenbestand eenmalig of meermaals gebruiken, hetzij voor een mailing, postverzending, nieuwsbrief, enquête, reclamecampagne…?
• Hoeveel informatie wenst u over uw doelgroep (adres, telefoon, bedrijfsactiviteit, contactpersonen, bedrijfsomzet of gezinssituatie, interesses, lifestyle, koopgedrag en –budget… bij particulieren)?
• Bent u bereid te betalen voor het invoeren, beheren, ontdubbelen, het up-to-date houden/opschonen van de gegevens?
• Wenst u beroep te doen op extra diensten zoals opmaken van een mailing-campagne, verzending of response-verwerking?

Hoe worden data in een database verkregen?

• Sommige leveranciers ruilen/kopen adressenbestanden via partners uit gelijkaardige sectoren.
• De betere leveranciers beschikken over meerdere bronnen en systemen om hun bestanden dagelijks te verrijken en aan te passen.
• Heel vaak verzamelt men gegevens via enquêtes, vooral voor de B2C-doelgroep.
• Gegevens via en over de overheid zijn meestal  gratis te verkrijgen en worden ook opgenomen in het aanbod van leveranciers.

Voor- en nadelen van een database huren

• U kunt uw doelgroep samenstellen (meestal met de hulp van de verhuurder) aan de hand van uitgebreide criteria (zie rubriek 3 en 4).
• Meestal kunt u de bestanden enkel online raadplegen en 1 keer gebruiken. Er zitten controle-adressen in verwerkt om misbruik/meermalig gebruik te checken. De huurformule is dus vooral interessant voor eenmalig gebruik.
• Bij sommige leveranciers kunt u de gegevens downloaden en eventueel meer dan 1 keer gebruiken.
• U betaalt volgens de samenstelling van uw bestand: hoe meer extra gegevens en hoe meer extra diensten u wilt, hoe duurder het prijskaartje.

Voor- en nadelen van een database kopen

• Deze optie is interessant als u al een eigen adressenbestand bezit dat u wilt uitbreiden en centraliseren met het nieuwe aangekochte gegevensbestand.
• Ook voor herhaaldelijk gebruik (verzending, mailings, campagnes) is dit een oplossing.
• Let er ook op in welk formaat de bestanden worden aangeboden, zodat u ze kunt koppelen aan uw andere systemen/programma’s.
• Er bestaan goedkope, ‘kant-en-klare’ pakketten met naar verluidt honderdduizenden adressen, maar denk goed na of deze adressen wel de juiste doelgroep voor u vormen!
• Als u liever meetbare en goede resultaten boekt, doet u er beter aan uit te zoeken en te vergelijken welke leverancier wat aanbiedt. Zowat alle leveranciers bezorgen u gratis offertes of u kunt online een virtuele gedetailleerde selectie volgens uw specifieke criteria maken en zien wat het u gaat kosten.
• De betere leveranciers helpen u met het analyseren van uw marketingprojecten en aan de hand daarvan uw juiste adressen-doelgroep samen te stellen.
• Professionele leveranciers kunnen ook uw bestaande klantenbestand analyseren, ontdubbelen en structureel verwerken in het nieuwe centrale bestand.
• Extra diensten zoals het opmaken, verzenden en opvolgen van een mailing-campagne kunnen u heel wat werk uit de hand nemen.