Nieuwe digitale tikklok kopen? Alles over soorten, prijzen en top functies in 2025

De papieren tikklok behoort definitief tot het verleden.

Voor KMO’s met personeel op één vaste locatie – of het nu een kantoor, fabriekshal of magazijn is – biedt de digitale tikklok nog steeds de meest robuuste en fraudebestendige manier om de aanwezigheid te registreren.

Deze aankoopgids is uw leidraad om de perfecte digitale prikklok voor uw bedrijf te selecteren, conform de Belgische wetgeving.

De verschillende soorten digitale tikklokken vergeleken ⚙️

De term ‘digitale tikklok’ omvat diverse technologieën.

De keuze hangt af van de veiligheidseisen, de werkomgeving en het budget van uw KMO.

Biometrische tikklokken (vingerafdruk of gezichtsherkenning)

Biometrische systemen zijn de meest geavanceerde en bieden de hoogste mate van zekerheid.

Ze identificeren de werknemer uniek op basis van een fysiek kenmerk, meestal een vingerafdruk of een gezichtsscan.

• Voordeel: Elimineert ‘buddy punching’ (een collega die voor een ander inklokt). Garandeert de objectiviteit van de registratie.
• Aandachtspunt (GDPR): In België gelden strikte regels voor het gebruik van biometrie. De werknemer moet hier expliciet mee instemmen en u moet de noodzaak hiervoor (fraudegevoeligheid) kunnen aantonen.

RFID/NFC-badge en kaartlezers

Dit is de meest gangbare oplossing. Werknemers gebruiken een persoonlijke badge, tag of kaart om in- en uit te klokken.

De technologie is gebaseerd op RFID (Radio-Frequency Identification) of NFC (Near Field Communication).

• Voordeel: Snel, betrouwbaar en eenvoudig te implementeren. Vaak te integreren met bestaande toegangscontrolesystemen.
• Nadeel: Badges kunnen uitgewisseld worden (‘buddy punching’) als er geen camera of extra controle is.

Pincode- of code-tikklokken

Dit is de meest basale vorm van een digitale tikklok, waarbij werknemers een persoonlijke code op een toetsenbord invoeren.

Dit wordt vaak gebruikt in kleinere KMO’s met lage veiligheidsrisico’s. Dit type biedt de minste beveiliging tegen fraude, maar is het meest kostenefficiënt bij aanschaf.

Vergelijking van hardware en beveiliging

De onmisbare functies voor een digitale tikklok in een KMO ☁️

Moderne digitale klokken zijn veel meer dan alleen een 'timer'. Ze zijn een datacollectiepunt voor uw HR-systeem.

De volgende functies zijn cruciaal voor efficiëntie en conformiteit in België.

Real-time datatransmissie (cloud)

De tikklok moet via WiFi of netwerkkabel real-time de in- en uitkloktijden doorsturen naar de centrale, cloud-gebaseerde HR-software.

Dit elimineert de noodzaak om data handmatig uit te lezen en garandeert dat leidinggevenden en HR altijd over actuele gegevens beschikken.

Cloud-oplossingen vergemakkelijken ook automatische updates van de software.

Koppeling met HR- en loonadministratie 🎯

Zoals eerder vermeld, is de integratie de sleutel tot ROI.

De software achter de digitale tikklok moet naadloos de uren exporteren naar uw loonpakket (bv. SD Worx, Adessa, Acerta) om overuren, ADV en toeslagen automatisch te berekenen conform de Belgische CAO's.

Vraag altijd naar de beschikbare, geteste integraties met uw loonsecretariaat.

Multi-functionaliteit op de terminal

Sommige terminals bieden werknemers de mogelijkheid om direct op het apparaat:

• Vakantie aan te vragen of saldi te controleren.
• Te wisselen van project of kostenplaats bij aanvang van een shift, wat cruciaal is voor de interne doorrekening.
• Een melding achter te laten voor de leidinggevende (bijvoorbeeld: 'te laat wegens file').

Dit vermindert de administratieve last op de HR-afdeling en maakt de terminal een interactief punt.

Aankoopcriteria: waarop letten bij het kiezen van hardware? 💪

De aanschaf van fysieke hardware vraagt om een hogere initiële investering dan een pure app-oplossing.

Denk goed na over de volgende criteria voordat u beslist.

Duurzaamheid en omgeving

Waar wordt de tikklok geïnstalleerd? In een stoffige fabriekshal, een vochtige keuken of een strak kantoor? Kies een apparaat met de juiste IP-certificering (bescherming tegen stof en water) als het in een zware industriële omgeving wordt geplaatst.

De duurzaamheid van de terminal is direct gekoppeld aan de levensduur van uw investering.

Schaalbaarheid en het aantal werknemers

Controleer de capaciteit van de klok. Hoeveel werknemers kunnen er dagelijks via de terminal inklokken? En, belangrijk, hoe snel is het proces?

In een KMO met 100+ werknemers wilt u geen opstoppingen creëren bij de start van de shift.

Snelle, biometrische systemen zijn hier vaak in het voordeel, mits de GDPR-aspecten zijn geregeld.

Installatie en onderhoud (on-premise vs. cloud)

Bedenk of u het systeem lokaal (on-premise) of via de cloud wilt laten draaien.

De cloud is flexibeler, maar vereist een stabiele internetverbinding. On-premise biedt meer controle, maar vereist meer IT-onderhoud van uw kant.

Bijna alle moderne leveranciers adviseren een cloud-oplossing voor maximale flexibiliteit en wettelijke updates.

De basis voor objectieve urenregistratie

De digitale tikklok blijft de ruggengraat van de tijdregistratie voor veel KMO’s met vaste werkplekken.

Door te investeren in moderne terminals met biometrie of NFC, gekoppeld aan cloud-software, garandeert u niet alleen een hogere mate van fraudebeveiliging (objectiviteit), maar creëert u ook de perfecte basis voor een geautomatiseerde en wettelijk conforme loonadministratie in België.

Maak de juiste aankoopbeslissing op basis van de behoeften van uw KMO.