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Souscrire à un contrat de maintenance photocopieur

Disposer d'un contrat de maintenance photocopieur permet à l'entreprise de conserver ses appareils d'impression en parfait état de fonctionnement, tout en bénéficiant d'avantages intéressants : rapidité d'intervention, lissage des coûts dans le temps.

Maintenance photocopieur

Les avantages d'un contrat de maintenance photocopieur

Faire intervenir un technicien à la suite d'une panne peut avoir un coût élevé pour l'entreprise, en particulier les frais de déplacement et de main d'œuvre, de même que les frais de remplacement des pièces défectueuses. Si votre trésorerie est en berne, cela peut même avoir un effet dissuasif en vous obligeant à attendre de meilleurs jours pour pouvoir faire réparer la machine.

Dans le cadre d'un contrat de maintenance en revanche, l'ensemble des coûts sont intégrés dans une formule unique et lissés au cours du temps sur le même modèle qu'une offre d'abonnement classique. Par ailleurs, vous bénéficiez de l'expertise de techniciens spécialisés possédant des connaissances techniques poussées, capables de gérer des appareils toujours plus complexes.

Autre point intéressant : un technicien libre se rend dans l'entreprise selon ses disponibilités tandis qu'un technicien sous contrat vous accorde la priorité lors d'un planning chargé. En sachant que le délai d'intervention ne dépasse pas quelques heures en moyenne, un jour au grand maximum.

 

Que contient un contrat de maintenance photocopieur ?

La maintenance d'un photocopieur est un service global qui inclut notamment :

• l'entretien préventif et la vérification régulière du matériel d'impression ;

• le déplacement du technicien lors d'un dysfonctionnement ou d'une mise à jour ;

• la réparation du photocopieur et la fourniture des pièces de rechange ;

• le prêt d'un appareil temporaire en cas de panne prolongée ;

• le remplacement de l'appareil en cas de panne irréparable.

 

Le contrat peut également prévoir l'approvisionnement en consommables compatibles comme les toners, la connexion aux postes de travail, la formation des utilisateurs et des administrateurs, une assistance téléphonique et la reprise du vieux matériel si un renouvellement s'impose.

 

Les points à connaître lors de la négociation du contrat

Parmi les prestataires qui occupent le marché de la maintenance des photocopieurs, on compte de nombreux fabricants de photocopieurs (ou leurs filiales) qui bien souvent n'interviennent que sur les produits de leur propre marque. Il s'agit là d'une solution intéressante si l'ensemble des photocopieurs dont vous disposez dans votre entreprise sont issus du même groupe.

Il existe également des acteurs indépendants tels que les distributeurs de photocopieurs dont les techniciens sont formés pour opérer la maintenance d'appareils de différentes marques, si jamais vous possédez un parc diversifié.

• La durée initiale du premier contrat de maintenance est comprise entre 12 et 60 mois, renouvelable par tacite reconduction par la suite.

• La formule peut prévoir une facturation basée sur le nombre de copies réalisées, c'est-à-dire sur l'utilisation réelle des appareils présents dans vos locaux. Pour y parvenir, le technicien se charge de relever les compteurs de vos photocopieurs à chaque passage.

• L'autre option consiste à choisir un forfait global indifférent au nombre de pages copiées qui est réajusté sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

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